فهرست مشکلات (issue log) چیست و چه کاربردی دارد؟

فهرست مشکلات در مدیریت پروژه به سندی اطلاق می‌شود که تیم‌ها برای ثبت هر گونه چالشی که در طول چرخه عمر پروژه با آن مواجه هستند، از آن استفاده می‌کنند. این کار به افراد اجازه می‌دهد تا به محض آگاهی از مشکلات و چالش‌ها آن‌ها را گزارش دهند، که می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا راه‌حل‌های موثر را به سرعت مورد بررسی قرار دهند.

علاوه بر ثبت مشکلات، افراد ممکن است یک برچسب یا یک شناسه را به فهرست مشکلات خود اضافه کنند که ردیابی آن را برای مدیران پروژه آسان می‌کند. سپس مدیر پروژه چالش ثبت شده را به یکی از اعضای تیم که مسئول حل آن است اختصاص می‌دهد.

داشتن فهرست مشکلات می‌تواند این احتمال را افزایش دهد که تیم تمام چالش‌هایی را که در طول چرخه عمر پروژه با آن‌ها مواجه است را حل کند. برخی از نمونه‌ چالش‌هایی که ممکن است یک تیم با استفاده از فهرست مشکلات ردیابی کند، عبارت است از کمبود مواد، مسائل فنی و تضادهای زمان‌بندی.

چرا فهرست مشکلات در مدیریت پروژه مهم است؟

داشتن فهرست مشکلات به مدیران پروژه کمک می‌کند تا فرآیند حل و فصل مشکلات و موانع را پیگیری کنند و مطمئن شوند که بر هر مشکلی سریع و موثر غلبه می‌کنند. استفاده از فهرست مشکلات به دلایل زیر می‌تواند به شما کمک کند:

• بهبود ارتباط بین اعضای تیم
• تفویض وظایف و ایجاد مسئولیت‌پذیری را آسان‌تر می‌کند
• تشویق به کار گروهی و همکاری
• توسعه روش‌های حل مسئله فعال
• بهبود سازماندهی و نگهداری سوابق
• صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری
• کاهش استرس و تقویت روحیه تیم
• بهبود کیفیت کلی یک پروژه

تفاوت بین فهرست مشکلات و ریسک چیست؟

مدیر پروژه هنگام مدیریت ریسک‌، فرآیندهای مشابهی را دنبال می‌کند که در آن مشکلات بالقوه یا واقعی شناسایی می‌شوند و تأثیر آن‌ها را بر پروژه تعیین می‌کنند. او همچنین مالکیت روشنی را تعیین می‌کند و اهدافی را با تاریخ مشخص تعیین می‌کند. با این حال، تفاوت‌های زیادی بین مشکل و یک ریسک وجود دارد.

ریسک یک رویداد یا شرایط نامشخص است که در صورت وقوع، ممکن است حداقل بر یک هدف پروژه تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد. بنابراین، تیم پروژه می‌تواند پاسخ‌ها و استراتژی‌های ریسک را برای مدیریت یا اجتناب از ریسک‌های شناسایی شده برنامه‌ریزی کند. معمولاً تیم پروژه زمان لازم را دارد تا رویکردهای جایگزین را در نظر بگیرد و یک یا چند استراتژی را برای مدیریت این ریسک‌های شناسایی شده را اجرا کند. مدیریت ریسک معمولاً استراتژیک و پیشگیرانه است.

برعکس، مشکل چیزی است که در حال حاضر بر پروژه تأثیر می‌گذارد و باید حل شود و نیاز به اقدام تاکتیکی فوری دارد.

مزایای داشتن فهرست مشکلات در سازمان یا پروژه چیست؟

فهرست مشکلات در مدیریت پروژه برای پیگیری مشکلاتی که ممکن است بر ضرب‌الاجل، بودجه یا حتی روحیه تیم برای یک پروژه تأثیر بگذارد، حیاتی است. علاوه بر این، ایجاد لیست مشکلات با استفاده از یک الگوی گزارش در مدیریت پروژه به مدیر پروژه این اجازه را می‌دهد تا از مشکلات آگاه شود و برای حل سریع مسائل ذکر شده اطمینان حاصل کند. در نهایت، یک گزارش دقیق و به‌روز شده در مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران کمک کند تا موانع را درک کنند و در آینده از آن‌ها اجتناب کنند.

