دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک دپارتمان یا گروهی از افراد است که وظیفه‌ی تعریف و برقرار کردن استانداردهای مربوط به مدیریت پروژه را در سازمان بر عهده دارد. علاوه بر این، دفتر مدیریت پروژه مسئولیت اجرای مناسب و موفقیت پروژه‌های تحت نظارت خود را نیز بر عهده دارد و معمولا نرم‌افزارهای مورد استفاده‌ی تیم‌ها برای مدیریت پروژه‌ها را نیز تعیین می‌کند.
وجود چنین ساختاری در سازمان می‌تواند مزایای مختلفی داشته باشد اما استفاده از آن در بسیاری از سازمان‌ها -به خصوص سازمان‌های کوچک‌تر- هنوز جا نیفتاده است. در ادامه از مزایای وجود دفتر مدیریت پروژه صحبت خواهیم کرد.
- تعریف و پیاده‌سازی پیوسته‌ی فرآیندها و سیستم‌ها
تعریف و پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرآیندهای یک‌پارچه و هماهنگ در سازمان، یکی از مهم‌ترین تاثیرات دفتر مدیریت پروژه است.
یک سازمان می‌تواند به دلایل مختلفی مثل محصول خوب، نیروی فروش کارآمد، نوآوری‌های خاص و… به موفقیت و رشد سریع دست پیدا کند. اما این رشد سریع، دردسرهای خاص خودش را هم دارد. در چنین وضعیتی، مدیران سازمان وارد یک فضای ذهنی خاص می‌شوند که به آن‌ها می‌گوید “هر تصمیمی که باعث رشد بیشتر شود، درست است”. ممکن است این نوع نگاه در کوتاه‌مدت جواب دهد اما در بلندمدت باعث به وجود آمدن ناهماهنگی‌های بسیاری در بخش‌های مختلف سازمان خواهد شد.
وقتی سازمان به این نقطه برسد، وجود یک نهاد درون‌سازمانی بی‌طرف مثل دفتر مدیریت پروژه می‌تواند کمک بسیار بزرگی برای مدیران و کارکنان سازمان باشد و فرآیندهای موثر را حفظ کند، فرآیندهای نابه‌جا را از میان بردارد و فاصله‌ی بین فرآیندها را با روش‌های مناسب پر کند.
- منبعی بی‌طرف درمورد واقعیت پروژه‌ها
اگر دفتر مدیریت پروژه به درستی بنا نهاده شود، به جز مدیران پروژه و احتمالا چند تحلیل‌گر آماری کسب‌وکار برای دریافت گزارش‌های مختلف، با افراد و منابع دیگر سازمان به شکلی مستقیم درگیر نخواهد بود و همین باعث می‌شود که موقع هنگام تحلیل پروژه‌ها، دلیلی برای مخفی کردن واقعیت‌ها نداشته باشد. اگر یک دپارتمان داخلی مسئول پروژه‌های خودش باشد، ممکن است هنگام ارائه‌ی گزارش به مدیران سازمان بخواهد وضعیت پروژه را بهتر از آن‌چه که هست نشان دهد.
منظور از این حالت، دروغ گفتن عمدی افراد نیست. کسانی که مستقیما در تصمیمات و اجرای یک پروژه درگیر هستند، تفسیر خاص خودشان را از واقعیت‌ها دارند و براساس همین تفسیر و دیدی که بی‌طرفانه نیست درمورد پروژه صحبت می‌کنند.
دفتر مدیریت پروژه جلوی پیامدهای منفی ناشی از چنین اتفاقی را می‌گیرد.
- دید اقتصادی با مقیاسی بزرگ
دفتر مدیریت پروژه به دلیل دید وسیع و کلی‌اش نسبت به سازمان، جلوی وقوع تلاش‌های یکسان و پروژه‌های مشابه را می‌گیرد و با این کار از هدررفت منابع جلوگیری می‌کند. ممکن است یک مشکل مشابه در بخش‌های مختلف سازمان وجود داشته باشد و هر دپارتمان برای یافتن راه حل مشکل خودش تلاش کند؛ بی آن‌که از تلاش مشابه دپارتمان دیگر باخبر باشد.
دفتر مدیریت پروژه با هماهنگ کردن بخش‌های مختلف سازمان، از حل شدن مشکلات مشابه با یک تلاش اطمینان حاصل می‌کند و باعث مصرف بهینه‌ی منابع سازمان می‌شود.
جمع‌بندی
مواردی که عنوان شد تنها بخشی از مزایای دفتر مدیریت پروژه برای سازمان‌ها هستند. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند تاثیر به سزایی در بهینه شدن استفاده از منابع و حرکت سازمان در مسیر درست داشته باشد. در صورتی که شما هم در سازمان خود، حل مسائل را در استقرار یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) یا بهبود آن می بینید، از مشاوره مدیران حرفه ای پروژه با سابقه PMPiran استفاده کنید.
مقاله مرتبط: چهار چالش دفتر مدیریت پروژه (PMO) و یک حلقه مفقوده، که باید بشناسیم
دیدگاهتان را بنویسید