اگر می‌خواهید بدانید چگونه از قانون پارکینسون (Parkinson’s law) به نفع خود و مدیریت زمان بهتر بهره ببرید، مطلب درستی را برای مطالعه انتخاب کرده‌اید!
زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که برایش زمان در نظر گرفته‌ایم طول می‌کشد… این خلاصه آن چیزی است که قانون پارکینسون یا اصل پارکینسون می‌گوید.
اگر به مبحث بهره‌وری و مدیریت زمان علاقه مندید قاعدتا با “اصل پارکینسون” آشنا هستید. پاركینسون، نامِ یك قانون مهم در روانشناسی و مدیریت است.
قانون پارکینسون در سال 1985 توسط سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) نویسنده و مورخ انگلیسی مطرح شد.
پارکینسون در مقاله‌ای اشاره می‌کند که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه 5 تا 7 درصد افزایش پیدا می‌کند بدون آینکه میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند.
Cyril Northcote Parkinson
بهتر است بدانید بین قانون پارکینسون و بیماری پارکینسون هیچ ارتباطی وجود ندارد، اگر چه هر دوی این‌ها به افتخار کاشفانشان نام گذاری شده‌اند.
آنچه درمورد قانون پارکینسون می‌خوانید
قانون پارکینسون چیست؟
زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته‌ایم طول می‌کشد… این خلاصه تمام آن چیزی است که قانون پارکینسون می‌گوید. به عبارت دیگر، اگر زمان بیشتری برای تکمیل یک کار در اختیار فردی قرار دهید، تکمیل آن کار بیشتر طول می کشد. قانون پارکینسون اغلب توصیف می‌کند که چگونه افراد و سازمان‌ها در طول زمان، با وجود افزایش حجم کار و محدودیت‌های زمانی کمتر کارآمدتر می‌شوند. مفهوم قانون پارکینسون اهمیت تعیین ضرب‌الاجل‌های واقعی و مدیریت موثر زمان را برای حفظ بهره‌وری و کارایی برجسته می‌کند.
معمولا افراد تمایل دارند كاری كه به آنها محول شده را تا انتهای تاریخی كه از قبل برای انجام آن تعیین شده، به تعویق بیندازند.
این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته جهت انجام یک فعالیت 2 روزه زمان اختصاص بدهید پیچیدگی و سختی این فعالیت (از لحاظ روانی) به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می‌یابد. اگرچه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده به جز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود.
بنابر این با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت، هم زمان بیشتری به دست می‌آوریم هم از لحاظ روانی پیچیدگی‌ها و دشواری‌ها و استرس‌های ناشی از آن را می‌کاهیم.
شما از آن دسته افرادی هستید که شب امتحان راحت می‌خوابند؟
درستی قانون پارکینسون را شاید همه ما در زمان دانشجویی دیده باشیم؛ شما با سندرم دانشجو Student Syndrome آشنا هستید؟
سندرم دانشجو پدیده‌ای است که در آن دانشجو یا فردی، مطالعه یا کار روی یک چیز را تا آخرین لحظه به تعویق می‌اندازد که اغلب منجر به عملکرد ضعیف یا استرس میشود. این حس اغلب به دلیل به تعویق انداختن، بی انگیزگی یا احساس غرق شدن در اثر حجم کاری که باید انجام شود، ایجاد میشود. همچنین در مدیریت پروژه نیز به وفور می‌توان مثال‌هایی عنوان کرد.
کار را به تعویق بیاندازیم تا وقتی که دیگر نشود این کار را کرد!
به تعویق انداختن کارها یا فعالیت‌ها (Procrastination)، اغلب علی‌رغم آگاهی از آن است که انجام ندادن این کار احتمالاً منجر به عواقب منفی میشود. این یک مشکل رایج است که افراد را در هر سن و زمینه‌ای تحت تاثیر قرار می‌دهد و می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر زندگی شخصی و حرفه‌ای داشته باشد. برخی از دلایل به تعویق انداختن کار عبارتند از فقدان انگیزه، ترس از شکست، تمایل به تمرکز بر پاداش‌های کوتاه‌مدت به جای تمرکز بر اهداف بلندمدت، و احساس وجود کار در دست انجام بیش از حد.
اصل پارکینسون جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت‌ها نیست!
