به عنوان یک مدیر، یافتن تعادل مناسب بین میزان استقلالی که به اعضای تیم می‌دهید و نظارتی که اعمال می‌کنید، همیشه یک چالش است. با افزایش شیوع کار از راه دور و مدل‌های کاری هیبریدی، این چالش‌ها پیچیده‌تر هم شده‌اند. برخی مدیران به میکرو مدیریت روی می‌آورند، در حالی که برخی دیگر کاملاً دست کارکنان را باز می‌گذارند و به نوعی مدیریت را رها می‌کنند. هر دو رویکرد می‌توانند به نارضایتی و کاهش انگیزه در بین کارکنان منجر شوند. برای بهبود رویکرد مدیریتی خود، بهتر است به سه سوال کلیدی توجه کنید.
- آیا تمرکز شما بیشتر بر نحوه دیده شدن به‌عنوان یک رهبر موفق از نگاه دیگران است یا به نیازهای تیم خود بیشتر توجه می‌کنید؟
- آیا مدام از نتیجه کار تیم خود راضی نیستید و کارهای تیم را دوباره انجام می‌دهید؟
- آیا تیم شما به‌طور مداوم از مهلت‌ها عقب می‌افتد یا به کندی پیش می‌رود؟
1- مراقب تصور سایرین درمورد خود هستید!
مدیران جدید اغلب احساس می‌کنند که باید خود را به عنوان رهبرانی کارآمد به رئیس و تیمشان ثابت کنند. این احساس کاملاً قابل درک است؛ شما می‌خواهید نشان دهید که هوشمند، قوی و توانمند هستید و می‌توانید کار را به درستی پیش ببرید. اما این دقیقاً همان جایی است که بسیاری از مدیران، بدون آنکه قصد داشته باشند، به سمت میکرو مدیریت سوق پیدا می‌کنند. آنها سعی دارند با کنترل دقیق اوضاع، مطمئن شوند که همه چیز بی‌نقص پیش می‌رود. این کنترل‌گری اغلب ناشی از اضطراب و احساس ناامنی است.
در مقابل، مدیرانی که دخالت زیادی نمی‌کنند، معمولاً از زاویه‌ای دیگر ولی با انگیزه‌ای مشابه عمل می‌کنند. آنها به دنبال این هستند که نشان دهند قابل اعتماد هستند و به عنوان افرادی دوست‌داشتنی دیده شوند، به همین دلیل ممکن است از دخالت بیش از حد در کار کارکنان خود اجتناب کنند. بسیاری از این مدیران نمی‌خواهند به عنوان کسانی که خلاقیت و استقلال تیمشان را محدود می‌کنند، شناخته شوند، اما در عین حال خطر این را دارند که به سمت عدم نظارت کافی سوق پیدا کنند.
راه حل:
وقتی حس می‌کنید که تمایل دارید به کنترل کامل اوضاع بپردازید یا کاملاً آن را رها کنید، یک لحظه مکث کنید و دو سوال اساسی از خود بپرسید:
۱. در حال حاضر درباره اینکه به عنوان یک رهبر چگونه دیده می‌شوم چه ترسی دارم؟
۲. من چه نیازی از تیم خود را می‌توانم رفع کنم؟
به جای اینکه انرژی خود را صرف مدیریت تصویرتان به عنوان یک رهبر کنید، سعی کنید با هدف و تمرکز عمل کنید. مدیران حمایت‌گر، تمرکز خود را بر رشد و توسعه افراد می‌گذارند و به آنها کمک می‌کنند تا به بهترین نسخه خود تبدیل شوند. آنها پذیرفته‌اند که اشتباهات بخشی از فرآیند یادگیری هستند. در واقع، این مدیران از اشتباهات به عنوان فرصتی برای یادگیری و ایجاد محیطی ایمن از نظر روانی بهره می‌برند تا تیمشان بتواند با کارایی بیشتری عمل کند و به نتایج مطلوب‌تری دست یابد. این نوع مدیران بیشتر بر رشد اعضای تیم تمرکز دارند تا نگرانی درباره چگونگی دیده شدن خود.
2- همیشه در حال بازبینی و اصلاح کار تیم خود هستید!
فرض کنید مدیری از تیمش می‌خواهد گزارشی تهیه کنند.