این جزئیات در لیست مشکلات پروژه همچنین به مدیر پروژه کمک می‌کند تا به نگرانی‌های پرسنل رسیدگی کند. ثبت مشکلاتی مانند روحیه پایین کارمندان یا درگیری‌های تیم، یا حتی ترک پروژه توسط یکی از اعضای تیم که می‌تواند مستقیماً بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارد به مدیر پروژه کمک می‌کند تا آن را حل کند. اما اگر این مسائل ثبت نشود طبعا رسیدگی‌ نمی‌شود. حل این مسائل می‌تواند به طور مستقیم بر کارایی و موفقیت یک تیم و هر یک از پروژه های محول شده آن‌ها تأثیر بگذارد.

مؤلفه‌های استفاده از فهرست مشکلات چیست؟

در حالی که فهرست مشکلاتی که مدیران پروژه استفاده می‌کنند ممکن است بسته به  پروژه و صنعتی که در آن کار می‌کنند متفاوت باشد، برخی از عناصر محبوبی وجود دارد که آنها معمولاً هنگام ایجاد این اسناد از آن‌ها استفاده می‌کنند. در اینجا برخی از متداول‌ترین مؤلفه‌هایی که مدیران پروژه موفق در فهرست مشکلات از آن‌ها استفاده می‌کنند آورده شده است:

نام مسئله: برای چالشی که تیم خود با آن مواجه است، نام خاصی ارائه دهید که شناسایی آن را آسان می‌کند.

نوع مسئله: در نظر بگیرید که چالش‌های پروژه‌ای که با آن مواجه می‌شوید معمولاً در چه دسته‌بندی‌هایی قرار می‌گیرند تا بتوانید آنها را سازماندهی کنید. برای مثال، می‌توانید چالش‌ها را بر اساس بخش یا فروش دسته‌بندی کنید.

شماره‌گذاری: اختصاص یک شماره برای هر چالش گزارش‌های تیم شما می‌تواند ردیابی و متمایز کردن آنها از گزارش‌های دیگر را آسان‌تر کند.

گزارش شده توسط: نام فردی که چالش را گزارش می‌کند را درج کنید. این می‌تواند ارتباطات را بهبود بخشد و اطمینان حاصل کند که اگر در مورد گزارش سؤالی دارید یا به جزئیات بیشتری نیاز دارید، بدانید که با چه کسی باید صحبت کنید.

تاریخ ایجاد مشکل: فهرست کردن و تاریخ‌گذاری یک گزارش جداگانه می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید که تیم شما چقدر طول می‌کشد تا یک راه‌حل را ایجاد کند. همچنین می‌تواند به شما در اولویت‌بندی وظایف کمک کند تا مطمئن شوید که هر چالش را چقدر به‌موقع حل می‌کنید.

توضیحات تفصیلی: ارائه هر چه بیشتر جزئیات می‌تواند کار سایر اعضای تیم را برای حل مشکل با مشارکت یک‌دیگر را آسان‌تر کند. همچنین می‌تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که همان چالش چندین بار در گزارش مشکل شما ظاهر نمی‌شود.

اولویت: تعیین اهمیت حل یک چالش خاص می‌تواند به تیم شما کمک کند تا وظایف روزانه خود را اولویت‌بندی کنید. برچسب های اولویت رایج عبارتند از “کم”، “متوسط” و “بالا”.

اختصاص داده شده به: از این بخش برای واگذاری کار به یکی دیگر از اعضای تیم که منابع و تجربه لازم برای حل چالش را دارد استفاده کنید. این می‌تواند به شما در بهبود بهره‌وری و تشویق کار گروهی کمک کند.

