روشهای مدیریت پروژه چابک، با اونکه در نگاه اول ساده به نظر میرسن، در اجرا دارای جزئیات و پیچیدگیهای خاصی هستن که باعث میشه مهارت یافتن در آنها چالشبرانگیز باشه. هرچه بیشتر از این روشها استفاده کنید، لحظاتی که میگین ”آها، همینه!” بیشتر اتفاق میفته. هدف من از نوشتن این مقاله، اشتراکگذاری تجربیات و درسآموختههایی است که بهعنوان اسکرام مستر در یک پروژه نرمافزاری منحصربهفرد به دست آوردم و سعی دارم نکاتی رو بیان کنم که به شما در مدیریت پروژههای مشابه کمک کنه.
پیشنهاد مطالعه
اسکرام چیست؟ راهنمای جامع اسکرام + کاربردهای اسکرام
عناوین مقاله
از ایونت استارتاپی تا همکاری با آژانس فضایی اروپا
پاییز سال ۲۰۲۲، وقتی که مدت زیادی از خروج من از ایران نمیگذشت و به دنبال یک موقعیت کاری بودم، در یک ایونت تکنولوژی شرکت کردم. صحبتهای مدیرعامل یک شرکت نرمافزاری و پروژه جذابی که در حال انجامش بودند، من رو خیلی جذب کرد. ایده پروژه، توسعه یک نرمافزار واقعیت مجازی (Virtual Reality) برای آژانس فضایی اروپا (European Space Agency) به منظور آموزش فضانوردان پیش از اعزام به ایستگاه فضایی بینالمللی (International Space Station) بود. هدف اصلی پروژه، ایجاد بستری برای شبیهسازی حالت جاذبه صفر (Zero Gravity) و آشنایی با محیط ایستگاه فضایی برای فضانوردانی بود که در آینده نزدیک اعزام میشن، تا بتونن حداقل به صورت مجازی این شرایط رو تجربه کنن و در مواجهه با چالشهای این سفر راحتتر عمل کنن. اگه دوست دارین بیشتر در مورد این پروژه بدونین، این مقاله رو مطالعه کنین.
پس از پایان سخنرانیها، به سمت مدیرعامل شرکت رفتم و در مورد موقعیتهای شغلی شرکت پرسیدم. به دلیل تجربههای مختلف و آشنایی با چارچوبهای چابکی و کمی شانس (شرکت به دنبال یک اسکرام مستر جدید بود)، در این پروژه مشغول به کار شدم.
این پروژه هیجانانگیز از روز اول پر از اتفاق بود و درسهایی که در ادامه میخونین صرفاً جهت انتقال تجربهست و ترتیب خاصی نداره (آخری از همه مهمتره 😃) و البته که مثل هر مطلب تجربهمحور دیگهای، نیاز به بومیسازی در فضاهای مختلف داره.
توضیح بده، حمایت بگیر!
ماهیت پروژههای چابک تغییراته، مخصوصاً وقتی که با مشتری جلسه داری باید انتظار داشته باشی که کلی نیازمندی جدید درخواست بده و برنامههاتو کلاً زیر و رو کنه. این برای مدیر محصول یا اسکرام مستر تعریف شدهست، اما تیم، حتی اگر خیلی هم با این روشها کار کرده باشه، کلاً تغییرات رو دوست نداره، چون یه مدت زمانی طول میکشه که بتونه ذهنش رو از موضوع قبلی دور کنه و روی نیازمندی جدید تمرکز کنه.
یکی از بهترین راهها برای کم کردن این مقاومت، در جریان گذاشتن تیم از چرایی تغییرات و جزئیات مسیریه که طی شده تا به این تصمیم جدید برسیم. نقشه راه محصول، اولویتهایی که ممکنه تغییر کنه و سمت جدیدی که داریم میریم باید با تیم در میون گذاشته بشه که نظرشون رو بگیریم و در تصمیمسازی درگیرشون کنیم. نباید یادمون بره که تیم ما، اولین مشتری محصوله، پس اون هم باید کامل بدونه که چرا محصول داره تغییر میکنه که در کنار پروژه باشه و احساس اهمیت کنه. البته که در غیر این صورت هم احتمالاً، تیم تغییراتی که میخوایین رو اعمال میکنه، اما شاید دیگه دلش برای خروجی نتپه!
یک روز کاری 4 ساعته!
