مدیریت پروژه چابک چیست؟ – راهنمای کامل و کاربردی مدیریت چابک

در طول 10 سال گذشته، استفاده از روش‌های مدیریت پروژه چابک رشد چشم‌گیری کرده است. اما مدیریت پروژه چابک چیست؟ و چرا باید از چابکی در سازمان استفاده کنیم؟

چرا مدیریت پروژه چابک؟

مدیریت چابک از چرخه‌های توسعه کوتاهی به نام «Sprints» استفاده می‌کند، که هر کدام با بازخورد ذی‌اثران و مشتریان سازگار می‌شوند تا محصول و خروجی نهایی به صورت ماهرانه تولید شود. مدیریت پروژه چابک با تمرکز بر تکامل و همکاری مستمر، سازمان‌هایی را هدف قرار می‌دهد که با ضرب‌الاجل‌های سریع، تغییر اولویت‌ها، مشارکت بالای ذی‌اثران و نیاز به انعطاف‌پذیری سر و کار دارند – به عبارت دیگر، اکثر مشاغل امروزی!

شرکتی که از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کند، به جای صرف شش ماه برای توسعه محصول یا خدماتی که ممکن است در زمان ورود به بازار منسوخ شده باشد، می‌تواند اولین محصول خود را در عرض مدتی کوتاه نهایی کند.

مدیریت پروژه چابک در ابتدا برای شرکت‌های نرم‌افزاری استفاده شد، سپس توسط صنایع مختلف، از خدمات مالی گرفته تا حمل‌ونقل، مورد استفاده قرار گرفته است.

ذهنیت (Mindset) چابک چیست؟

یک ذهنیت چابک بر «چابک بودن» به عنوان پایه‌ای برای موفقیت تمرکز می‌کند. این با چهار ارزش تعریف می شود و با دوازده اصل مانیفست چابک توصیف شده و سپس از طریق تعداد نامحدودی از شیوه‌ها و روش‌های مختلف کار آشکار می شود.

چهار ارزش مانیفست چابک پایه و اساس ذهنیت چابک هستند. در جهانی پر از روش‌ها و چارچوب‌های رقابتی، این ارزش‌ها به عنوان یک اصول مشترک برای تیم‌های چابک عمل می‌کنند؛

• افراد و تعاملات بالاتراز فرایندها و ابزارها هستند.
• نرم‌افزاری (محصولی) که کار کند بالاتر از مستندات جامع است.
• مشارکت مشتری در انجام کار برتر از قرارداد کاری است.
• پاسخگویی به تغییرات بالاتر از پیروی از یک برنامه از پیش تعیین شده است.

مانیفست چابکی

مانیفست چابک در زمانی که در سال 2001 ایجاد شد، یک تحول شگرف در توسعه نرم‌افزار یا محصول ایجاد کرد. در سال‌های بعد، صنایع دیگر به اهمیت ذهنیت چابک پی بردند.

«مانیفست توسعه نرم افزار چابک» یا به اختصار «مانیفست چابکی» مجموعه‌ای از ارزش‌هایی است که در توسعه نرم افزار چابک حائز اهمیت هسند. مانفیست مدیریت پروژه چابک به عنوان پایه‌ای برای روش‌ها و رویکردهای چابک عمل می‌کند، از جمله متدهای چابکی مانند SCRUM یا Kanban.

اصول چابکی

12 اصل زیر بر اساس مانیفست چابک است:

1. بالاترین اولویت ما جلب رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر محصول (نرم افزار) ارزشمند است.
2. از تغییر الزامات، حتی در اواخر توسعه محصول، استقبال می‌شود. فرآیندهای چابک از تغییر برای مزیت رقابتی مشتری استفاده می‌کنند.
3. محصول (نرم افزار) را به طور مکرر، دو هفته گرفته تا دو ماه، با اولویت به مقیاس زمانی کوتاه تر، تحویل دهید.
4. متخصصان کسب و کار و توسعه دهندگان باید به صورت روزانه در طول پروژه با یک‌دیگر همکاری کنند.
5. پروژه‌ها را حول محور افراد با انگیزه بسازید. برای آن‌ها محیط و حمایت لازم را ایجاد کنید و برای انجام کار به آنها اعتماد کنید.
6. کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به ذی‌اثران، گفتگوی رو در رو است.
7. محصول (نرم‌افزار) قابل اجرا، معیار )اندازه‌گیری) اولیه پیشرفت (پروژه) است.
8. فرآیندهای چابک توسعه پایدار را ترویج می‌کنند. حامیان مالی، توسعه دهندگان و کاربران باید بتوانند یک ریتم ثابت را به صورت همیشگی حفظ کنند.
9. توجه (نظارت) مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
10. سادگی – هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده – ضروری است.
11. بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌های خودسازمان‌یافته پدید می‌آیند.
12. در فواصل زمانی منظم، تیم در مورد چگونگی موثرتر شدن فکر می‌کند، سپس رفتار خود را بر اساس آن سازگار و تنظیم می‌کند.

بررسی برخی چارچوب‌ها در مدیریت پروژه چابک

اسکرام یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌های Agile است. اما، در چند سال گذشته، فریمورک‌های Agile دیگری برای توسعه محصولات و خدمات به وجود آمد و حق انتخاب بیشتری برای شما ایجاد کرد. تا امروز، بیش از پنجاه فریمورک Agile مختلف وجود دارد. بگذارید امروز چند مورد از چارچوب‌های اصلی را مورد بحث قرار دهیم.

اسکرام (Scrum):

اسکرام یک چارچوب در چابک است که در توسعه محصول بر اساس فرآیندهای تکراری و افزایشی استفاده می‌شود. اسکرام یک چارچوب چابک سازگار، سریع، انعطاف پذیر و موثر است که برای ارائه ارزش به مشتری در طول توسعه پروژه طراحی شده است. هدف اولیه اسکرام برطرف کردن نیاز مشتری از طریق محیطی شفاف در ارتباطات، مسئولیت جمعی و پیشرفت مستمر است. توسعه از یک ایده کلی در مورد آنچه باید ساخته شود شروع می‌شود و فهرستی از ویژگی‌های مرتب شده بر اساس اولویت که صاحب محصول می خواهد به دست آورد.

در اسکرام، تیم بر ساخت محصول با کیفیت تمرکز می‌کند. مالک پروژه اسکرام بر تعیین ویژگی‌هایی که محصول باید برای ساختن داشته باشد (چه چیزی بسازد، چه چیزی را نه و به چه ترتیبی) و برای غلبه بر هر مانعی که می‌تواند مانع از کار تیم توسعه شود، تمرکز می‌کند.‌
همچنین اگر قصد یادگیری مفاهیم اسکرام را دارید، می‌توانید در دوره آموزشی PSM I شرکت کنید. در این دوره شما علاوه بر اینکه برای آزمون PSM I آماده می‌شوید، به طور کامل راهنمای اسکرام را خواهید آموخت.

چارچوب eXtreme Programming (XP):

Extreme Programming (XP) یک چارچوب توسعه محصول چابک است که هدف آن تولید محصول با کیفیت است. XP خاص‌ترین چارچوب در مدیریت پروژه چابک در رابطه با شیوه‌های مهندسی مناسب برای توسعه نرم‌افزار است.

پنج ارزش XP عبارتند از ارتباط، سادگی، بازخورد، شجاعت و احترام.

چارچوب یا متد Kanban

تعریف چارچوب کانبان در مدیریت چابک – آنچه ما اکنون به عنوان متد کانبان در مدیریت پروژه چابک می‌شناسیم در ابتدای سال 2007 پدیدار شد. این نتیجه سال‌ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های متشخص در حوزه چابکی مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران است.

می‌توانید با راه‌اندازی متد Kanban با سه ستون اصلی – «درخواست‌شده»، «در حال انجام» و «انجام شد» شروع کنید.

کانبان یک روش بصری برای مدیریت گردش کار در سطح فردی، تیمی و حتی سازمانی است.

چارچوب CRYSTAL:

کریستال یک چارچوب چابک است که بر روی افراد و تعاملات آنها تمرکز می‌کند، در مقابل فرآیندها و ابزارها. به عبارت دیگر، این چارچوب نتیجه مستقیم یکی از ارزش‌های اصلی بیان شده در مانیفست چابک است.

چارچوب چابک کریستال بر اساس دو باور اصلی ساخته شده است:

• تیم‌ها می‌توانند به تنهایی راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی گردش کار خود بیابند
• هر پروژه منحصر به فرد است و همیشه در حال تغییر است، به همین دلیل است که تیم آن پروژه برای تعیین نحوه انجام کار مناسب است.

چارچوب SAFe:

Scaled Agile Framework® (SAFe®) مجموعه‌ای از الگوهای سازمانی و گردش کار برای اجرای شیوه‌های چابک در مقیاس سازمانی است. چارچوب SAFe مجموعه‌ای از دانش است که شامل راهنمایی ساختاریافته در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها، نحوه برنامه‌ریزی و مدیریت کار و ارزش‌هایی است که باید حفظ شود.

SAFe هم ترازی، مشارکت و تحویل را در میان تعداد زیادی از تیم‌های چابک ترویج می‌کند.

در ادامه به نقش‌ها و جلسات اسکرام که یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها در مدیریت پروژه چابک است می‌پردازیم.

نقش‌ها و جلسات اسکرام:

اسکرام سه نقش اصلی دارد:

مالک محصول: مسئول به حداکثر رساندن ارزش محصولی است که از کار تیم توسعه حاصل می‌شود

اسکرام مستر: اسکرام مستر یک تسهیل‌گر است که سعی می‌کند موانعی که بر سر راه تیم اسکرام قرار می‌گیرد را بردارد.

تیم توسعه: تیم توسعه شامل افرادی است که برای انجام این پروژه تخصص‌های لازم را دارند. در این تیم و بطور کلی در اسکرام شخصی به عنوان رئیس و یا مدیر تعریف نشده است بلکه انتظار می‌رود کارها به شکل مشارکت گونه و خود سازمان‌یافته پیش رود.

جلسات اسکرام

جلسات اسکرام شامل موارد زیر می‌شود:

• Sprint Planning: یک جلسه با زمان‌بندی در ابتدای یک اسپرینت رخ می‌دهد که در آن تیم الزامات و مواردی از محصولی را که در طول آن اسپرینت روی آن‌ها کار خواهند کرد، تعیین می‌کند.
• Daily Scrum: جلسات اسکرام روزانه یک جلسه 15 دقیقه‌ای با زمان‌بندی برای تیم توسعه برای همگام‌سازی فعالیت‌ها و ایجاد یک برنامه برای 24 ساعت آینده است.
• Sprint Review: یک جلسه با زمان‌بندی در پایان Sprint برگزار می‌شود تا خروجی‌ها و بروزرسانی ها را بررسی کرده و در صورت نیاز، Backlog محصول را بروزرسانی می‌کند.
• Sprint Retrospective: جلسه‌ای برای ایجاد فرصتی برای تیم اسکرام برای بررسی خود و ایجاد برنامه‌ای برای بهبودهایی که در طول اسپرینت بعدی اعمال می‌شود.

مدیریت پروژه Hybrid

در مدیریت پروژه Hybrid یا ترکیبی عناصری از روش‌های آبشار و چابک را ترکیب می‌شود. مدیریت پروژه ترکیبی اجازه می‌دهد تا عناصر چابک و آبشار را در صورت نیاز ترکیب و مطابقت دهید.

در نتیجه، سازمان‌هایی که از روش Hybrid استفاده می‌کنند، عموماً از سازگاری، سرعت و قابلیت‌های ناب Agile با ساختار سفت و سخت و شفافیت Waterfall بهره می‌برند.

چه عواملی منجر به افزایش استفاده از مدیریت پروژه hybrid شده است؟

عوامل زیادی وجود دارد که ممکن است با افزایش نیاز به مدیریت پروژه hybrid مرتبط باشد. سه مورد از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

افزایش پیچیدگی پروژه

تقریباً در هر صنعتی، پروژه‌ها در حال افزایش پیچیدگی هستند و نیازمند اصول مدیریتی بهبود یافته برای مشاهده مؤثر آن‌ها تا تکمیل هستند.

افزایش رقابت در بازار

با ظهور فناوری‌های جدید و ورود بازیگران جدید به بازار، اگر می‌خواهند رقابتی باقی بمانند، کسب‌وکارها در سرتاسر جهان متوجه می‌شوند که باید برای پیش‌بینی و پاسخ فعالانه به مسائل اضطراری تلاش بیشتری انجام دهند.

تمرکز بر انتظارات مشتری

افزایش تمرکز بر مشتری محوری، انتظارات مشتری را افزایش داده است، به ویژه در رابطه با سرعت، قابلیت استفاده و شخصی سازی. کسب‌وکارها اکنون باید بتوانند سریع‌تر از همیشه به نیازهای متغیر مشتریان خود پاسخ دهند.

جمع‌بندی

در مدیریت چابک، مسئولیت مدیریت پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه بر عهده همه (توسعه دهندگان، ذی‌اثران، طراحان و غیره) است.

علاوه بر آن، مربی تیم چابک چابک نقشی کلیدی در تیم چابک ایفا می‌کند تا منابع را فراهم کند، تیم را با انگیزه نگه دارد، مسائل مسدودکننده را برطرف کند و موانع را در اسرع وقت حل کند.

در مدیریت پروژه چابک یک مربی چابک و محافظ یک تیم چابک است.