OKR چیست؟ راهنمای جامع و تجربه پیاده سازی OKR در سازمان

OKR یا اهداف و نتایج کلیدی (مخفف عبارت Results Objectives and Key) یک روش مدیریتی برای تعیین و پیگیری اهداف در سازمان ‌هاست. این روش کمک می‌کند که همه اعضای یک تیم یا کلیه افراد سازمان به ‌طور مشخص بدانند که استراتژی‌ها و برنامه سازمان چیست و در واقع باید برای رسیدن به چه اهدافی تلاش کنند و چطور می‌توانند موفقیت و پیشرفت خود را در راستای رسیدن به اهداف خود اندازه‌گیری کنند.

OKR اولین بار در سال 1970 توسط اندی گروو، مدیرعامل اینتل، اجرا شد و سپس توسط جان دوئر به شرکت گوگل معرفی شد، که در آن‌جا به یک روش مدیریتی معروف تبدیل شد.

پلی بوک OKR گوگل را از طریق این لینک دریافت کنید.

بخش‌های OKR

1. هدف (Objective):
   این بخش نشان می‌دهد که چه چیزی می‌خواهیم به دست بیاوریم. هدف باید شفاف، قابل دست‌یابی و در حالت ایده آل الهام‌بخش باشد. مثلاً “خلق تجربه بی‌نظیر برای سفر مشتری” یا “اتوماتیک شدن فرایندها.”
2. نتایج کلیدی (Key Result):
   این بخش نشان می‌دهد که چطور می‌توانیم اندازه‌گیری کنیم که به اهدافی که تعیین کردیم، رسیده‌ایم یا خیر. نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری باشند و نشان دهنده این باشند که چقدر به هدف نزدیک شده‌ایم. نتایج کلیدی موثر باید خاص هر سازمان، محدود به زمان، جاه طلبانه و در عین حال واقع بینانه باشند. مثلاً برای هدف “خلق تجربه بی‌نظیر برای سفر مشتری”، نتایج کلیدی می‌تواند این‌طور باشد:

• رسیدن میانگین تعداد ردیف سفارشات به سه
• یک پسورد ورود به سیستم برای هر مشتری

در واقع در OKR، هدف چیزی است که می‌خواهیم به دست بیاوریم و نتایج کلیدی به ما نشان می‌دهند که آیا در مسیر درست برای رسیدن به هدف هستیم یا نه.

اهمیت پیاده سازی OKR در سازمان

اهمیت OKR در سازمان ‌ها به این دلیل است که این روش کمک می‌ کند تا اهداف سازمان به ‌طور شفاف و متمرکز برای همه افراد سازمان مشخص شود و پیشرفت اهداف به ‌طور دقیق اندازه‌گیری شود. در اینجا به برخی از دلایل اصلی اهمیت OKR اشاره می کنم:

1- ایجاد شفافیت و هماهنگی

پیاده سازی OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف روشن و قابل درک برای همه اعضای تیم داشته باشند. از این طریق هر فرد  می داند چطور فعالیت ‌هایش با اهداف کلی سازمان همسو است. این موضوع یکی از مواردی است که در بسیاری از سازمان ها از جمله سازمان ما، جزو مسائل و چالش های افراد سازمان بوده و بسیاری از افراد از عدم شفافیت اهداف سازمان و یا مفید بودن یا نبودنشان در سازمان احساس نارضایتی داشتند و این موضوع بعد از پیاده سازی OKR تا حد خوبی حل شد.

2- تمرکز بر اولویت‌ها

OKR باعث می‌شود که سازمان ها بر روی اهداف مهم و اولویت ‌دار تمرکز کنند. با تعیین اهداف با اولویت بالا، منابع و انرژی‌ افراد سازمان به جای پراکندگی بر روی چندین مسئله و یا پروژه، به‌طور موثر بر روی موضوعات کلیدی متمرکز می‌ شود. ما برای اینکار عموما اهداف اصلی را از مدیر عامل سازمان دریافت کرده و سپس به صورت تیمی، اهداف مرتبط و نتایج کلیدی را با توجه به نظر کلیه افراد سازمان تعیین کرده و برای آنها وزنی در نظر میگیریم.

