هفتمین گردهمایی اعضای PMPiran - آموزش و مشاوره حرفه‌ای مدیریت پروژه

[su_heading size=”20″ margin=”40″]مكان جلسه: شركت پيشرو مديريت پيران (PMPiran)

زمان جلسه: مورخ 28/04/90 ساعت 21:00- 19:00[/su_heading]

[su_note note_color=”#005095″]آقايان از راست به چپ:
ايستاده: وحيد، حكيمي، گلپريان، معيني، منشي پوري و محمودزاده
نشسته: كاظمي، ساتليخ، محمدي و رحيمي
[/su_note]

1- نحوه برگزاري جلسه هفتم

در ابتدا 15 نفر براي حضور اعلام آمادگي كرده بودند كه در نهايت 10 نفر از اعضا در جلسه حاضر شده و به همين دليل جلسه در واحد 14 برگزار شد. طبق روال گذشته، جلسه ساعت 19:00 شروع و 20:55 خاتمه يافت.

2- موضوعات مطرح شده در جلسه

2-1- بحث در مورد Identify Stakeholder

در ابتدا، خلاصه مطالب ذكر شده در PMBOK در مورد Identify Stakeholder توسط آقاي محمودزاده مرور شد كه از مهمترين آنها مي توان به علت نياز به شناسايي ذينفعان اشاره نمود.

علت نياز به شناسايي ذينفعان به صورت مشخص در PMBOK بدين صورت تشريح شده است كه موفقيت هر پروژه با دستيابي به اهداف خود اندازه گيري مي شود و لذا هرچه بيشتر اهداف آن محقق شود، موفقيت آن بيشتر خواهد بود. يكي از عواملي كه در موفقيت يك پروژه موثر است،‌ اثرات ذينفعان يك پروژه مي باشد. اين اثرات مي تواند مثبت و يا منفي باشند و لذا تشخيص اين ذينفعان و اطلاع از خواسته ها و توانايي هاي ايشان امكان موفقيت يك پروژه را افزايش داده و براي رسيدن به اين منظور PMBOK ورودي هاي (Inputs) زير را تعريف كرده است.

[su_spacer]

1- Project Charter

2- Procurement Document Package

3- Enterprise Environmental Factors

4- Organizational Process Assets

[su_spacer]

كه توسط اين وروديها و ابزارهاي مختلف مي توان نتايج (Outputs) زير را اتخاذ كرد.

[su_spacer]

1- Stakeholder Register

2- Stakeholder Management Strategy

[su_spacer]

در اين جلسه محور اصلي بحث، روشهاي (Tools) شناسايي ذينفعان بود. PMBOK ابزارهاي شناسايي ذينفعان را به شرح زير تعريف كرده است.

[su_spacer]

1- Stakeholder Analysis

2- Expert Judgment

[su_spacer]

در اين راستا نظرات اعضا به شرح زير مطرح شدند.

تعدادي از ذينفعان اصلي پروژه در Project Charter مشخص شده اند كه ميتوان به مواردي همچون: مشتري (Customer)، حامي پروژه (Sponsor)، واحدها و يا سازمانهاي اجرايي پروژه (Performing Organization)‌ اشاره نمود. ولي براي تعيين هرچه بيشتر ذينفان، اين اصل را مي بايست در نظر داشت كه امكان شناسايي تمامي آنها در ابتداي پروژه ميسر نبوده و تعداد ذينفعان در طول پروژه متغير است و لذا نمي توان اين بخش (Identify Stakeholder) را به صورت مقطعي بررسي و نتيجه گيري نمود. بلكه بايد در طول پروژه به صورت مستمر مدنظر داشت- آقاي وحيد (Progressive Elaboration)

