شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

3 عادت نادرست مدیران که می بایست ترک شوند…

بر خلاف اشتباهات مستقل و ناگهانی، عادت های نادست به مرور می توانند به شهرت و کار شما و لطمه بزنند…

 

snapping_pencil

 

  • عادت 1: قول ها و وعده های گوناگون و بیش از حد!

 

 درحالی که شاغلین در حیطه پروژه ممکن است به ناچار تمامی خواسته های مشتری خود را بپذیرند، عادت وعده دادن عادتی بسیار خطرناک است! باعث ایجاد فشار اضافی بر روی تیم شده و به عمکرد آنها در پروژه لطمه می زند…

در حالی که تیم تمامی تلاش خود را معطوف به کارهای اضافی ایجاد شده می نماید، مشتری نتها مبلغ توافقی در قرارداد را خواهد پرداخت… 1(Scope Creep)

  1. 1. Scope Creep: اسکوپ کریپ (Scope Creep) در لغت به معنای خزش محدوده و محتوای پروژه می باشد و اصطلاحا به تغییرات و گسترش ناخواسته خواسته ها و Scope پروژه اطلاق میگردد بدون اینکه ارزش افزوده ای برای پروژه داشته باشد و معمولا عامل اصلی مغایرت های زمانی و هزینه ای و … پروژه می باشد. توجه داشته باشیم که یکی از اصلی ترین عوامل شکست پروژه ها “Scope Creep” شناخته شده است که برای حل این مشکل نیازمند مدیریت یکپارچه در حوزه های دانش مدیریت پروژه می باشیم. نداشتن سیستمی جهت تحت کنترل گرفتن تغییرات (Change management system) و شفاف نبودن محدوده و محتوای پروژه از عوامل بروز این اتفاق می باشند.
دست نگه دارید!
اگر کاری که مشتری از شما میخواهد فراتر از محدوده و محتوای مورد توافق اولیه در قرارداد است (Scope) سعی کنیم از قول دادن های بی چون و چرا پذیرفتن تمامی درخواستهای مطرح شده جلوگیری کنیم و تا جایی که میتوانیم و در چهارچوب قرارداد در ابتدا “نه” بگوییم.

راه دیگر این است که جلوی گلد پلیتینگ 2(Gold plating) در پروژه را بگیریم، به این معنی که بیش از انتظار و خواسته مشتری و بدون ارزش افزوده خدمتی اضافی به مشتری نکنیم، حتی اگر این کار تحویل پروژه زودتر از موعد توافقی با مشتری باشد. اجازه دهیم هر تغییری در پروسه تعریف شده و مدون ما برای ایجاد تغییرات در پروژه قرار گیرد (Project change control system) سعی کنیم پروژه را همانطور که “قرار” بود تحویل دهیم، برای درخواست های اضافه در انتها اقدام لازم را بنماییم، اگر تغییری ضروریست به بررسی عواقب و اثرات تغییر درخواستی در زمان، هزینه، ریسک، منابع، محدوده و محتوا، کیفیت (Project Star constraints) بپردازیم و نتیجه را جهت اتخاذ تصمیم به اطلاع ذی نفعان و مشتری برسانیم.

  1. 2. Gold Plating: گلد پلیتینگ (Gold plating) در لغت به معنای روکش طلا کردن می باشد! اصطلاحا به تحویل بیشتر از آنچه از شما انتظار می‌رود به مشتری می باشد، بدون اینکه ارزش افزوده ای برای شما داشته باشد Scope Creep و Gold Plating در واقع دو روی یک سکه اند اثر و نتایج یکسانی برای پروژه ایجاد می کنند. اگر کیفیت را انطباق با نیاز هار مشتری تعریف کنیم، هرگونه تغییری می تواند اثرات منفی بر روی تحویل دادنی ها و رضایت نهایی مشتری ما بگذارد. میل به کمالگرایی در مسائل فنی طراحی و تکنیکی از عوامل بروز Gold Plating می باشد.
  • عادت 2: ارتباطات بیش از حد لازم!

 over-communicate

شاید به جرئت 90% وقت یک مدیر پروژه صرف ارتباطات می شود، و ارتباطات مناسب از فاکتور های بسیار مهم و اساسی جهت موفقیت پروژه می باشد، اما فراموش نکنیم که لزوما بیشتر ارتباط داشتن بهتر نیست! ایمیل های بیش از حد، گزارشات اضافی، صورت جلسات و جلسات پشت سر هم و … نه تنها وقت اعضای تیم را بیخودی می گیرند بکله بر روی کیفیت کار آنها نیز اثر منفی خواهند گذاشت و در نهایت اثر (منفی) خود را در کیفیت انجام پروژه خواهند گذاشت.