وضعیت: اختصاص یک وضعیت به هر چالش گزارش شده می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا تیم شما مشکل را حل کرده است یا خیر. برخی از برچسب‌های رایجی که ممکن است برای این فیلد استفاده کنید عبارتند از «باز»، «در حال انجام»، «مسدود شده» و «انجام شد».

تاریخ حل مشکل: برای زمانی که تیم شما نیاز به ایجاد راه‌حل دارد، ضرب الاجلی تعیین کنید. این می‌تواند به شما کمک کند اعضای تیم را مسئول نگه دارید و مطمئن شوید که پروژه شما به خوبی اجرا می‌شود.

راه حل: هنگامی که تیم شما راه‌حلی را ایجاد کرد، شرح مختصری از مراحلی که گذرانده‌اند را درج کنید. اگر در آینده با چالش مشابهی مواجه شدید، می‌توانید به این بخش مراجعه کنید تا به یاد بیاورید که چگونه بر آن غلبه کرده‌اید تا بتوانید مشکل جدید را سریعتر حل کنید.

تاریخ بسته شدن: تاریخی را که چالش را حل کردید در این بخش ذکر کنید. این می‌تواند به شما کمک کند پیشرفت خود را پیگیری کنید.

نحوه ایجاد فهرست مشکلات

1. یک برنامه را انتخاب کنید

سیستم‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای ایجاد لیست مشکلات استفاده کنید، از جمله صفحات گسترده، پایگاه‌های داده و برنامه‌های نرم‌افزاری برای مدیریت مسائل. در حالی که یک صفحه گسترده اکسل ساده ممکن است برای تیم‌های کوچک‌تر مناسب باشد، تیم‌های بزرگی که با بخش‌های مختلف کار می‌کنند ممکن است از دسترسی به یک نرم‌افزار مدیریت مسائل پیشرفته‌تر بهره ببرند. استفاده از برنامه‌ای که به طور خاص برای مدیریت مسائل طراحی شده است نیز می‌تواند در زمان شما صرفه جویی کند و فرآیندهای شما را ساده کند. می‌توانید برنامه‌های گزارش مشکلات مختلف را بررسی کنید تا مشخص کنید کدام گزینه برای تیم شما بهترین است.

2. یک سیستم شناسه ایجاد کنید

هنگامی که تصمیم گرفتید از چه نوع برنامه‌ای برای گزارش مشکلات خود استفاده کنید، یک سیستم شناسه ایجاد کنید. بسیاری از مدیران پروژه به سادگی به هر گزارش یک عدد اختصاص می‌دهند، اما شما همچنین می‌توانید کدهای منحصر به فردی را ایجاد کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تا هر مشکل را پیگیری کنید تا مطمئن شوید تیم شما آن را حل می‌کند. همچنین می‌تواند دقت و سازماندهی شما را بهبود بخشد.

3. مشکلات را دسته‌بندی کنید

بعد، در نظر بگیرید که از چه دسته‌هایی می‌توانید برای سازماندهی گزارش‌هایی که دریافت می‌کنید استفاده کنید. برای مثال، ممکن است برای نوع موضوع، بخش مربوطه یا سطح اولویت آن دسته بندی ایجاد کنید. این می‌تواند به شما کمک کند گزارش‌های خود را به سرعت فیلتر کنید و تخصیص وظایف را آسان‌تر کنید. هنگامی که مشخص کردید کدام دسته‌ها برای سازمان شما مفیدتر هستند، منوهایی ایجاد کنید تا انتخاب گزینه مناسب برای گزارش خود برای اعضای تیم آسان باشد. این می‌تواند دقت و کارایی را بهبود بخشد.

4. اطلاعات کلیدی را شناسایی کنید

در نظر بگیرید که چه اطلاعات کلیدی دیگری برای حل چالش‌ها در زمان بروز آن‌ها نیاز دارید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید بدانید چه کسی این مشکل را گزارش می‌کند، جزئیات خاص چیست و تاریخی که یک فرد گزارش را ارسال کرده است. همچنین می‌توانید بخشی برای نظرات اضافی قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که تا حد امکان اطلاعات بیشتری را جمع‌آوری می‌کنید. این می‌تواند به تیم شما کمک کند تا راه‌حل‌های موثرتری ایجاد کند و ارتباطات را بهبود بخشد.