اگر این مدیر فردی میکرو‌مدیر باشد، تلاش می‌کند تا تمامی جزئیات نحوه تهیه گزارش را دیکته کرده و همه چیز را تحت کنترل خود بگیرد. اما اگر محصول نهایی مطابق با استانداردهای کمال‌گرایانه‌اش نباشد، احتمالاً خودش دوباره کار را از نو انجام می‌دهد.
از سوی دیگر، اگر این مدیر فردی باشد که به تیمش آزادی عمل زیادی می‌دهد و دخالت زیادی نمی‌کند، ممکن است کار را به طور کامل به تیم خود واگذار کند. اما زمانی که گزارش نهایی تحویل داده می‌شود (اگر به موقع تکمیل شود)، احتمالاً با چیزی مواجه خواهد شد که با انتظاراتش تفاوت دارد. شاید نتیجه نهایی حتی قابل استفاده نباشد، زیرا مدیر دستورالعمل‌های روشنی ارائه نداده یا نحوه انجام تحلیل را به درستی منتقل نکرده است. در این حالت نیز، او مجبور می‌شود خودش کار را از نو انجام دهد.
در هر دو حالت، نتیجه یکسان است: مدیری که از تیم خود ناامید شده و احساس می‌کند نمی‌تواند به آنها اعتماد کند، در حالی که انگیزه‌ی اعضای تیم نیز کاهش می‌یابد. در چنین شرایطی، مدیران ممکن است بخواهند تیمشان را به خاطر انجام ندادن درست کار سرزنش کنند، اما در واقع نیاز است که نگاهی به شیوه مدیریت خود بیندازند.
راه حل:
بسیاری از اوقات، مدیران پروژه‌ای را به شکلی محول می‌کنند که به نظرشان کاملاً واضح است، اما تیم پس از جلسه با خود فکر می‌کند: «دقیقاً قرار است چه کاری انجام دهم؟» در چنین شرایطی، اعضای تیم یا مجبورند به دنبال جزئیات دقیق بگردند یا اینکه خودشان به‌طور کامل راه‌حل‌ها را پیدا کنند.
برای جلوگیری از این نوع سردرگمی و غافلگیری‌ها، شما و تیم‌تان باید درباره انتظارات به توافق برسید و درک مشترکی از پارامترهای پروژه ایجاد کنید. این نیازمند ارتباط روشن و واضح از سوی شماست. یک مدیر حمایت‌گر، پروژه را به گونه‌ای محول می‌کند که از همان ابتدا مطمئن شود که عضو تیم برای موفقیت و رشد آماده است. برای کاهش غافلگیری‌ها، قبل از محول کردن وظایف می‌توانید جلسه‌ای برگزار کنید و با ارائه اطلاعات کلیدی، تیم را هدایت کنید. به عنوان مثال:
- توضیح دهید که داده‌های تیم چگونه در سازمان استفاده خواهند شد و چه نتایجی به همراه دارند.
- اهمیت پروژه را بیان کنید (حتی اگر پروژه کوچک باشد) و اهداف مشخصی تعیین کنید.
- مراحل پیشنهادی برای انجام کار را مرور کنید.
- توضیح دهید که چه معیاری برای موفقیت پروژه در نظر گرفته شده است.
- مهلت نهایی برای انجام پروژه را مشخص کنید.
تحقیقات جدید نشان می‌دهند که هرچه یک رهبر بتواند تصویر واضح‌تری از کاری که باید انجام شود ارائه دهد، احتمال بیشتری وجود دارد که بتواند به‌طور مؤثری وظایف را ارتباط دهد. این به معنای میکرو مدیریت نیست، بلکه به اعضای تیم ابزارهایی را می‌دهد که برای ارائه یک نتیجه قوی نیاز دارند. این رویکرد باعث می‌شود که شما و تیم‌تان درک مشترکی از موفقیت داشته باشید و همه بتوانند با اطمینان به سمت آن حرکت کنند.
3- پروژه‌های تیم شما همیشه به کندی پیش می‌روند!