 

دست نگه دارید!
قبل از ارسال ایمیل با خود فکر کنید که آیا این فرد نیازی به دریافت این اطلاعات دارد؟ شاخصی بیان میکند که در یک پروژه از بین هر 3 نفر1 نفر نیاز به دریافت ایمیل های پروژه را دارند. باید نسبت به میزان درگیر کردن آنها در امور نیز توجه نمود. باید از رفت و برگشت ایمیل های پی در پی به صورت پینگ پونگی! و مکالمات بی سر انجام که ظرفیت ایمیل ها (Inbox) را اشغال میکنند پرهیز نمود. اگر بیش از 4 بار نیاز به رفت و برگشت یک ایمیل بین همکاران است، بهتر است بجای آن تلفن را برداریم و مستقیم به انها زنگ بزنیم!

برای جلسات سعی کنیم مخاطبان جلسات را محدود به افرادی بکنیم که واقعا حضورشان برای پیشبرد اهداف و جلسه مفید واقع شوند. (بین 5 تا 12 نفر) به عنوان مثال اگر 3 نفر تصمیم گیرنده در گروهی 10 نفره داریم، جلسه ای با آن 3 نفر ترتیب داده و نتیجه جلسات را به اطلاع سایرین برسانیم.

 

طبق تحقیقات انجام شده توسط انیستیتو مدیریت پروژه امریکا 77 دررصد سازمان هایی که بیش از 80% از پروژه های خود را در زمان و بودجه مشخص شده و در راستای اهداف معین به اتمام میرسانند ارتباطات برنامه ریزی شده  و مشخصی در چهارچوب رسانه ای مناسب برای سازمان خود گزیده اند.

(PMI’s Pulse of the Profession® In-Depth Report: The Essential Role of Communications)

  

  • عادت 3: رفاقتی کار کردن!

ایجاد صمیمیت با اعضای تیم و قهرمان سازی از بین افراد تیم خیلی هم بد نیست، مشکل از آنجایی شروع می شود که این رفاقت و صمیمیت باعث شود در تخصیص کارها بین اعضای تیم تفاوت قائل شویم، اینگونه می شود که بعضی از افراد در طول پروژه بسیار پر مشغله اند و بعضی دیگر کار های کمتری برای انجام دارند، که بر روحیه افراد تیم و بهروری کار آنها اثری مستقیم دارد.

 

دست نگه دارید!
به اعضای تیم خود همانند مشتری خود بنگرید، آنها هم ذی نفعان پروژه اند و می بایست با صداقت و اخلاق حرفه ای کار را بین آنها تقسیم کنیم، همه را بر اساس شایستگی و بدون پیش داوری بسنجیم و بر اساس توانایی های فردی آنها به آنها کار واگذار کنیم، آمادگی آنها را به طور مداوم در طور پروژه پایش کنیم و نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کنیم…

 overdeliver

عادت های بد به سادگی شکل می گیرند و رهایی از آنها بسیار دشوار می نماید، اولین قدم شناسایی کمبودها و نواقص است و اتخاذ تصمیماتی صحیح جهت بهبود روزانه و مستمر آنها…

 

 3 bad habits to break – PMI :منبع

Babak Golparian ,PMP

ترجمه: بابک گلپریان

 

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

 

 

Print Friendly
(+33 rating, 9 votes)
Loading...

