دوره آشنایی با دفتر مدیریت پروژه PMO

راه‌اندازی PMO تنها مربوط به نهایی‌کردن یک سری معیارها و شروع پیاده‌سازی کار نمی‌باشد. درست مانند اجرای پروژه، PMO به ارزیابی، تحلیل، مستندسازی و برنامه‌ریزی شروع کار نیاز دارد.

مزایای PMO چیست؟

پیشبرد پروژه و برنامه‌ریزی‌ها به صورت استاندارد مزایای بسیاری دارد. به عنوان نمونه، اگر افراد سازمان اغلب کارها را به یک روش انجام دهند، هزینه‌های سازمان کاهش می‌یابد.

زمانی که هر مدیر پروژه از روش خود برای مدیریت ریسک استفاده می‌کند، سازمان با زمان از دست‌رفته زیادی مواجه می‌شود. اگر به هر فرد یک الگو جهت مدیریت ریسک در یک پروژه داده شود، از هدر رفتن نیروی بسیار زیادی جلوگیری خواهد شد.

همچنین زمانی که راه و روش کاری مشترک وجود داشته باشد، مدیران و تیم آنها، کارها را با سرعت بیشتری پیش می‌برند.

انواع مختلف PMO :

• PMO واحد کسب و کار
• PMO پروژه
• PMO پشتیبان پروژه
• PMO سازمانی
• مرکز تعالی

6 قدم برای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه :

• قدم اول – ارزیابی کردن :

درک همه‌جانبه نیازمندی‌ها و اهداف برای تهیه PMO، کلید اصلی تهیه و راه‌اندازی PMO می‌باشد. وقتی صحبت از راه‌اندازی PMO می‌شود، ارزیابی‌کردن یک ضرورت محسوب می‌شود. باید موقعیت کنونی PMO سازمان را مورد بررسی قرار داده و به دنبال سناریوی مناسب جهت دستیابی به هدف مطلوب و مورد نظر سازمان باشید.

این قدم نواحی عملیاتی که توسط PMO نظارت و کنترل خواهد شد و همچنین خلاء بین کسب و کار و نیازهای PMO را مورد بررسی قرار خواهد داد.

• قدم دوم – لیست‌کردن نظریه‌ها :

زمانی که ارزیابی‌ موقعیت فعلی PMO سازمان انجام شد، قدم بعدی لیست‌کردن بادقت نظریه‌های مربوط به چگونگی پرکردن خلاء بین فرایندها، افراد یا سیستم‌ها و ترکیب آنها با یکدیگر می‌باشد. این نظریه‌ها می توانند شامل موارد زیر باشند :

• برای تصمیم‌گیری بهتر، مرور فازها را انجام دهید.
• مسیر پیشرفت پروژه‌تان را دنبال کنید و بر این اساس ریسک‌های پروژه را به مدیران پروژه بشناسانید.
• تضمین کیفیت را در پروژه ارائه کرده تا میزان تطابق آن با متدولوژی‌های تعیین شده برای مدیریت پروژه را بررسی کنید.
• مدیران جدید پروژه را در فرایندهای مختلف مدیریت پروژه و سیستم‌هایی که برای استانداردسازی موجود می‌باشند، آموزش و مشاوره داده و رهبری کنید.
• مشارکت و اطمینان از اینکه تمامی قدم‌های ضروری، جهت استفاده مجدد مستند شده باشند.

دائما با کارمندان سازمان در ارتباط باشید و از آن‌ها بازخورد بخواهید، در این صورت از ضعف و قوت‌های فرایندها و سیستم‌ها در حین اجرای پروژه آگاه خواهید شد.

• قدم سوم – طراحی برنامه اجرایی :

پس از گذراندن قدم‌های اول و دوم، زمان آن است که برنامه اجرایی را طراحی کنید تا کارتان شروع شود. با نظریه‌های تاکتیکی (تهیه شده در قدم دوم) شروع کرده و مانند پروژه، نیازمندی‌های زمان، هزینه و منابع را جهت توسعه برنامه اجرایی کنترل کنید.

• قدم چهارم – پیاده‌سازی برنامه اجرایی :

پس از انجام و تکمیل قدم‌های قبلی و با تلاش و کوشش بسیار، زمان پیاده‌سازی برنامه اجرایی طراحی شده در قدم سوم می‌رسد.

PMO به افراد در پروژه‌هایشان کمک می‌کند تا بتوانند با استانداردهای سازمان تطابق یابند.

• قدم پنجم – ارتباط برای به‌روز رسانی دائمی :

ارتباطات فاکتور جالب توجهی در زندگی ماست که اگر به طور موثر از آن استفاده شود، به راحتی جهت تبادل دانش و اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. در راستای راه‌اندازی و اعتبارسنجی PMO، ارتباطات جزئی مهم در موفقیت و پیاده‌سازی هدفمند به شمار می‌رود.

• قدم ششم – توقف، بررسی، اصلاح و تکرار مجدد :

بهبود دائمی بهترین روش جهت رشد و بلوغ پروژه در فرایندها و سیستم‌ها است. PMO شما ممکن است نظریه‌های کوتاه ویا بلند‌مدت داشته باشد که باید به طور دائم (اغلب به صورت سالانه) مورد بررسی قرار گرفته، تا بتوان برای آن‌ها برنامه‌ریزی کرد.

با هر بررسی، برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی که انجام می‌دهید، PMO و همچنین سازمان مدیریت دفتر پروژه در اجرای پروژه‌ها و برنامه‌ریزی‌های آن رشد خواهد کرد.