در مقاله‌ای راجع به قانون پارکینسون، نوشته شده بود که اگر نظارت دقیقی بر روی کار وجود داشت می‌شد به فعالیتی که 1 دقیقه طول می‌کشد 1 دقیقه وقت اختصاص داد و آن کار آنقدر ساده می‌شد که 1 دقیقه‌ای به انجام می‌رسید!
ولی فراموش نکنیم قانون پارکینسون دقیقا همان مشاهدات و نظارت است، نه جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت‌ها!
ابتلا به قانون پارکینسون به این دلیل است که آدم‌ها زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های خود پیشبینی می‌کنند، گاهی به این دلیل که می‌خواهند با اضافه کردن “بافر” (Buffer) به زمان پیشبینی شده خیال خود را راحت کنند… و گاهی نیز به دلیل باور نادرست خود از میزان زمانی است که ممکن است یک فعالیت طول بکشد.
اثر بخشی قانون پارکینسون را فقط زمانی می‌توان باور کرد که این اصل را بر روی فعالیت‌های روزمره پیاده کنیم و با آزمایش آن بر روی کارهای خود ببینیم چقدر راحت می‌توان فعالیت‌ها را با سرعت بالاتر و در زمان کوتاه تری انجام داد…
آیا زمان بیشتر نشانه کار بیشتر است؟ قانون پارکینسون این را نمی‌گوید!
خیلی از کارمندان و کارکنان به قانونی نانوشته اعتقاد دارند… “بیشتر و سخت تر کار کن و کمتر فکر کن و خلاقیت به خرج بده!” این باور به زمانی بر می‌گردد که این احساس وجود داشت که هر چقدر کاری بیشتر طول بکشد لابد زحمت بیشتری برای آن کشیده شده و از کیفیت بالاتری نیز برخوردار است!
حتی گاهی سختی یک کار با میزان زمانی که طول می‌کشد ارتباط مستقیم دارد! ولی در دنیای امروز و با پیشرفت روزانه تکنولوژی و وجود انواع وسایل ارتباط جمعی مدرن، خوشبختانه زمان انجام فعالیت‌ها کاهش پیدا کرده است اما بعضی نمی‌دانند با این زمان اضافی به دست آمده چه باید بکنند!
از سوی دیگر انجام زودتر از موعد یك فعالیت معمولا پاداشی به همراه نداشته و ممكن است باعث شود تا مسئولیت دیگری به فرد داده شود. بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است، زیرا فشار كاری كمتری به او وارد میشود.
چگونه از اصل پارکینسون تحولی در زندگی ایجاد کنیم؟!
بگذارید نگاهی بیندازیم به راه‌هایی که می‌توانیم این اصل (قانون پارکینسون) را در زندگی خود بکار ببریم:
نگاهی به لیست کارهای روزمره خود بکنیم: چه برای خود کار می‌کنیم و چه در جایی مشغول به کار هستیم، از آنجایی که عادت داریم خود را در تمام روز مشغول کنیم و یا مشغول “نشان” بدهیم، واقع‌بینانه تاکنون چقدر از کارها را برای خود “کش” داده‌ایم! با اصلاح این زمان‌ها از وقت‌های اضافی خود بهره بیشتری خواهیم برد.
با اجرای استراتژی های زیر می‌توانید از قانون پارکینسون برای بهبود بهره‌وری شخصی و مهارت‌های مدیریت زمان خود استفاده کنید:
ضرب‌الاجل‌های واضح و واقعی تعیین کنید: ضرب‌الاجل‌هایی را تعیین کنید که چالش برانگیز اما قابل دستیابی هستند و به آنها پایبند باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را اولویت بندی کنید و از به تعویق انداختن آن جلوگیری کنید.
عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید: عوامل حواس پرتی را حذف کنید و یک محیط کاری متمرکز ایجاد کنید تا بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.
تمرکز بر کارهای ضروری: مهمترین کارهایی را که باید انجام شوند شناسایی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. این کار به شما کمک می کند تا از اتلاف وقت برای کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید و از قانون پارکینسون بهتر استفاده کنید.
از تکنیک پومودورو (Pomodoro technique) استفاده کنید: کار خود را به فواصل کوتاهتر 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین آن یک استراحت پنج دقیقه‌ای بگذارید. این امر می‌تواند به شما در حفظ تمرکز و جلوگیری از فرسودگی کمک کند.
اجتناب از انجام چند کارموازی: تمرکز روی یک کار در یک زمان می تواند سازنده‌تر از تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان باشد.