تقریباً تمام چارچوبهای چابکی، نیاز زیادی به هماهنگیهای روزانه و مستمر دارن و این جلسات که بعضیهاشون از پیش برنامهریزی شده هستن و بعضیهاشون هم در حین کار پیش میان، ظرفیت تیم رو برای انجام واقعی کار مال خودشون میکنن.اگر به این جلسات، زمانهای استراحت رو هم اضافه کنین، بهطور میانگین به عدد ۳ تا ۴ ساعت مفید در روز میرسین. این عددی که ما بهش رسیدیم نه تنها در این پروژه، بلکه تو پروژههای دیگه سازمان هم صدق میکرد.
به همین دلیل در جلسات برنامه ریزی اسپرینت، ما برای تخمین فعالیتها (که از واحدهای ساعت و روز استفاده میکردیم و نه استوری پوینت) هر روز رو ۴ ساعت در نظر میگرفتیم و اگر تیم به این نتیجه میرسید که مثلا کاری ۲ روز زمان میخواد، در عمل ما ۴ روز کاری برای اون در نظر میگرفتیم. با این روش، تخمینهای خیلی واقعبینانهتری زده میشد و نرخ پایان یافتن کارهای تعریف شده در انتهای هر اسپرینت هم بیشتر شد.
پیشنهاد مطالعه
معرفی اعضا و نقشهای تیم اسکرام
اگه دیر میرسی، خبر بده!
در پروژههای چابک به دلایل مختلف ممکنه که تیم نتونه سر زمانهای از پیش برنامهریزی شده خروجیها رو تحویل مشتری بده. این موضوع حتی اگه به دلیل تغییراتی باشه که خود مشتری باعثش شده، باز هم خیلی به مذاقش خوش نمیاد. شفافیت و توضیح کامل وضعیت فعلی به همراه دلایلی که باعث ایجاد تاخیر شدن، همیشه بهترین راهکار میتونه باشه که از سوء تفاهمهای آتی جلوگیری کنه، حتی اگه باعث ناراحتیهای لحظهای بشه، چون همیشه همکاری طرفین خیلی بهتر از سر زدن به قرارداد در ادامهی کاره! یعنی هر چه زودتر، ترجیحاً قبل از جلسات بررسی اسپرینت و کارگاههای بررسی محصول، به مشتری ایمیل بزن، وضعیت رو شرح بده، بگو برنامت برای اصلاح چیه و چطوری میخوای عقبماندگی رو جبران کنی.
تخته جادویی رو فراموش نکن.
در حین جلسات بررسی اسپرینت و ورکشاپهای بررسی محصول، مشتری از موضوعات مختلفی صحبت میکنه، در مورد خروجیها فیدبک میده، نیازمندیهای جدیدی رو مطرح میکنه، پیشنهادهای بهبود میده، در مورد نگرانیهاش صحبت میکنه و خلاصه از همه جهت ممکنه به سمت تیم ورودی جدید بده. یکی از تکنیکهایی که به ما کمک کرد که بتونیم یه سمت و سویی به این موضوع بدیم این بود که در حین جلسات، همیشه روی یک تخته بزرگ نیازمندیهایی که مطرح میشد رو مینوشتیم و نمیذاشتیم که فراموش بشه.
انتهای جلسه بررسی میکردیم که آیا هنوز نیاز به انجام دارن یا نه. بعضیهاشون خود به خود در جلسه صحبت میشدن و دیگه نیازی به انجامشون نبود، اون الزاماتی هم که به این نتیجه میرسیدیم که باید اضافه شن یا تغییر کنن، پیش از تموم شدن جلسه به بکلاگ محصول اضافه میکردیم که مشتری خیالش راحت بشه روشون کار میشه. اگر هم که کار از جنس پیگیری، مشکل یا هماهنگی بود، در سند مشکلات (Issue Log) مینوشتیم که یادمون نره. این روش باعث شد که اثربخشی خیلی زیادی از جلساتمون بگیریم و مشتری هم همیشه خوشحال خارج میشد.
جلسات رو جذاب تر کن.
با توجه به تعداد زیاد جلسههایی که تیمهای چابک میرن، طبیعتاً تمایلشون به شرکت کم میشه و فقط میان که حضور داشته باشن (بعضی اوقات هم فقط حضور فیزیکی دارن و دارن کارهای دیگشون رو میکنن)، اما از اونجایی که هر کدام از این ایونتها برای هدفی هستن و آدمها بیدلیل دور هم جمع نشدن، افزایش تمایل افراد تیم برای حضور موثر، از چالشهای رایج تیمهای چابکه. یکی از روشهایی که استفاده ازش مفید بود، گردش چرخشی مدیریت جلسهها توسط خود اعضا بود، یعنی گرداننده هر ایونت فرق میکرد. اول هر جلسه، با بیان هدف شروع میشد و ادامهی کار رو یکی از اعضای تیم دست میگرفت.
این کار باعث میشد که ببینن چقدر درگیر نگه داشتن بقیه سخته و کمکم همکاری بیشتر شد و تیم به این نتیجه رسید که نشستهایی مثل “اسکرام روزانه” برای شناسایی موانع کاریه و عوامل تسهیلکنندست و قرار نیست اینجا هر کسی گزارش بده که کجای کاره!
البته که تکنیکهای خیلی زیادی برای جذاب تر کردن جلسات وجود داره که اگه دوس داری بیشتر در موردش بدونی، پیشنهاد میکنم این مقاله رو بهش یه سر بزنی.
خونسرد باش، بهتره!
تیمهای چابک برای اینکه بتونن این چابکی رو حفظ کنن، مسئولیت مدیریت کار رو بین خودشون تقسیم کردن؛ یعنی هر نقشی، مسئول یک بخشی از کاره و کسی مدیر اون یکی نیست. بهعنوان تسهیلگر، یکی از چالشهات اینه که وقتی نکتهای منفی یا مخالف ایدهات میشنوی، خودت رو حفظ کنی و آرامش داشته باشی. مخصوصاً در محیطهای کاری بینالمللی که اون احترام رایجی که معمولاً تو کشور ما بین لایههای مختلف سازمانی وجود داره، کمتر دیده میشه و خود این هم یک چالشه که باید بهش آشنا باشی. بنابراین به جای واکنش سریع، با دقت گوش بده و سعی کن راهحل مشترک پیدا کنی. این رویکرد نه تنها به بهبود روابط تیمی کمک میکنه، بلکه باعث میشه تیم بهت اعتماد بیشتری داشته باشه و با انگیزه بیشتری کار کنه.
اشراف داشته باش!
و اما مهمترین درسی که من از این پروژه گرفتم این بود که شما لازم نیست به عنوان یک اسکرام مستر دانش فنی کاری که داره انجام میشه رو داشته باشی، مادامی که بتونی با افراد ارتباط موثر برقرار کنی، میتونی ارزش آفرین باشی. البته در خیلی از مواقع نداشتن دانش فنی مانعی میشه برای اینکه بتونی با افراد تیم تعامل کنی و برای اینکه این موضوع رو حل کنی، بهترین راه اینه که در زودترین زمان ممکن اشراف اطلاعاتی خودت رو از موضوع پروژه زیاد کنی.
تو دنیای امروز و با اومدن هوش مصنوعی و کلی دوره آموزشی آنلاین، فکر نمیکنم موضوعی باشه که اگه بخوای در موردش بدونی، در کسری از ثانیه منابعش رو پیدا نکنی. پس عملاً میتونی در زمان کوتاه از لحاظ فنی با تیمت ادبیات مشترک ایجاد کنی. دقت کن که نگفتم خورهی اون حوزه بشی، بلکه اگه بدونی تیم در مورد چی حرف میزنه که هنگام جلسات فکر نکنی بقیه دارن چینی ژاپنی حرف میزنن، کافیه! قسمت زیادی از کار تو به هماهنگی، برنامهریزی، ایجاد ارتباط با ذیاثران (Stakeholders) میگذره، پس عملاً زمان زیادی برات نمیمونه که کارهای فنی بکنی. پس برادر من، خواهر من، اشراف داشته باش!
پیشنهاد مطالعه
کدام مدرک بینالمللی مدیریت چابک (اجایل/Agile)؟
پیشنهاد پایانی
نکاتی که خوندین شاید برای بعضی ها خیلی بدیهی و برای یه سری دیگه جدید به نظر بیان. کلا ماهیت درس آموخته همینه، برای شرایط تو و وضعیتی که توش هستی مصداق داره. یه ویژگی دیگه ای هم که داره اینه که دوس داره در بره، یعنی تو ذهنت نمونه. بهترین راه اینه که 5 دقیقه آخر روزت رو برای نوشتن موضوعاتی که یاد گرفتی اختصاص بدی، اینطوری مسیری که طی شده همیشه جلوی چشامه و اشتباهاتی که مرتکب شدی یا تصمیمات خوبی که گرفتی رو ازشون یاد میگیری و روز به روز بهتر میشی.
دیدگاهتان را بنویسید