دفترهای مدیریت پروژه با هر سطح مختلف از نظارت و کنترلی که بر پروژه‌های سازمان دارند، با چالش‌های متنوعی مواجه هستند. چالش‌هایی درونی و بیرونی که از طرف سازمان و پروژه‌ها، به دفتر مدیریت پروژه وارد میشود و یک دفتر مدیریت پروژه کارآمد باید بتواند آنها را مدیریت کند.
دفتر مدیریت پروژه، به عنوان یک مرکز مدیریتی که وظیفه استاندارد سازی فرآیندها و تسهیل تخصیص منابع، ابزارها و تکنیک‌ها را بر عهده دارد، با چهار چالش رایج مواجه است که عبارت‌اند از:
- چالش یک: به عنوان هزینه سربار در نظر گرفته میشود
دفترهای مدیریت پروژه که جایگاه ریشه داری در سازمان‌ها ندارند، توسط بسیاری از افراد، به عنوان یک بخش اضافی تلقی میشود. مدیران و کارشناسان پروژه گمان می‌کنند می‌توانند از پس کارها بر‌آیند و مدیران عملیاتی نیز آنها را صرفا یک بخش اضافی در پیشبرد کارها می‌بینند.
- چالش دو: مقاومت سازمانی
یکی از ویژگی های اساسی هرفرد و جامعه انسانی، مقاومت در برابر تغییر است. تغییر در فرایندها می‌تواند باعث برانگیختن اضطراب مدیران عملیاتی و مدیران پروژه شود و همچنین باعث مقاومت آنها در برابر تغییرات اعمالی از طرف دفتر شود.
در تئوری، مدیران و کارشناسان پروژه، مدیران عملیاتی و دفتر مدیریت پروژه (PMO) وظیفه تحقق ارزش در پروژه‌ها و سازمان را برعهده دارند. اما در عمل، این ها می‌توانند در مقابل یکدیگر قرار بگیرند و یکی از مهترین چالش‌های دفاتر مدیریت پروژه را رقم بزند.
- چالش سه: ارائه و اثبات وجود مزایای دفتر مدیریت پروژه
ارائه و اثبات مزایای فعالیت‌های مدیریتی همیشه از چالش‌های بخش‌ها و افرادی است، که این وظایف را برعهده دارند. در حقیقت زمانی اهمیت فعالیت‌های مدیریتی مشخص میشود، که غیر فعال شوند؛ آن موقع است که به طور واضح، مزایای دفتر مدیریت پروژه برای هر سازمان اثبات میشود.
- چالش چهار: وجود مدیران پروژه ضعیف
مدیران پروژه ضعیف به دو صورت به دفاتر مدیریت پروژه ضربه می‌زنند: اول با عدم انجام صحیح کارها و دوما با عدم ارائه گزارش‌های مفید به دفتر مدیریت پروژه.
دفتر مدیریت پروژه بیشترین اطلاعات خود از پروژه ها را، از مدیران پروژه دریافت می‌کند؛ اطلاعاتی که مبنای تغییر فرآیندها و دیگر افدامات دفتر مدیریت پروژه قرار می‌گیرد. در صورتی که مدیران پروژه ضعیف، مسئولیت پروژه‌ها را عهده‌دار شوند، دفترهای مدیریت پروژه کارایی خود را تا حدی از دست می‌دهند.
حلقه مفقوده دفترهای مدیریت پروژه چیست؟
مهمترین عامل ایجاد تمامی چالش‌های مطرح شده، عدم ایجاد ارتباط موفق میان دفتر مدیریت پروژه و دیگر بخش‌های سازمان است. بزرگترین قدمی که برای حل هر کدام از این چالش‌ها باید بردارید، ایجاد ارتباط و گرفتن مشارکت مدیران پروژه و مدیران عملیاتی هنگام برنامه ریزی برای پروژه هاست. جیم هودان در کتاب هنر مشارکت آفرینی، مهمترین عامل شکست برنامه‌ها و استراتژی‌های هر سازمانی را فاصله عمیق ایجاد شده میان مدیران و کارکنان شرکت می‌داند. دفتر مدیریت پروژه، به عنوان یک بخش برای اجرای استراتژی‌های سازمانی و مدیریت طرح‌های هر سازمان، باید این فاصله را با مشارکت مدیران عملیاتی و مدیران پروژه از میان ببرد. شاید شما بتوانید تنها با جلسات ماهانه، مشارکت خوبی را در سازمان خود ایجاد کنید و یا با جلسات خصوصی با هر کدام از مدیران. مدیران پروژه و عملیاتی نیز که خود را موثر در برنامه‌ریزی های کلان سازمان می‌بینند، دفتر مدیریت پروژه را به عنوان یک بخش موثر در سازمان قبول می کنند و با آن همکاری خواهند کرد.
حال با شناخت مهمترین چالش‌ها و حلقه مفقوده در دفترهای مدیریت پروژه، می‌توانید قدم‌های موثرتری برای بهبود دفتر سازمان خود بردارید.
علاوه بر موارد مطرح شده، در نظر داشته باشید دفتر مدیریت پروژه در ساختار سازمان‌های ایرانی، بخشی نابالغ است و شما برای استقرار و بهبود آن، بهتر است از افرادی استفاده کنید که از دانش و تجربه کافی برخوردار هستند.
همچنین برای حل مسائل دفتر مدیریت پروژه، شرکت PMPiran با سال‌ها تجربه‌ی استقرار، مشاوره و آموزش دانش مرتبط با دفتر مدیریت پروژه (PMO)، شاید همان چیزی باشد که شما به آن نیاز دارید.
[su_divider top=”no” style=”dotted” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”1″ margin=”10″][su_divider top=”no” divider_color=”#98bae9″ link_color=”#2c65d1″ size=”1″ margin=”10″][su_divider][/su_divider]