3- افزایش انگیزه و تعهد

وقتی افراد سازمان می‌دانند اهدافشان چیست و چگونه موفقیتشان اندازه‌گیری می‌شود، انگیزه بیشتری برای تلاش به دست می‌آورند. OKR به افراد کمک می‌کند تا حس مشارکت مستقیم در دستیابی به اهداف سازمان پیدا کرده و موفقیت و پیشرفت را به صورت ملموس تجربه کنند. یکی از راه هایی که ما برای افزایش بیشتر انگیزه در سازمان خود اجرا کردیم، دریافت پاداش فصلی به ازای میزان مشارکت هر فرد در OKR بود که نتیجه خوبی نیز به همراه داشت.

4- قابلیت اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت

یکی از مزایای بزرگ OKR این است که نتایج کلیدی که در نظر گرفته می شوند، دقیق و قابل اندازه‌گیری هستند. از این طریق سازمان به راحتی میزان پیشرفت خود را اندازه گیری کرده و می تواند در صورت نیاز در برنامه اولیه تغییراتی را در نظر بگیرد. میزان پیشرفت هر هدف از مجموع درصد وزنی نتایج کلیدی آن به دست می آید.

5- ترویج فرهنگ بازخورد و یادگیری

OKR به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که به‌طور منظم فیدبک گرفته و بر اساس آن مسیر خود را اصلاح کنند. از این طریق فرهنگ یادگیری و بهبود مستمر در سازمان تقویت می شود. ما در سازمان برای پیگیری پیشرفت فعالیت ها و بررسی کلی پیشرفت OKR، براساس توافق جمعی خود، جلسات دو هفته ای برنامه ریزی کرده و فعالیت های انجام شده را با کلیه افراد بررسی کرده و برای مشکلات موجود راه حلی پیدا میکنیم تا بتوانیم ادامه مسیر را با موفقیت بیشتری بگذرانیم.

6- هماهنگی بین تیم‌ها

OKR باعث می‌شود که تیم ‌های مختلف سازمان بتوانند همسو با هم کار کنند. وقتی همه بدانند که هدف کلی سازمان چیست، همکاری بین تیم ‌ها بهبود پیدا کرده و اختلافات و پراکندگی‌ ها کاهش می‌ یابد. تجربه ای که من از این مورد در سازمان دارم بسیار مثبت بوده و افراد درگیر در OKR اگرچه از واحدهای مختلف سازمان بوده و لزوما شاید فعالیت های مرتبط با هم نداشتند، ولی برای پیشبرد اهداف، خیلی به کار تیمی توجه کرده و با هم همراه می شوند.

نکات مهم در پیاده سازی OKR در سازمان

• برای پیاده سازی موفق OKR در سازمان، در ابتدا، اهداف بلندمدت و استراتژیک سازمان باید مشخص شوند. این اهداف باید الهام ‌بخش، قابل فهم و شفاف باشند. به ‌طور معمول این اهداف در سطح مدیریت ارشد تعیین می‌شوند و به جهت‌گیری کلی سازمان اشاره دارند. این اهداف باید به سوال “ما چه چیزی می‌خواهیم به دست بیاوریم؟” پاسخ دهند.
• بسیار مهم است که OKR به‌طور منظم با تیم ‌ها و افراد در سازمان به اشتراک گذاشته شود. این کار باعث می‌ شود که همه در جریان اهداف و مسیر پیشرفت قرار گیرند و هماهنگی بین تیم‌ ها افزایش یابد. جلسات منظم برای بررسی پیشرفت، تنظیم مجدد اهداف و بازبینی نتایج باید برگزار شود.
• نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری باشند و به وضوح نشان دهند که آیا به هدف رسیده‌ایم یا خیر. این نتایج باید چالش ‌برانگیز ولی قابل دستیابی باشند و به‌طور کمی و دقیق تعریف شوند. مثلاً “افزایش رضایت مشتریان به 90%” یا “راه‌اندازی نسخه جدید محصول تا پایان سه‌ماهه دوم.”
• OKRها معمولاً در بازه‌ های زمانی سه ‌ماهه (فصلی) تعیین می‌ شوند. در طول این بازه ‌ها، بهتر است پیشرفت ‌ها به صورت منظم مورد بررسی قرار گیرند. این بازبینی می ‌تواند در قالب جلسات هفتگی یا ماهانه باشد و کمک می ‌کند تا موانع و مشکلات (Blockerها) شناسایی و در زمان مناسب رفع شوند و یا تغییرات مورد نیاز قابل اعمال باشند.
• OKRها باید قابل انعطاف باشند. اگر در طول دوره سه‌ ماهه متوجه شدید که یک هدف به دلیل تغییرات محیطی یا شرایط جدید دیگر مرتبط یا دست‌ یافتنی نیست، باید  OKR را تغییر دهید. مهم این است که سازمان به‌ طور مداوم عملکرد خود را بهبود داده و به سمت اهداف خود حرکت کند.
• یکی از نکات بسیار مهم در پیاده سازی OKR این است که پس از پایان هر دوره، سازمان باید نتایج به دست آمده را دقیق بررسی کرده و از درس آموخته های فصل برای فصل بعدی استفاده نماید. بررسی اینکه کدام اهداف محقق شده ‌اند و کدام‌ ها نه و دلایل عدم تحقق آنها، می‌تواند به بهبود مستمر و تنظیم بهتر OKRهای آینده کمک کند.

اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR

• یکی از اشتباهات رایج در پیاده‌سازی OKR این است که سازمان‌ها یا تیم‌ها اهداف زیادی تعیین می‌کنند. وقتی اهداف بیش از حد باشند، تمرکز از بین می‌رود و منابع سازمان به طور پراکنده مصرف می‌شوند. این امر باعث می‌شود کارکنان دچار سردرگمی شوند و نتوانند به‌طور مؤثر روی اولویت‌های واقعی تمرکز کنند.
• اگر اهداف تعیین ‌شده بسیار بلندپروازانه و دست‌نیافتنی باشند، ممکن است کارکنان دچار نا امیدی شوند و انگیزه خود را از دست بدهند. اهداف باید در عین چالش ‌برانگیز بودن، قابل دست‌یابی نیز باشند تا افراد احساس کنند می‌توانند به موفقیت دست یابند.
• تعیین OKR بدون در نظر گرفتن منابع کافی (زمان، منابع مالی، نیروی انسانی) باعث می‌شود که اهداف محقق نشوند. برای پیاده‌ سازی موفق OKR، باید اطمینان حاصل شود که منابع لازم در دسترس هستند.
• OKR ها نباید به ‌عنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد فردی استفاده شوند. اگر کارکنان احساس کنند که  OKRها صرفاً برای ارزیابی آن‌هاست، ممکن است به جای دنبال کردن اهداف چالش ‌برانگیز، اهداف راحت‌ تر را انتخاب کنند که به رشد سازمان کمکی نمی‌کند.
• در حالی که پیگیری منظم OKR مهم است، پیگیری بیش از حد و وارد شدن به جزئیات روزمره کار کارکنان می‌تواند حس میکرو مدیریت را ایجاد کند. این مسئله باعث کاهش انگیزه کارکنان و عدم احساس مالکیت آن‌ها نسبت به اهداف خواهد شد.

پیشنهاد مطالعه

اسکرام چیست؟ راهنمای جامع اسکرام + کاربردهای اسکرام

قبل از اینکه به سراغ تعریف و کاربردهای اسکرام (Scrum) برویم، به یک پله عقب‌تر باز می‌گردیم. همانطور که بارها در متون متفاوت دیده و شنیده‌اید اسکرام یک چارچوب است و نه یک متدلوژی.در ابتدا به بررسی معنا و تفاوت…

روش‌های ارزیابی و اندازه گیری موفقیت OKR

1. ارزیابی درصدی از دستیابی به نتایج کلیدی (Key Results): همانطور که پیش تر اعلام کردم، معمولاً نتایج کلیدی (KR) به‌گونه‌ای تعیین می‌شوند که شفاف و قابل اندازه‌گیری باشند. ارزیابی درصدی به این معناست که برای هر نتیجه کلیدی، می‌توان یک درصد خاص را از دستیابی محاسبه کرد. برای مثال، اگر نتیجه کلیدی “افزایش فروش به میزان 20%” باشد و شما موفق به افزایش 15% فروش شوید، میزان موفقیت شما 75% خواهد بود.