اين مهم واضح و مبرهن است كه امكان شناسايي تمامي عوامل موثر در يك پروژه ممكن نبوده و لذا پيشنهاد مي شود كه محدوده پروژه و قلمرو تحت مسئوليت مدير پروژه توسط فرضيات (Consumption) و قيودي (Constraint) محدود شود و لذا ذينفعان خارج از اين حيطه و تاثير آنها در پروژه، در چهارچوب مسئوليت مدير پروژه قرار نگيرد. به طور مثال در برخي از پروژه ها ذينفعان سازمانهاي دولتي بوده كه هيچگاه امكان شناسايي آنها با ابزارهاي عادي ممكن نخواهد بود و براي جلوگيري از اثرات منفي اين دسته از ذينفعان بهتر است كه در قرارداد فرضياتي منظور شود كه بار منفي تاثير آنها تا حد ممكن كاسته شود و يا امكان استفاده از ادعا (Claim) وجود داشته باشد. با استفاده از ابزار ادعا (Claim) كاهش اثرات منفي ذينفعاني كه قبلاً شناسايي نشده اند، امكان پذير خواهد بود.

يكي ديگر از روشهاي پيشنهادي شناسايي ذينفعان كه توسط آقاي كاظمي مطرح شد ، استفاده از تاريخچه (History & Culture) شركتهاي طرف قرارداد و يا مناقصه گذار مي باشد. آشنايي با محيط پروژه (Enterprise Environmental Factors) و فضاي اجرايي آن و … مي تواند تاثير زيادي را در شناسايي عوامل موثر و نهايتاً موفقيت پروژه داشته باشد.

از موارد مهمي كه مي بايست در مبحث شناسايي ذينفعان در نظر داشت، اثرات آنها بر يكديگر و تاثير آن بر پروژه است. اين مورد توسط آقاي رحيمي مطرح و بدين صورت ادامه پيدا نمود كه برخي اوقات مشكلات بين ذينفعان به صورت انفرادي و يا در قالب سازمانها،‌ باعث بروز اثرات منفي و مشكلاتي براي پروژه مي گردد كه مدير پروژه مي بايست اين موارد را رهيابي و حل وفصل كند.

در ادامه آقاي ساتليخ نتيجه بررسي هاي خود را در مورد ابزارهاي شناسايي ذينفعان بدين شرح ارائه داد. ايشان سايتهاي www.stakeholdermap.com و www.mindtools.com و www.mindmap.com را معرفي كرده و پيشنهاد دادند كه روشهاي ارائه شده در آنها براي شناسايي و دسته بندي ذينفعان مورد مطالعه و بررسي قرار گيرد.

به طور مثال، يكي از روشهاي دسته بندي، شناسايي ذينفعان و رتبه بندي اثرات مثبت و منفي هر يك از آنها در قالب يك جدول بوده است. بدين سان امكان شناسايي اثر هر يك از ذينفعان در هر بخش و در كل پروژه وجود خواهد داشت. البته براي اينچنين نتيجه گيري هايي،‌ بايد از سوابق پروژه هاي مشابه نيز استفاده نمود (Lesson Learned)

نتيجه گيري حاصل شده از اين جلسه را مي توان در همان دو روش اصلي PMBOK‌ خلاصه كرد.
· آناليز ذينفعان كه نتيجه آن شناسايي ذينفعان بيشتر و اثرات متقابل ايشان با يكديگر بر نتيجه پروژه خواهد بود كه مي توان آن را در قالب جدول ارائه داد.
· استفاده از تجربه كه شامل بهره برداري و مطالعه پروژه هاي مشابه و همچنين بهره گيري از افراد با سابقه و با تجربه مي باشد.

2-2- عضويت در شبكه Linkedin

در ادامه با توجه پيشنهاد PMI مبني بر عضويت در شبكه Linkedin مقرر شد كه اعضا در صورت علاقه در اين شبكه عضو شده و يك گروه به نام PMPIran توسط ايجاد شده تا امكان ارتباط بين اعضاي PMP در آن ايجاد گردد.

2-3- گردآوري اطلاعات، صورتجلسات و تحقيقات اعضا

بنا به پيشنهاد آقاي ساتليخ،‌ مقرر شد كه تمامي صورتجلسات و تحقيقاتي كه اعضا انجام مي دهند در يك زونكن گردآوري شود كه در صورت نياز قابل دستيابي باشند. اين مجموعه مي تواند در آينده به عنوان يك تجربه (Lesson Learned) محسوب و مورد بهره برداري قرار گيرد.