اگر پروژه‌ها به کندی پیش می‌روند، از خود بپرسید که آیا شما به نوعی در این روند کندی نقش دارید؟ یک مدیر میکرو که تیم را بیش از حد تحت کنترل دارد، می‌تواند به یک مانع تبدیل شود. وقتی همه چیز نیاز به تأیید یا ورودی شما دارد، روند کارها به تأخیر می‌افتد و شما با انجام وظایفی که باید در اختیار تیم‌تان باشد، سنگینی کارها را بیشتر احساس می‌کنید.
از سوی دیگر، مدیری که به اندازه کافی در مدیریت تیم خود دخالت نمی‌کند، نیز می‌تواند باعث کندی پروژه‌ها شود. اگر شما در دسترس نباشید تا تصمیمات کلیدی را بگیرید، راهنمایی کنید یا موانع را از سر راه بردارید، تیم‌تان اطلاعات و اختیارات لازم برای پیشبرد پروژه را نخواهد داشت. تنها تشویق تیم به پرسیدن سوالات کافی نیست. شما باید نشان دهید که همواره در دسترس هستید و تمایل به ارائه‌ی حمایت (و نه قضاوت) در طول فرآیند دارید. تحقیقات نشان می‌دهد که وقتی نیت شما شفاف باشد، اعضای تیم تمایل بیشتری به دریافت حمایت و بحث در مورد چالش‌هایی که با آن مواجه هستند، خواهند داشت.
راه حل:
برای اطمینان از اینکه تیم شما به میزان مناسبی از حمایت برخوردار است، جلسات کوتاه و منظم را قبل از موعد تحویل پروژه برنامه‌ریزی کنید. این جلسات نیازی به طولانی بودن ندارند، اما با اختصاص زمانی مشخص، به شما و اعضای تیم این فرصت را می‌دهد که همگام شوید و مطمئن شوید که پروژه در مسیر درستی پیش می‌رود.در این جلسات، نقش شما بیشتر پرسیدن سوال و گوش دادن است. سعی کنید متوجه شوید چه زمانی احساس می‌کنید نیاز به حل مشکلات دارید یا به تیم‌تان بگویید چه کاری انجام دهد. در این لحظات، سعی کنید کنجکاوی خود را حفظ کنید و کمی بیشتر به صحبت‌ها گوش دهید. سوالات باز می‌توانند گفتگوهای مفیدی را ایجاد کنند، مانند:
- پروژه چگونه پیش می‌رود؟
- تاکنون چه سوالاتی برای شما پیش آمده است؟
- چه موانعی در مسیر پیشرفت شما وجود دارد؟
- چگونه می‌توانم کمک کنم؟
هدف این جلسات نه تنها پیشبرد پروژه، بلکه کمک به توسعه قضاوت صحیح در تیم‌تان است تا اعضای تیم بتوانند مهارت‌ها و اعتماد به نفس خود را تقویت کنند. شما باید آماده باشید تا پس از جلسه چند وظیفه عملی برای رفع موانعی که تیم‌تان را به عقب می‌اندازد، بر عهده بگیرید، اما آنها همچنان باید در موقعیت کنترل باقی بمانند. اگر اعضای تیم بدانند که شما از آنها حمایت می‌کنید، احساس قدرت بیشتری برای پیش‌قدم شدن و یافتن راه‌حل‌های مشکلات آینده خواهند داشت.
برای یک مدیر جدید، یافتن تعادل مناسب بین میکرو مدیریت و عدم دخالت زیاد، به معنای رهبری با هدفمندی و ارائه راهنمایی و حمایت روشن است. به جای اینکه صرفاً امیدوار باشید این تعادل را به درستی برقرار کرده‌اید، بهتر است از تیم خود بخواهید که به شما بازخورد دهند و شما را مسئول بدانند. به آنها توضیح دهید که هدف شما ایجاد تعادلی است که هم حمایت کافی و هم استقلال لازم را به آنها بدهد تا بتوانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند و رشد کنند. سپس، از آنها بخواهید که به‌طور صادقانه بازخورد دهند و بگویند که این رویکرد چگونه برایشان جواب می‌دهد. هر فرد ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشد و شما می‌توانید میزان دخالت خود را بر اساس نیازهای هر یک از اعضا تنظیم کنید.
با تمرین این رویکرد، شما به مدیری تبدیل خواهید شد که به تیم خود این امکان را می‌دهد تا به بهترین نسخه از خودشان تبدیل شوند و در کارشان بدرخشند.
دیدگاهتان را بنویسید