5. سیستم هشدار دهی ایجاد کنید

در نهایت، هشدارها را در نظر بگیرید تا به افراد مناسب در هنگام ارسال گزارش توسط یکی از اعضای تیم اطلاع دهید. بسته به سیستمی که برای ایجاد گزارش مشکلات خود استفاده کرده‌اید، ممکن است بتوانید هشدارها را از طریق تنظیمات داشبورد خود یا با درخواست از اعضای تیم برای تگ کردن طرف‌های مناسب هنگام ارسال درخواست‌های خود، خودکار کنید. برای مثال، اگر شخصی گزارشی مبنی بر وجود مشکل در زنجیره تامین ارائه کند، مدیر زنجیره تامین ممکن است یک ایمیل خودکار دریافت کند. این می تواند به شما کمک کند اطمینان حاصل کنید که همه از وضعیت آگاه هستند و به تیم شما کمک می‌کند تا راه حلی سریع پیدا کنند.

انواع مشکلات در پروژه‌های Agile:

در پروژه‌های Agile هرچیزی که باعث متوقف شدن یا کاهش سرعت روند تحویل یک محصول شود یا به عنوان یک مانع برای پروژه عمل کند، به عنوان “Blocker” یا “Impediment” شناخته می‌شود.

1. IMPEDIMENTS: این مورد شامل هر چیزی است که سرعت تیم را کند یا کاهش دهد. هنگامی که تیم با یک مشکل مواجه می‌شود، علارقم وجود موانع، تیم می‌تواند رو به جلو حرکت کند، اما موضوع یا روند پروژه به طور کلی متوقف نمی‌شود.
2. Obstacle: هنگامی که در پروژه به آیتمی نیاز دارید تا پیشروی کنید یا برای پیشروی باید از مسائلی اجتناب کنید و یا از یک استراتژی خاص برای پیشروی استفاده کنید.
3. Blocker: این مورد در پروژه‌های Agile به عنوان یک مانع مسدود کننده شناخته می‌شود. برعکس مورد اول که صرفا سرعت پیشروی تیم کاهش می‌یابد، در این مورد پروژه به صورت کامل متوقت می‌شود.

از چه رویکردهایی برای حذف موانع در پروژه‌های AGILE استفاده کنیم؟

رویکردی که در پروژه‌های قابل پیش‌بینی و هیبرید (ترکیبی) و در برخی از تیم‌های چابک از آن استفاده می‌شود استفاده از یک فهرست مشکلات برای ثبت مشکلات است.

مسدود کننده‌های رایج در پروژه‌های چابک:

• مسائل فنی و محیطی
• چند وظیفه (Multi-tasking) بودن و یا تعوض کار
• تغییر اولویت‌ها
• وابسگتگی به تیم‌های دیگر
• ناآشنا بودن به ابزار یا تکنولوژی
• ابهامات پروژه
• دوباره‌کاری

جمع‌بندی

با ایجاد فهرست مشکلات، یک تیم پروژه می‌تواند مسائل را مطرح و مستند کند و اطمینان حاصل کند که مشکلات به سرعت و به طور موثر بررسی و حل می‌شوند. این به نوبه خود می‌تواند به تیم کمک کند تا پروژه را متناسب با منابع معین شده به پایان برساند.

آیا می‌خواهید در حرفه مدیریت پروژه فعالیت کنید؟ شرکت مهندسی مشاور پیشرو مدیریت پیران (PMPiran) خدمات آموزشی و مسیرهای یادگیری متعددی را در زمینه مدیریت پروژه ارائه می‌دهد که می‌تواند به افراد مشتاق کمک کند تا آموزش مورد نیاز خود را کسب کنند. برای کسب اطلاعات در مورد دوره‌ها وارد صفحه خدمات آموزش شوید.