یک نکته بسیار مهم و قابل توجه: دستیابی به 100% در  OKRها همیشه لازم نیست و حتی ممکن است نشان دهد که اهداف خیلی آسان تعیین شده‌اند. معمولاً دستیابی به حدود 60% تا 70% به عنوان موفقیت خوبی در نظر گرفته می‌شود، زیرا نشان می‌دهد اهداف چالش ‌برانگیز بوده‌اند.

• تحلیل کیفی در کنار تحلیل کمی: اگرچه نتایج کلیدی (KR) باید قابل اندازه‌گیری باشند، اما تنها ارزیابی کمی کافی نیست. باید بررسی کیفی هم انجام شود. به‌عنوان مثال، آیا نتایجی که به دست آمده‌اند واقعاً در راستای استراتژی‌های سازمان بوده‌اند و به بهبود عملکرد سازمان کمک کرده‌اند؟ آیا کارکنان درک درستی از OKRها داشته‌اند؟ آیا هماهنگی میان تیم‌ها وجود داشته است؟
• پیگیری پیشرفت OKRها با استفاده از ابزارها: یکی دیگر از روش‌های مؤثر برای اندازه‌گیری موفقیت OKR استفاده از ابزارها و نرم افزارها است. این ابزارها به سازمان ‌ها اجازه می‌‌دهند که پیشرفت OKRها را به‌صورت دقیق ثبت کنند و گزارش‌های منظمی از میزان موفقیت ارائه دهند. ما در سازمان از Google sheet برای ثبت OKR استفاده می‌کنیم و برای هر OKR دو شیت (یک شیت برای ثبت اهداف و نتایج کلیدی و میزان پیشرفت مورد انتظار و درصد نهایی در نظر می‌گیریم و یک شیت را به فعالیت‌های ریز شده و ددلاین‌های آنها و همچنین افراد درگیر در آنها اختصاص می‌دهیم. در نهایت درصد پیشرفت هر نتیجه کلیدی از شیت دوم محاسبه شده و عدد آن در شیت اول قرار می‌گیرد و با مشاهده شیت اول می‌توان پیشرفت کلی OKR را مشاهده کرد.

ابزارهای تخصصی تری مانند Weekdone، Gtmhub، Workboard و Koan هم برای پیاده سازی OKR وجود دارند که به دلیل داشتن فرمت‌های مورد نیاز، استفاده از آنها ساده تر و در برخی موارد اصولی تر نیز می باشد و پیگیری منظم پیشرفت را برای افراد راحت می کنند.

نمونه OKR در یک سازمان

در زیر یک نمونه از OKR فصلی سازمان را برای گرفتن ایده قرار دادم:

نتیجه گیری

پیاده سازی OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند که با وضوح و تمرکز بیشتری به سمت اهداف خود حرکت کنند، بهره ‌وری در سازمان را افزایش داده و خروجی و نتایج بهتری ایجاد می کند. برای پیاده ‌سازی موفق OKR، سازمان ‌ها باید از تعادل بین تعیین اهداف چالش ‌برانگیز و قابل دست‌یابی، شفافیت در اهداف، پیگیری منظم و فراهم کردن منابع کافی اطمینان حاصل کنند. همچنین باید فرهنگ بازخورد و انعطاف ‌پذیری را تقویت کنند و OKRها را به ‌عنوان یک ابزار برای هماهنگی و بهبود عملکرد سازمان به کار گیرند، نه به ‌عنوان وسیله‌ای برای ارزیابی فردی.