در هر حوزه ی تخصصی اصطلاحات و عبارت‌هایی وجود دارند که درک و مفهوم نزدیکی با یکدیگر دارند. بی‌شک یکی از مفاهیم اساسی جهت آشنایی با مدیریت پروژه (Project Management)، شناخت مفاهیم و تفاوت پروژه و طرح یا پروگرم (Program) می‌باشد.
در این مقاله از PMPiran با نگاه علمی در این موضوع پیش می‌رویم تا به درک درستی از مفاهیم پروژه و طرح برسیم.
آنچه در این مقاله درمورد تفاوت پروژه و طرح می‌خوانید
تعریف پروژه (project) در مدیریت پروژه چیست؟
طبق استاندارد PMBOK، بدین صورت است که پروژه (project) به مجموعه فعالیت‌های موقت به‌منظور دستیابی به محصول، خدمت و یا سرویس منحصربه‌فرد اطلاق می‌گردد. هر پروژه‌ای دارای تاریخ شروع و پایان مشخصی می‌باشد.
دراین‌بین مفهوم دیگری به نام “طرح” نیز خودنمایی می‌کند که ما در این مقاله سعی داریم با آن بیشتر آشنا شویم و به تفاوت پروژه و طرح در مدیریت پروژه بپردازیم.
اگر تمایل دارید درک عمیق‌تر و دقیق‌تری از پروژه و مدیر پروژه به دست بیاورید، مطلب پروژه چیست و مدیر پروژه کیست را نیز در کنار این مطلب مطالعه نمایید.
منظور از طرح چیست؟
قبل از بررسی تفاوت پروژه و طرح باید با مفهوم طرح در مدیریت پروژه آشنا شویم. به همین دلیل بهتر است با مثالی همراه ما باشید.
تصور کنید که در یک سازمان گروهی از پروژه‌ها و عملیات مرتبط به هم را داریم و نمی‌توانیم تک‌تک پروژه‌ها را به‌صورت انفرادی مدیریت کنیم و منفعت سازمان در صورتی رخ می‌دهد که با پروژه‌ها و عملیات مربوطه به‌صورت یکپارچه برخورد شود (Program Management). در این حالت به این مجموعه پروژه‌های مرتبط ” طرح یا طرح” گفته می‌شود.
به‌عبارت دیگر می‌توان طرح را اینطور تعریف نمود:
یک طرح به چندین پروژه اشاره دارد که به‌صورت یک بسته واحد مدیریت و تحویل داده می‌شوند.
بنابراین یک مدیر طرح ، وظیفه نظارت بر کلیه پروژه‌های متشکل از طرح را دارد تا اطمینان حاصل شود که به نتایج خود می‌رسد. شکل زیر نمایش ساده و شماتیک یک program را نشان می‌دهد.
تفاوت پروژه با طرح در مدیریت پروژه؟
برای روشن‌تر شدن موضوع، در مبحث زیر به تفاوت‌های بین یک پروژه و طرح می‌پردازیم.
1.ساختار (Structure)
اجزای یک پروژه مشخص و دقیق هستند. دامنه و اهداف یک پروژه (project) کاملاً مشخص است، درحالیکه این مورد در طرح (program) معمولاً کمتر مشخص هستند.
از آنجاکه یک طرح چندین پروژه را در برمی‌گیرد، تیم طرح تمایل به بزرگ‌تر شدن دارد زیرا در آن تیم مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه آن‌ها نیز حضور دارند.
2.تلاش (Effort)
یک پروژه نمایانگر یک تلاش واحد و متمرکز است.یک طرح مجموعه‌ای از پروژه‌ها است که همه پروژه‌ها یک مجموعه کار مرتبط را تشکیل می‌دهند. پروژه‌های مختلف مکمل یکدیگر هستند تا طرح را در دستیابی به اهداف کلی آن یاری دهند.
به‌احتمال زیاد پروژه‌های مختلف درون یک طرح با هم تداخل دارند، بنابراین مدیر طرح این هم‌پوشانی‌ها را ارزیابی می‌کند و برای اطمینان از پیشرفت روان طرح با مدیران پروژه مربوطه کار می‌کند.
3.طول (Length)
درحالیکه برخی از پروژه‌ها چندین سال به طول می‌انجامد اما غالباً انجام پروژه‌های معمولی خیلی طولانی نخواهد شد. اتمام طرح‌ها غالباً مدت‌زمان زیادی طول می‌کشد زیرا قصد دارند نتیجه بیشتری را ارائه دهند بنابراین معمول است که طرح ها به‌صورت فازها سازماندهی می‌شوند.
