google-site-verification: googlee0652858a37ac355.html

شرکت PMPiran

88261019 -88253821 - 88254527 (021) مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

چگونه گزارش از پروژه خود تهیه کنیم؟

برای تهیه گزارش‌ ها، بعضی از مدیران از قالب‌های رایج، بعضی دیگر از قالب‌های سازمانی و بعضی دیگر از خروجی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند و بعضی دیگر از ترکیب آن‌ها. اگر می‌خواهید یک گزارش مناسب تهیه کنید، قالب‌های مفصل را دور بریزید و موارد زیر را در تهیه گزارش به یاد داشته باشید.

  1. ابتدا به چهار سوال پاسخ دهید

برای اینکه هدف خود را از تهیه گزارش و نحوه تهیه آن مشخص کنید، باید به چهار سوال اساسی پاسخ دهید:

  • مخاطب گزارش کیست؟

با شناخت مخاطب خود، خواهید دانست که گزارش باید دقیقا شامل چه اطلاعاتی باشد.

  • چه کارهایی توسط تیم پروژه انجام شده است؟

ذینفعان می‌خواهند بدانند تا کنون چه کارهایی انجام شده است. هیچ راهی موثرتر از این نیست، که بر نتایج تکیه کنید و نه بر فعالیت‌ها. ذینفعان همچنین می‌خواهند بدانند، علاوه بر نتایج، چه مشکلاتی بر سر راه پروژه وجود دارد. با نشان دادن تمامی کارهای مثبت و موانع نشان می‌دهید بر شرایط پروژه کنترل دارید.

  • چه راهی برای تکمیل پروژه در پیش دارید؟

علاوه بر توضیح وضعیت کنونی (نتایج و مسائل)، باید در گزارش مشخص شود که چه مسیری را در پیش داریم. چه مسیر پیش‌رو آسان و چه پر از چالش است، برنامه خود را برای تکمیل پروژه باید شفاف کنید.

  • چگونه این گزارش را قرار است ارائه کنید؟

شما اکنون می‌دانید که قرار است چه اطلاعاتی را ارائه کنید، اما ممکن است گزارش شما کامل بی‌فایده شود. باید با توجه به نوع ارائه، گزارش خود را طراحی کنید. اگر قرار است آن را در یک جلسه ارائه کنید، باید یک پاورپوینت ساده، با اطلاعات اصلی نیز آماده کنید. یک ارائه ضعیف، مانند علف هرز گزارش شما را خراب می‌کند.

 

  1. اطلاعت کلیدی که باید در گزارش منعکس شود

گزارش بسته به نوع و مخاطب خود، باید اطلاعات اصلی پروژه را در خود جای دهد. مهمترین این اطلاعات عبارت‌اند از:

  • نام و شماره ثبت پروژه
  • تاریخ تهیه گزارش
  • اقدامات انجام شده و درحال انجام
  • مسائل و مشکلات
  • مسیر پیش‌رو و برنامه زمان بندی

 

  1. گزارش شما ارزیابی خواهد شد

همانطور که گفتیم، گزارش به شما کمک می‌کند که ذینفعان خود را مدیریت کنید و مشارکت آنان را از همین طریق حفظ کنید. اما ذینفعان چگونه گزارش شما را ارزیابی خواهند کرد و معیارهای موفقیت گزارش شما چیست؟

  • نحوه بر قراری ارتباط: نیازی نیست همه چیز را به بهترین شکل گزارش کنید، مهم این است که اطلاعات درست را در زمان درست منتقل کنید.
  • استفاده درست از معیارهای سنجش: همان معیارهایی را که در برنامه ریزی پروژه به کار برده‌اید و به توافق رسیده‌اید، استفاده کنید.
  • ساده‌گی: اگر می‌خواهید یک گزارش تاثیرگذار تهیه کنید، از پر کردن گزارش از اطلاعات غیرضروری پرهیز کنید.
  • اعتبار: ذینفعان به اطلاعات معتبر اهمیت خواهند داد. پس منابع و مستندات معتبر گزارش‌های خود را به آنان نشان دهید.

 

جمع بندی

گزارش نویسی شاید مهمترین کار هر مدیر پروژه است؛ گزارشی معتبر، به روز و قابل دسترس که به شما در حفظ‌‌‌ مشارکت ذینفعان کمک ‌کند. مدیران کمی می‌توانند گزارش‌هایی اثرگذار تهیه کنند. اگر می‌خواهید مدیر پروژه‌ای موفق باشید، گزارش‌نویسی از مهمترین مهارت‌هایی است که باید به آن مسلط باشید.

اگر هنوز تازه کار هستید و نیازدارید مهارت‌های پایه‌ای خود را تقویت کنید، می توانید در دوره جامع مدیریت حرفه ای پروژه شرکت نمایید.

نویسنده: حسام معین الدین

Print Friendly, PDF & Email
(+2 rating, 2 votes)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *