شرکت PMPiran

88261019 -88253821 - 88254527 (021) مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

چگونه بهتر برون‌‌ سپاری کنیم؟

برون‌‌ سپاری امکانی است که شرکت‌ها از آن برای کاهش هزینه‌ها و تمرکز بیشتر بر فعالیت اصلی و جبران کمبود منابع خود استفاده می‌کنند. برون‌ سپاری می‌تواند مزایای بسیاری را برای کسب و کار شما به ارمغان بیاورد، اما طی این مسیر، خطرات و چالش‌هایی شما را تهدید خواهد کرد که می‌توانید با مدیریت درست میزان آن‌ها را کاهش دهید. ما در این مقاله به دنبال بهبود روند برون‌سپاری هستیم.

 

برون‌ سپاری چیست؟ چه مزایا و چالش‌هایی دارد؟

برون‌سپاری یک عمل تجاری است که در آن خدمات یا کارکردهای موردنظر شما از سوی شخص ثالث انجام می‌شود.

مزایای برون‌سپاری اغلب شامل یک یا چند مورد از موارد زیر است:

هزینه های پایین (به علت صرفه جویی در مقیاس یا کاهش میزان کار)، افزایش بهره‌وری، تمرکز بیشتر بر روی استراتژی (مزیت اصلی اصلی)، واگذاری ریسک‌ها، دسترسی به مهارت‌ها یا منابعی که خود شرکت ندارد، دسترسی به آخرین تکنولوژی، مالکیت معنوی.

برخی از خطرات برون سپاری نیز عبارتند از: کمبود دانش توسط شرکت اصلی که منجر به سختی کنترل و در مواقعی حتی عدم کنترل می‌شود، زبان و موانع فرهنگی، تفاوت‌های منطقه زمانی (در موارد برون‌سپاری خارج از کشور)، تضعیف روحیه کارکنان.

 

  1. چگونه ارائه دهنده خدمات را انتخاب کنیم؟

انتخاب ارائه دهنده خدمات تصمیمی دشوار است. اما با این تصور که هیچ کدام از آن‌ها دقیقا متناسب با خواسته شما نیستند، شروع کنید. در این مرحله موازنه کردن نیازهایتان ضروری است. برای تصمیم‌گیری آگاهانه، آنچه را که از برون‌سپاری انتظار دارید، بیان کنید؛ مهم‌ترین معیارهایتان را استخراج کنید. مشخص کردن این موارد قبل از مذاکره با فروشندگان اهمیت بسیاری دارد، زیرا هر کدام از فروشندگان با دیدگاه خود و متناسب با ظرفیت‌ها و توانمندی‌های خود به انجام کار اقدام می‌کنند.

برخی از سوالاتی که باید در نظر داشته باشید عبارتند از:

  • چه چیزی برای شما مهم تر است؟ کل مبلغی که  برون‌سپاری می‌تواند برای شما صرفه‌جویی کند چقدر است؟در طول چه بازه زمانی میتواند این کار را انجام دهد؟
  • آیا می‌خواهید توانایی‌ها یا تخصص‌های گسترده‌ای را در یک زمینه خاص داشته باشید؟
  • آیا می‌خواهید نوع قرارداد شما قیمت مقطوع باشد یا گزینه‌های منعطف‌تر دیگری را ترجیح می‌دهید؟

هنگامی که شما نیازهای خود را تعریف کرده و اولویت بندی می‌کنید، بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که چه نوع موازنه برای شما ارزش ایجاد می‌کند.

 

  1. به کارگیری مشاور برون‌ سپاری

بسیاری از سازمان‌ها مشاور خارجی را برای کمک به تشریح الزامات و اولویت‌های برون‌سپاری به‌کار می‌گیرند. برای انتخاب این مشاور به درستی تحقیق کنید، بعضی از مشاوران در راستای منافع خود به جای کمک در ارزیابی ضرورت برون‌سپاری برای سازمانتان، شما را به سمت برون‌ سپاری سوق می‌دهند. یک مشاور خوب می‌تواند به سازمان‌های بی‌تجربه در طول فرایند انتخاب فروشنده کمک کند. و در گام‌هایی مانند روند بررسی RFP، ایجاد یک مدل یا سیستم امتیازدهی، ارزیابی پاسخ‌ها و تصمیم گیری نهایی کمک کند.

شما می‌توانید برای شناسایی نیازهای برون سپاری از کارمندان خود نیز استفاده کنید و آن‌ها را در فرآیند تصمیم‌گیری دخیل کنید، زیرا آن‌ها از نزدیک با کار در ارتباط هستند و بهتر نیازها را تشخیص می‌دهند.

 

  1. مذاکره برای قرارداد برون‌سپاری

ارائه دهنده خدمات هنگام ورود به جلسه یک اصل را در ذهن خود دارد: با قبول کمترین ریسک بیشترین سود را به دست بیاور.

از طرفی واضح است که تمرکز شما بر روی کار فروشنده است، ایجاد توازن در تخصیص ریسک‌ها و مزایای دو طرف، هدف فرآیند مذاکره است. اما خریداران هوشمند در مذاکرات رهبری جلسه را بدست میگیرند و کارها را با توجه به مزایای خود اولویت‌بندی می‌کنند. هوشیار باشید و با ذکر و یادداشت موارد خود، الزامات پروژه را یادآوری کنید، ایجاد یک جدول زمانی و تاریخ تکمیل مذاکرات به تقویت روند مذاکرات کمک خواهد کرد. بدون این برنامه، چنین بحث‌هایی می‌تواند برای همیشه ادامه یابد.

 

  1. هزینه‌های پنهان برون‌سپاری

کل مبلغ قرارداد برون‌سپاری با فروشنده، به‌طور دقیق هزینه‌های سازمان را از زمان آغاز فرآیند تا پایانش مشخص نمی‌کند. مطالعات نشان می‌دهد که این مبلغ معمولا 10 درصد بیشتر از مبلغ برآورد قرارداد و مدیریت آن است.

از جمله مهمترین هزینه‌های اضافی مربوط به برون‌سپاری عبارتند از:

  • هزینه ارزیابی و تجزیه و تحلیل به منظور تشخیص اینکه آیا برون سپاری انتخاب مناسبی است؟
  • هزینه تحقیق و انتخاب یک فروشنده
  • هزینه انتقال کار و دانش به کارفرما
  • هزینه‌های ناشی از اخراج احتمالی و مسائل مربوط به مدیریت منابع انسانی خود
  • مدیریت ارتباطات برون‌سپاری

مهم است که هزینه های پنهان را در هنگام برآورد هزینه‌های برون‌سپاری در نظر بگیرید.

 

جمع بندی

امروزه بسیاری از سازمان‌ها برون‌ سپاری را امری ضروری و حتی نجات‌دهنده می‌دانند و بسیاری دیگر آن را کاری غیرمنطقی می‌پندارند و ترجیح می‌دهند تا خود تمامی کارها را انجام دهند. در این میان باید رویکردی مناسب را اتخاذ کرد، پیش از ارزیابی اینکه شما به برون‌سپاری نیاز دارید یا نه، باید به درک درستی از مفاهیم برون‌سپاری، نحوه تخصیص ریسک‌ها، نوع قرارداد، برآورد هزینه و نیازهای سازمان و مزایای و معایب آن دست یابید تا بتوانید در شرایط پیش آمده تصمیم درستی اتخاذ کنید.

 

 

 

Print Friendly, PDF & Email
(+3 rating, 3 votes)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *