کاربرد اکسل چیست؟ + مزایا و معایب استفاده از اکسل

کاربرد اکسل در مدیریت پروژه به همراه مزایا و معایب

شاید اغراق نباشد اگر بگوییم نرم افزار صفحه گسترده اکسل یکی از پرکاربردترین و محبوبترین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف است که در تمامی سطوح و واحد های سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد و یکی از ابزارهای مهم برنامه ریزی، کنترل پروژه و گزارش دهی در پروژه‌ها است. مدیران پروژه ها و افراد تیم پروژه هر روزه از این ابزار قدرتمند بنا بر نیازها و همچنین با توجه به میزان شناخت و تسلط از این نرم افزار استفاده میکنند، بسیاری بر این باورند که بدون اکسل کارایی و انها بسیار کاهش خواهد یافت و بعضی دیگر از اشتباهات و خطاهای رخداده در کار با اکسل گله مندند و همیشه نگران تکرار این خاطرات هستند.

شاید شما هم با سوالات زیر روبه رو شده باشید:

• اکسل برای چه استفاده هایی مناسب است؟ کاربرد اکسل چیست؟
• محدودیت‌های اکسل چیست؟
• اشتباه های رایج در استفاده اکسل چیست و چطور از آنها پرهیز کنیم؟
• دیگران چه تجربیاتی از پروژه اکسل دارند و آیا نمونه کارهای آنها را جهت الگوبرداری میتوان یافت؟
• اکسل در مدیریت پروژه چطور به کمک مدیران پروژه می‌آید؟

در حال حاضر میتوان گفت بیشترین کاربردهای اکسل در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد. این ابزار هم همانند دیگر ابزارها و نرم افزارهای دیگر مزایا و معایب خود را دارد و که فقط با شناخت کامل از آن و انطباق ان با نیازها و اهداف خود میتوان به درستی از مزایایش برخوردار شد. در این جا میخواهیم نگاهی اجمالی به لیست مزایا و معایب استفاده از اکسل بیاندازیم تا شاید از این به بعد قبل از تصمیم گیری به استفاده از نرم افزارهای مختلف و انتخاب ابزار کمی به محدودیت ها و مخاطرات نرم افزارها بیاندیشیم.

مزایای اکسل

امکان برقراری ارتباط بابقیه نرم افزارهای مجموعه آفیس:

مایکروسافت Microsoft Excel به خوبی توان ارسال و دریافت اطلاعات به دیگر نرم افزارها مانند Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access و همچنین SQL Microsoft و بقیه پایگاههای داده را دارد .

انعطاف پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا:

اکسل کاملا انعطاف پذیر است و شما میتوانید آن را مطابق نیازهای سازمانی و الزامات گزارش گیری پروژه خود منطبق کنید.

توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها:

با استفاده از توابع آماری و محاسباتی و همچنین نمودارهای مختلف میتوان به خوبی ارتباط بین داده ها را پیدا کرد حتی از برخی قابلیت های پیش بینی روند های مالی پروژه و شبیه سازی تاثیر ریسکهای پروژه را دارد.

قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیندها:

با استفاده از توابع موجود و قابلیت فرمول نویسی میتوان با اطمینان محاسباتی مانند محاسبه میزان دستمزد بر اساس ساعات کاری پرسنل پروژه را استاندارد سازی کرد با سرعت و دقت بالا محاسبات را بروز کرد.

قابلیت بی نظیر ساخت نمودارها:

با شناخت انواع نمودارها و کاربرد آنها شما میتوانید تمامی داده های خود را به صورت گرافیکی به معرض نمایش درآورید و تجزیه و تحلیل کنید مانند گزارشات پیشرفت پروژه. این مورد برای کارشناسان کنترل پروژه بسیار پرکاربرد است.

فرمت بندی متغیر (Conditional formatting):

وقتی با تعداد زیادی داده سرو کار دارید تغییر رنگ ویا فرمت دادهایی که شرایط خاصی دارند قابلیت بسیار جالب و مفیدی است و باعث افزایش کارایی و راندمان و همچنین جلوگیری از خطا میشود.

استفاده آسان و در دسترس بودن:

معمولا در اکثر کامپیوترها و نوت بوک ها که از سیستم عامل ویندوز استفاده میکنند شما یک نسخه از اکسل را خواهید داشت و با حداقل شناخت از اکسل میتوانید به اطلاعات فایلها دستیابی پیدا نمایید.

هوشمندی کافی در کمک به کاربر:

اکسل به میزان مناسبی میتواند در انجام کارهایی تکراری با پیش بینی رفتار کاربر به کاربران کمک نماید.

قابلیت ماکرو نویسی و صرفه جویی در زمان:

انجام کارهای تکراری اگر میخواهید کارهایی تکراری زیادی بر روی تعداد زیادی فایل مشابه انجام دهید نگران نباشید ماکرو ابزار قدرتمند وسریعی است برای انجام این کار در چند لحظه

قابلیت برنامه نویسی به کمک ویژوال بیسک:

برای اضافه کردن توابع جدید خودتان و یا افزودن امکانات خاص زبان برنامه نویسی ویژوال بیسک این قابلیت را به شما میدهد.

معایب استفاده از اکسل:

امنیت پایین:

اکسل برای حفاظت از داده ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه چندان حرفه ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد خواهدشد هرچند با رعایت چند نکته و شناخت ابزارهای امنیتی می توان تا حد قابل قبولی از داده های پروژه خود محافظت نمایید.

امکانات تحت شبکه ضعیف:

اگر تیم پروژه شما می خواهد به طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاریها باشید اگر میخواهید به صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید شاید بهتر است با کمی تغییرات آنرابه چند فایل مجزای مرتبط تبدیل کنید این راه کار بعضی اوقات کمک میکند.

دشواری خطایابی در فرمولهای طولانی:

مشکل واقعی و قتی بوجود می آید که بخواهید در یک فایل حجیم و سلولهای پر از فرمول بدنبال پیدا کردن ریشه خطای بوجود آمده باشید شاید مجبور به صرف زمان زیادی شوید البته این مشکل هم با کمی استاندارد سازی و نامگذاری درست سلولها و قفل کردن آنها تا حد زیادی قابل حل است.

بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران:

اگر سلولهای حاوی فرمولها قفل نباشند به سختی بتوان به خروجی این فایل اطمینان کرد زیرا کاربر در هر بار ورود اطلاعات به صورت نا خواسته میتواند محتوی سلولهای محاسباتی را جابه جا کند و مثلا حقوق پرداختی به نیروهای پروژه را جابه جا محاسبه نمایند.

عدم دستیابی کامل به امکانات اکسل در گوشی های همراه :

امکان کاربری راحت و آسان در گوشی های همراه وجود ندارد و بیشتر جهت خواندن اطلاعات قابل استفاده است تا ورود اطلاعات و تهیه فایلهای جدید.

پیشنهاد مطالعه

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت | نکات و تکنیک‌ها و نحوه رسم و استفاده

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت ابزاری برای مدیریت پروژه است و به ساده‌سازی پروژه‌های پیچیده کمک می‌کند. در واقع نمایه‌ای تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و بطور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل…

نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده:

اگر پروژه شما پروژه به نسبه بزرگی باشد و شما تصمیم داشته باشید که برخی کارها را با اکسل انجام دهید به یک متخصص اکسل نیاز دارید تا بتواند فایلهای کاربردی و بدون مشکلات جانبی فراهم کند.

احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات در اکسل:

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از ساعتها وقت و زمانی که فکر میکردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان میبینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و همه چیز را باید از اول شروع کنبد، تهیه فایلهای پشتیبان مرحله به مرحله و استفاده از پشتیبان گیری خودکار اکسل می تواند راهگشا باشد.

امکانات ضعیف کنترلی :

کنترل بر روی کار کاربر و یا پیدا کردن کسی که محتوای برخی سلولها را تغییر داده است به راحتی امکانپذیر نیست وکاربری تحت شبکه مشکلات فوق را چند برابر میکند.

عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر:

اگر بخواهید در سیستم عاملهای دیگر از فایلهای اکسل استفاده کنید به تمامی قابلیتهای آن دسترسی ندارید و شاید به مشکلاتی بر خورد نمایید.

قابلیت نه چندان کارآمد معتبر سازی داده ها:

قابلیت بررسی صحت داده های ورودی در حالت عادی بر روی سلولهای اکسل فعال نیست هرچند با شناخت برخی ابزارها میتوان این مشکل را کمی برطرف کرد.

درنهایت اینکه بدانیم اکسل همانند شمشیر دولبه ای است که در صورت عدم شناخت نقاط قوت و ضعف و برنامه ریزی درست شاید به جای ابزاری مناسب باعث برخی دوباره کاریها مشکلات جانبی گردد.

شاید بهترین راه استفاده از تجربه دیگر دست اندر کاران مدیریت و برنامه ریزی پروژه باشد تا به کمک انها بتوانیم از مسیر درست حرکت کنیم.

پیشنهاد مطالعه

مدرک فنی حرفه ای؛ مزایا، انواع و نحوه دریافت آنها

مدرک فنی حرفه ای مدرکی است بین‌المللی که در سایر کشورها نیز اعتبار بالایی دارد. باتوجه به اهمیت مهارت آموزی و دریافت گواهینامه فنی حرفه ای برای ورود به بازار کار و ارتقا شغلی؛ در این مقاله پس از معرفی…

جمع‌بندی

در این مطلب با کاربردها، مزایا و معایب اکسل آشنا شدیم. در مجموع این نرم افزار قدرتمند کاربردهای بی نظیری دارد. از کاربردهای بی نظیر نرم افزار اکسل که اغلب از آن غافل می‌شویم، استفاده برای تولید و طراحی گزارش‌های حرفه‌ای است. در کارگاه ساخت گزارش حرفه‌ای این موضوع به صورت حرفه‌ای آموزش داده می‌شود.

مهدی معینی