سه دلیل اصلی شکست پروژه‌ها!

• یادگیری از شکست ها، کلید موفقیت در پروژه های آینده

همیشه پروژه‌ها با موفقیت به پایان نرسیده‌اند و گاهی پیش آمده برخی از پروژه هایمان با شکست مواجه شوند. گاهی اوقات این شکست‌ها، هزینه های سنگینی به همراه داشته و یا در برخی موارد اعتبار سازمانمان را به خطر انداخته‌اند. اما همه به این موضوع واقف هستیم که در پس هر شکستی، درس و تجربه‌ای ارزشمند نهفته است که می‌تواند راهنمای ما در پروژه‌های آینده‌مان باشد.

طبق گزارشات منتشر شده در برخی صنایع، تعداد پروژه‌های شکست‌ خورده از پروژه‌های موفق هم بیشتر است. مثلا براساس آمار موجود در حوزه‌ فناوری اطلاعات، 68 درصد از پروژه‌های تعریف ‌شده در این حوزه شکست می‌خورند. البته تمام این شکست‌ها برابر با نابودی مالی و ورشکستگی نیستند و همین که پروژه نتواند براساس بودجه و زمان ‌بندی تعیین ‌شده اجرا شود یا در نیمه‌ کار رها شود، یعنی در واقع شکست خورده است.

در این مقاله گذری کوتاه به دنیای مدیریت پروژه خواهیم داشت و این موضوع که چطور از دل شکست ها می توانیم موفقیت های آینده را رقم بزنیم را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

اهمیت مدیریت پروژه

دانش مدیریت پروژه و استانداردهای آن بوجود آمده اند تا به سازمان ها کمک کنند با بهره‌گیری از بهترین شیوه‌ها و تکنیک‌ها از طریق فرایندهای برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل فعالیت‌ها در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت، اهداف خود را به صورت کارآمد و موثرتری تحقق بخشند. در واقع می‌توان گفت اهمیت مدیریت پروژه در دنیای امروز به دلیل “تحقق اهداف استراتژیک”، “کارایی و اثربخشی”، “مدیریت منابع”، “مدیریت و کنترل ریسک“، “ارتباطات موثر“، “بالابردن کیفیت”، “مدیریت زمان و تعهد به زمان بندی” و در نهایت “افزایش رضایت مشتری یا کارفرما” می باشد.

در واقع ما با داشتن دانش مدیریت پروژه می توانیم با علل شکست آنها مقابله کرده و پیش از وقوع، برای آنها برنامه ریزی کرده و راهکارهای عملی در نظر بگیریم.

علل شکست پروژه‌ها

بسیاری از ما در طول مدت کاری خود در پروژه های کوچک و بزرگی نقش داشته ایم. در اینصورت به این موضوع آگاهی داریم که هیچگاه 100% پروژه ها موفق نبوده و به دلایل مختلف با شکست مواجه می شوند و گاهی کنترل برخی از آن‌ها (مثل نبود استراتژی سازمانی یا تصمیم مدیران بالادستی برای تغییر تمرکز سازمان و هزینه‌ کرد منابع) از محدوده‌ اختیارات ما به عنوان مدیر پروژه خارج است. اما مواردی که در ادامه به آن‌ ها اشاره خواهد شد، تا حد زیادی قابل کنترل هستند و توجه به آن ‌ها می‌تواند تا حد خوبی جلوی شکست پروژه‌ ها را بگیرد.

در زیر نتیجه گزارشات چند منبع معتبر را بررسی میکنیم:

• گزارشی از مطالعات موسسه PMI (Project Management Institute):

طبق گزارش “Pulse of the Profession” که توسط موسسه مدیریت پروژه امریکا (PMI) منتشر شده است تقریبا 14% پروژه ها به دلیل عدم تحقق اهداف استراتژیک و ارزش های کسب و کار با شکست مواجه می شوند.

• گزارش CHAOS از Standish Group:

گزارش CHAOS، که یکی از معتبرترین منابع در زمینه موفقیت و شکست پروژه‌های فناوری اطلاعات است، به طور منظم توسط Standish Group منتشر می‌شود. بر اساس گزارش‌های اخیر:

• حدود 31٪ از پروژه‌های فناوری اطلاعات به عنوان پروژه‌های موفق در نظر گرفته می‌شوند، یعنی در زمان بندی مناسب، بودجه تعیین شده و با تحویل تمام ویژگی‌های مورد انتظار.
• حدود 50٪ از پروژه‌ها به عنوان پروژه‌های “چالش‌برانگیز” دسته‌بندی می‌شوند، به این معنی که آنها به موقع یا طبق بودجه تعیین شده تکمیل نمی‌شوند یا به طور کامل ویژگی‌های مورد انتظار را تحویل نمی‌دهند.
• حدود 19٪ از پروژه‌ها به طور کامل شکست می‌خورند و یا قبل از پایان، لغو می‌شوند.