وظایف را محول کنید: اگر کار زیادی دارید، بخشی از آن را به دیگران محول کنید تا بار کاری شما کاهش یابد.
زمانی را که صرف کارها میکنید محدود کنید (Time Box): برای هر کار یک تایمر تنظیم کنید و تلاش کنید تا آن را در آن محدوده زمانی کامل کنید.
با استفاده از قانون پارکینسون و اجرای این استراتژی‌ها می‌توانید بهره‌وری بیشتری داشته باشید، زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید و به اهداف خود برسید.
زمان را به مبارزه بطلبید!
لیستی از کارهای روزمره خود درست کنید (To Do List) و بر اساس زمان انجام آنها تقسیمشان کنید. حالا به هر کدام نصف زمانی که برایشان در نظر گرفته‌اید را تخصیص دهید و سعی کنید به قواعد زمانی انجام آنها پایبند باشید. مانند هر ضرب‌الاجل دیگری! (Deadline)
باید این باور “کار و زحمت بیشتر، به جای کار آگاهانه و چابک تر” را که به خود تلقین کرده‌ایم عوض کنیم، بنابراین باید سعی کنیم به ضرب‌الاجل‌هایی که برای کارها در نظر می‌گیریم پایبند باشیم همانطور که به زمان‌های تعیین شده از سوی مدیر و یا مشتری خود پایبندیم.
برای به کارگیری بهتر قانون پارکینسون، بیایید به حس رقابت جویی غریزی و انسانی خود رجوع کنیم، همان حسی که شرکت‌های بازی‌ساز و کمپانی‌های بزرگ ورزشی را می‌گرداند!
با زمان همانند رقیب خود مبارزه کنید و سعی کنید بدون اینکه میانبر بزنید و از کار و کیفیت آن بکاهید به زمان مورد نظر برای رسیدن به آن هدف دست پیدا کنید! اگر زمان‌های تعیین شده خودتان را خیلی جدی نمی‌گیرید این روش می‌تواند به شما انگیزه بیشتری بدهد.
ارزیابی زمان فعالیت‌ها بر اساس اصل پارکینسون
در ابتدا این روش می‌تواند برای شما مشخص کند که چقدر تخمین‌هایی که برای فعالیت‌های خود در نظر می‌گیرید دقیق هستند. ممکن است بعضی از فعالیت‌ها درست و دقیق تخمین زده شده باشند، و بعضی هم زمان “زیادی” جهت اتلاف وقت داشته باشند.
آن دسته از فعالیت‌هایی که با نصف کردن زمانشان نتوانستیم سر وقت انجامشان دهیم، دوباره اما این بار با تخصیص دادن زمان بیشتری امتحان می‌کنیم. ممکن است زمان بهینه‌ای در این بین (تخمین اولیه و تخمین نصف آن) وجود داشته باشد، سریع به زمان تخمینی ابتدایی خود برنگردیم.
پیشنهاد مطالعه
راهنمای جامع و اصولی انواع تکنیک تخمین زدن
اگر برای این بخش از به کارگیری قانون پارکینسون با کامپیوتر، تقویم های دیجیتالی و … کار میکنید می‌تواند به اجرای این روش به شما کمک بسیاری بکند، چراکه در یک لحظه قادرید ببینید چقدر زمان گذشته و چقدر زمان برای انجام کارها باقی مانده است و شما را از انجام دستی و ذهنی اینگونه محاسبات جمع و تفریقی! خلاص می‌کند.
نرم‌افزارهای زیادی برای مدیریت زمان و استفاده بهتر قانون پارکینسون وجود دارند.
از شر حشرات موزی دنیای “بهره ور” و “توسعه یافته” خلاص شویم!
قدم دوم برای بهره وری و استفاده از اصل پارکینسون خود شامل چند گام است:
دنبال “وقت پرکن” های روز مره خود بگردید!
همان ایمیل چک کردن‌های روزمره و یا مرور اخبار داغی که هر روز چندین بار انجام می‌دهید و فکر میکنید 10 دقیقه یا 20 دقیقه از وقت شما را می‌گیرند!
این گونه “وقت پرکن”ها اصطلاحا حشرات موزی دنیای توسعه یافته امروزند! حشراتی که کاری به جز ایجاد مزاحمت در زندگی شما نمی‌کنند، و هر چقدر هم تلاش کنید (با دمپایی و سم پاشی!) به این راحتی از شر آنها خلاص نمی‌شوید!