گرچه یک پروژه به‌خصوص نیز ممکن است طولانی شود و در چندین مرحله سازماندهی شود اما این اتفاق کمتر معمول است.
4.فواید (Benefits)
پروژه‌ها بر دستیابی به خروجی‌های ملموس متمرکز هستند، یعنی همان چیزی که با اتمام پروژه به دست می‌آورید. ولی طرح‌ها روی نتایج متمرکز هستند که اغلب ملموس نیستند.
مزایای ارائه شده توسط یک طرح به منافع جمعی پروژه‌های آن بستگی دارد. نمونه‌هایی از نتیجه یک طرح شامل یک تغییر فرهنگی یا سیاسی در داخل یک سازمان یا تغییر در نحوه عملکرد یک سازمان است.
تفاوت مدیریت پروژه و مدیریت طرح
آیا شیوه مدیریت پروژه (Project Management)، با مدیریت طرح (Program Management) متفاوت است؟
از بسیاری جهات، مدیریت پروژه و مدیریت طرح، مشابه به نظر می‌رسند. هر دو از طریق فرایندهای مدیریت نمونه کارها بر اساس این که یک یا چند طرح اصلی استراتژیک سازمان را پشتیبانی یا فعال می‌کنند، انتخاب می‌شوند.
در طول چرخه زندگی هر دو با نظارت و کنترل مداوم فرایندهای آغازین، طرحریزی، اجرا و خاتمه، مدیریت می‌شوند. علاوه بر این، هر دو فرایندهای مشترک مانند زمان، ریسک و مدیریت ارتباطات را اعمال می‌کنند.
بااین‌حال، مدیریت پروژه‌ها و طرح‌ها تم‌ها و تمرکزهای کاملاً متفاوتی دارند که پیامدهای عمده‌ای بر سبک مدیریت دارند:
یک پروژه موفق “به‌موقع و مطابق با بودجه” ارائه می‌شود. این در حالی است که یک طرح باید متمرکز بر مزایای کلی ایجاد شده، زمان بیشتر یا صرف هزینه بیشتر برای تحویل منافع بیشتر باشد تا نتیجه خوبی حاصل شود. با استفاده از برنامه‌ها، “ارزش” بیشتر از بودجه محرک است.
مدیران پروژه بر تولید بهینه اقلام قابل تحویل متمرکز هستند. مدیران طرح بر یکپارچه‌سازی محصولات قابل تحویل در عملیات سازمان متمرکز هستند تا حداکثر سود حاصل از استفاده از محصولات قابل تحویل را به دست آورند.
مدیریت سهام‌داران مسئله بسیار پیچیده و مهمی برای مدیران طرح است، زیرا بیشتر مزایای آن فقط در آینده قابل تحقق است. مدیران پروژه باید در چارچوب محدودتر کار کنند.
چارچوب مدیریت ریسک یک پروژه باید تا حد زیادی قابل‌تعریف باشد. مشخصات مدیریت ریسک یک طرح پایان باز است و به شدت تحت تأثیر عوامل خارجی است.
پیشنهاد مطالعه
اصول مدیریت پروژه و میزان اثربخشی آن در بهبود مدیریت پروژه
جمع‌بندی
همان طور که در متن اشاره شد به تفاوت پروژه و طرح در مدیریت پروژه پی بردیم. حال به طور خلاصه باید بدانید که طرح‌ها صرفاً پروژه‌های بزرگ نیستند، بلکه با آن‌ها متفاوت هستند!
در اصل تفاوت پروژه و طرح در تمرکز مدیریت است. مدیریت پروژه بر ایجاد یک محصول قابل تحویل با حداکثر کارایی ممکن متمرکز است، مدیریت طرح بر حداکثر رساندن منافع حاصل از سازمان متمرکز است.
تفاوت اصلی بین یک پروژه و یک طرح از کار را می‌توان به شرح زیر توصیف کرد:
پروژه‌ها شامل تحویل محصولی برای برآوردن نیازها و انتظارات ذی‌نفعان با حداقل تغییرات غیرضروری است. عنصر اصلی در مدیریت پروژه کارایی است. طرح‌ها(program) در مورد ارائه منافع به سازمان در محدودیت‌های مشخص شده و همسو با اهداف استراتژیک آن است.
تغییر عناصر درون یک طرح برای به حداکثر رساندن مزایای واقعاً تحقق‌یافته و حفظ همسویی با تغییر اهداف استراتژیک ضروری است. تمرکز اصلی مدیریت طرحدر ارائه ارزش، همکاری هماهنگ با عناصر عملیاتی و استراتژیک سازمان است.
دیدگاهتان را بنویسید