گزارش KPMG:

مطالعات KPMG نشان می دهند حدود 70% از پروژه های فناوری اطلاعات نتوانسته اند به اهداف تعیین شده خود دست یابند.

بیشتر پروژه ها با مشکلاتی مانند بودجه بندی نادرست، مدیریت ناکارآمد ریسک و تغییرات مکرر در محدوده پروژه مواجه شدند که این موارد منجر به شکست آنها شده است.

• گزارش PricewaterhouseCoopers (PwC):

مطالعه‌ای که توسط PwC انجام شده است نشان می‌دهد که:

تنها 2.5٪ از شرکت‌ها قادر به تکمیل 100٪ پروژه‌های خود موفقیت‌آمیز هستند. بسیاری از پروژه‌ها به دلیل عدم تطابق با انتظارات مشتریان، کمبود منابع و مشکلات ارتباطی به شکست می‌انجامند.

سه دلیل اصلی شکست پروژه ها و راهکارهای آنها:

• برنامه ریزی نامناسب:

شکست در برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی برای شکست است. پروژه‌ های ناموفق معمولا یا برنامه ندارند و یا برنامه‌ هایی دارند که هیچ یک از اعضای تیم، برای چند هفته (یا حتی بیش‌تر) نگاهی به آن‌ها نینداخته است. عوامل موثر در پر وژه همواره در حال تغییر هستند و اگر برنامه‌ پروژه و نحوه‌ برخورد با این تغییرات کاملا روشن و تعریف ‌شده نباشد، افراد درگیر در پروژه سردرگم خواهند بود و روند اجرایی به خطر خواهد افتاد.

برنامه ‌ریزی ضعیف نمودهای زیادی در پروژه ‌ها پیدا می‌کند. از جمله:

• کارها و وظایفی که به آن ‌ها اشاره نشده و در برنامه ‌ریزی تعریف نشده ‌اند.
• کارهایی که کامل انجام نشده ‌اند، اما انجام ‌شده تلقی و ثبت می ‌شوند.
• کارهایی که به عنوان شروع ‌نشده ثبت شده ‌اند، در حالی که بخشی از آن‌ ها انجام شده است.
• منابعی که اشتباه تخصیص داده شده ‌اند و افرادی که نمی ‌دانند باید با آن‌ ها چه کنند.

اگر ندانید در پروژه چه می‌ گذرد و اگر نتوانید وضعیت پروژه را برای تمام اعضای تیم‌ روشن و شفاف کنید، احتمال شکست پروژه به شدت بالا می‌رود.

چطور جلوی برنامه‌ریزی ضعیف را بگیریم؟

توصیه‌ این است که از یک نرم ‌افزار مدیریت پروژه کمک بگیرید و از تمام اعضای تیم پروژه بخواهید که وضعیت فعالیت ‌ها و وظایف را در آن به روز نگه دارند. در حال حاضر نرم افزارهای داخلی و خارجی متنوعی برای مدیریت انواع پروژه ها (اعم از اجایل و سنتی) وجود دارد که بسته به نوع پروژه و رویکرد آن، استراتژی سازمان و … می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. نکته ای که بیشتر از نوع نرم افزار اهمیت دارد، مقید بودن به بررسی روزانه و به روز رسانی مداوم برنامه پروژه در این نرم افزارهاست.

• مدیریت ریسک نامناسب:

براساس استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، وظیفه مدیریت ریسک پروژه ها با مدیر پروژه است. با این حال، بسیاری از مدیران پروژه تنها به شناسایی ریسک ‌ها و ثبت آن‌ ها در یک گزارش کلی در ابتدای پروژه اکتفا می‌ کنند و صرفا با امید به عدم وقوع اتفاقات بد و پیش‌بینی ‌نشده، به اجرای پروژه می ‌پردازند که اینکار گاهی اوقات عواقب بسیار جدی (اعم از افزایش هزینه، زمان، منابع و …) خواهد داشت.