شبکه‌های اجتماعی و اوقات فراغت!
به جای اینکه 20 تا 30 دقیقه از وقت روزانه خود را صرف خواندن ایمیل‌های روزانه کنید، به خود 5 دقیقه مهلت بدهید، ایمیل‌هایی که بیش از 1 دقیقه وقت نیاز دارند را باز نکنید! مشکل بسیاری از ما که گرفتار قانون پارکینسون می‌شویم، همین پیام‌ها و شبکه‌های اجتماعی است!
تا وقتی که لیست کارهای روزانه خود را تکمیل نکردید سراغ آنها نروید و وقت و انرژی بیشتری صرف خواندن و مطالعه آنها نکنید، بعد از آن اگر تمایل داشتید! می‌توانید تمام وقت اضافی خود را صرف چرخیدن در شبکه‌های اجتماعی و مشاهده ایمیل‌های خود بکنید! (که البته این کار برای پر کردن اوقات فراغت توصیه نمی‌شود!)
کارهای مهم را شناسایی کنید
این کار باعث میشود که تمرکز شما بر روی کارها و فعالیت‌های مهم‌تر باشد و این خود باعث می شود وقت بیشتری داشته باشید تا صرف بهبود و انجام کارهای با اولویت خود کنید.
مثلا اگر برای کار خود نیاز به چک کردن مداوم ایمیل دارید، ایمیل‌های مهم خود را اولویت بندی کنید و سعی کنید تا حد امکان ایمیل‌های بیهوده را پاک کنید. سعی کنید ایمیل‌های کاری خود را از ایمیل‌های تفریحی و تبلیغاتی خود جدا کنید.
شما می‌توانید با به کار بردن قانون پارکینسون زمان‌های انجام فعالیت‌های خود را تا حد امکان فشرده کنید بدون اینکه لطمه‌ای به نحوه انجام آنها وارد شود.
فقط توجه کنید که میان “حداقل زمان مورد نیاز جهت انجام یک فعالیت” و “با کمبود وقت مواجه شدن جهت انجام آن” تفاوت عمده‌ای وجود دارد. هدفی که باید به دنبال آن باشیم اجرای صحیح و بی نقص یک فعالیت در کوتاه ترین زمان ممکن است، نه اینکه کاری کنیم که کارمان را و یا حتی مشتری خود را از دست بدهیم! قانون پارکینسون این را نمی‌خواهد!
پیشنهاد مطالعه
گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت | نکات و تکنیک‌ها و نحوه رسم و استفاده
در انتها یک سوال مهم درمورد قانون پارکینسون
1- چه ارتباطی بین قانون پارکینسون و روش‌های مدیریت پروژه چابک وجود دارد؟
شیوه‌های چابک با استفاده از تکرار بازه‌های زمانی معین time-boxed iterations و اولویت‌بندی با ارزش‌ترین کارهایی که باید در هر تکرار انجام شوند، قانون پارکینسون را در نظر می‌گیرند. به عنوان مثال، در اسکرام، اسپرینت یک تکرار در زمانی معین و از قبل تعیین شده است که بین یک تا چهار هفته طول می‌کشد. در طول هر اسپرینت، تیم با اولویت بندی با ارزش ترین موارد کاری، بر ارائه یک محصول قابل استفاده، و اطمینان از تکمیل آنها در بازه زمانی اسپرینت تمرکز می کند.
علاوه بر این، روش‌های چابک برمبنای بازخورد منظم، بهبود مستمر و شفافیت بنا شده‌اند، که به تیم‌ها کمک می‌کند ناکارآمدی‌ها را سریعتر شناسایی و رسیدگی کرده و اطمینان حاصل کنند که از زمان خود به طور مؤثر استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، در جلسه بازنگری اسپرینت در اسکرام، تیم عملکرد خود را بررسی می‌کند و مسائلی مانند مدیریت زمان را برای بهبود، ، شناسایی می‌کند.
با استفاده از تکرار بازه‌های زمانی معین، اولویت دادن به کار و تشویق به تفکر منظم، تمرینات چابک به تیم‌ها کمک می‌کند بر مبنای قانون پارکینسون، زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند و ارزش‌های با اولویت بالاتر را هرچه سریعتر به مشتریان خود ارائه دهند.
دو ویدئو درمورد قانون پارکینسون
در انتها پیشنهاد میشود دو ویدئوی زیر را حتما مشاهده کنید.
دیدگاهتان را بنویسید