به عنوان مدیر پروژه باید به صورت مستمر، ریسک ‌های شناسایی‌ شده را مدیریت و کنترل کنید و در عین حال، همیشه آماده‌ شناسایی ریسک‌ های جدید و پیش‌بینی‌ نشده باشید. اگر این فرآیند به شکلی مناسب اجرا نشود، احتمالا به مشکلاتی بر خواهید خورد که از قبل راه حلی برای آن‌ها در نظر نگرفته ‌اید و منابع لازم برای مقابله یا آن ها را نیز در نظر نگرفته اید.

چطور فرآیند مدیریت ریسک پروژه را درست اجرا کنیم؟

پس از تهیه‌ لیست اولیه‌ ریسک ‌ها (Risk Register) و نحوه‌ی کنترل و پاسخ به هریک از آن‌ها (Risk Response)، در بازه های مشخص و تعیین شده از قبل، زمان خاصی را به بررسی و به روزرسانی این لیست اختصاص دهید. در جلسات گروهی، کارهایی که برای مدیریت ریسک در بخش‌های مختلف پروژه انجام می‌شوند را بررسی کنید و اعضای تیم را نیز در جریان قرار دهید. کنترل و نظارت مستمر بر برنامه مدیریت ریسک، می تواند از عواقب بروز اتفاقات ناخوشایند جلوگیری کند.

• نبود منابع کافی:

اگر پروژه‌ شما دچار کمبود نیروی انسانی، منابع مالی و تجهیزات باشد، احتمال این‌ که نتوانید آن را درست و به موقع تحویل دهید بسیار بالا می ‌رود. اگر در حین اجرای پروژه به این وضعیت دچار شدید، با حامیان مالی پروژه (Project Sponsors) ارتباط بگیرید و وضعیت را برای آن‌ها شرح دهید. همچنین اگر پیش از اجرا می ‌دانید که منابع لازم را در طول پروژه نخواهید داشت، بهتر است کار را شروع نکنید، چون پروژه بدون تامین منابع مورد نیاز در هر صورت محکوم به شکست است.

برای به دست آوردن منابع کافی چه کنیم؟

در مراحل اولیه‌ پروژه، الزامات اصلی و منابع مورد نیاز برای اجرای صحیح و به موقع آن را با اعضای تیم‌ مشخص کنید.

بررسی یک مطالعه موردی:

یکی از پروژه های شکست خورده در ایران که همه ما نام آن را شنیده ایم، پروژه “سد گتوند” است. این پروژه نمونه ای بارز از مشکلات متعدد در مدیریت پروژه و برنامه ریزی نادرست است که منجر به نتایج زیان بار مانند هزینه های بسیار زیاد، نارضایتی مردم منطقه و … هم شده است.

سد گتوند علیا، بزرگترین سد خاکی کشور و دومین سد بلند ایران بر روی رودخانه کارون در استان خوزستان احداث شده است. این سد به منظور تامین آب کشاورزی، کنترل سیلاب، تولید برق و تامین آب شرب در سال 1384 آغاز به ساخت شده و در سال 1390 به بهره‌برداری رسید.

از مهم ترین چالش های این پروژه می توان به مواردی از قبیل مکان یابی نامناسب، نادیده گرفتن هشدارهای کارشناسان، عدم مدیریت و کنترل کیفی مناسب، عدم بررسی تاثیرات زیست محیطی و اجتماعی، عدم مدیریت ذی اثران پروژه، هزینه های اقتصادی بالا و … اشاره کرد.

پس از شناسایی مشکلات بوجود آمده ناشی از عدم مدیریت صحیح پروژه، اقدامات اصلاحی نظیر مدیریت و کنترل کیفی آب، برنامه های جبرانی برای کشاورزان و … اجرا شده و منجر به بهره برداری نهایی پروژه شد.

درس آموخته های مهمی که از این پروژه نمونه می توانیم داشته باشیم:

1. اهمیت انجام تحلیل اولیه و امکان سنجی پروژه
2. توجه به مدیریت ذی اثران پروژه
3. اهمیت مدیریت ریسک پروژه
4. کنترل و نظارت دقیق و مستمر پروژه
5. اهمیت برقراری ارتباطات موثر

نتیجه پایانی:

شکست پروژه‌ها می تواند فرصت های بسیار مناسبی برای یادگیری و بهبود فرایندهای مدیریت پروژه برای ما ایجاد نماید. با بررسی درس آموخته های پروژه ها، تحلیل دلایل شکست پروژه های مشابه و آموختن از آنها، می توانیم بهبودهای قابل توجهی در پروژه هایمان ایجاد کرده و از وقوع مجدد این اشتباهات جلوگیری کنیم.