15 پاسخ به “3 عادت نادرست مدیران که می بایست ترک شوند…”

  1. مهناز اصانلو می‌گه:

    به نام خدا

    با سلام و عرض خسته نباشید

    ممنون از اطلاعاتی که ارسال می نمایید من مدیرفروش و بازاریابی هستم خوشحال می شود اگر مطالبی که در این زمینه بنده را یاری کند برایم ارسال فرمایید

    باتشکر
    اصانلو

  2. hossein jalali farahani می‌گه:

    با سلام و عرض ادب
    به نکته بسیار دقیق و مهمی اشاره نموده اید من نیز کاملا موافق هستم زیرا به عینا شاهد موارد فوق می باشم
    با تشکر فراوان – ارادتمند جلالی

  3. کریم جانداردوست می‌گه:

    باسلام وتشکر همانگونه که درعادت 3 توجهات رابه سمت وسوی رعایت دررفاقت معطوف نمودید به منظور پرهیز از تبعیض احتمالی درعادت 2 واستفاده از3نفرتصمیم گیر درجلسات نیز به ویژه اگر3نفر گردشی نباشند نیاز به دقت ومراقبت دررعایت عدم بروز تبعیض وشاید کینه وحسدمیباشدزیرا مرز بین رقابت و غبطه وحسدوکینه درنزد بعضیهاخیلی نازک است.

  4. علی بابایی می‌گه:

    با سلام
    مطلب جالب و آموزنده ای بود
    با تشکر و آرزوی موفقیت

  5. PMPiran می‌گه:

    سلام خدمت شما سرکار خانم اصانلو،
    و مرسی از اینکه مطالب رو مطالعه می فرمایید…
    چشم،
    سعی میکنیم به زودی مطالبی در مورد مباحث مدیریتی خصوصا بازاریابی و فروش نیز بگذاریم…

  6. بابک گلپریان می‌گه:

    جناب آقای بابایی،
    ممنون از لطفتون!

  7. مقصود محمدی می‌گه:

    از بابت ارسال مطالب علمی و جدید متشکرم

  8. رضا حسین زاده می‌گه:

    با سپاس
    مطلب بسیار جالب و آموزنده ای بود.

  9. راخدایی می‌گه:

    با عرض سلام
    مطالب جالب ومتن بسیار روان بود.

  10. PMPiran می‌گه:

    جناب محمدی، حسین زاده و راخدایی
    ممنون از لطف شما

  11. غلامعباس فعالی می‌گه:

    با عرض سلام و خسته نباشید ا زحمات و مطالب بسیار عالی و سازنده و کارآمد .
    اگر امکان دارد و میتوانید مطالب و راهکارهای در بجش کنترل پروژه و سیستم نظارت فنی و روشه های نوین در این زمینه ها برای اینجانب ارسال نمائید .
    همیشه قدر دان زحمات شما هستم و خواهم بود
    ضمنا این امکان وجود دارد که برای اشخاص دیگری این مطالب از طرف شما با اعلام ایمیل به شما ارسال گردد .
    باتشکر و سپاس – فعالی از همراه اول

  12. PMPiran می‌گه:

    سلام حدمت شما جناب فعالی عزیز،
    حتمی مطالب بیشتری در زمینه های مدیریت و کنترل پروژه ها و راهکار های مرتبط با کنترل زمان و هزینه خواهیم گذاشت…
    تخصص ما در همین زمینست و حتما مطالب بیشتری خدمت شما ارائه خواهیم کرد،
    از اینکه لطف می کنید و مطالعه می فرمایید و نظر میدید سپاسگزاریم…
    بله حتما، دوستانی که لطف کنند در خبر نامه ما عضو بشن و یا آدرس ایمیلشون رو در خبر نامه درج کنند حتما مطالب براشون ارسال خواهد شد.

  13. PMPiran می‌گه:

    جناب جاندار دوست عزیز،
    به نکته ظریفی اشاره فرمودید،
    انتخاب افراد باید کاملا شفاف بدور از روابط و بر اساس قابلیت های آنها باشد که دقیقا به فرمایش شما نیاز به دقت و مراقبت دررعایت عدم بروز تبعیض و کینه و حسد می باشد چرا که مرز بین رقابت و غبطه و حسد و کینه در نزد بعضیها بسیار نازک است.

  14. ابوالفتح بذرافشان می‌گه:

    ممنون كه براي من مطالب را ارسال مي نماييد

  15. ابوالفتح بذرافشان می‌گه:

    ممنون كه براي من مطالب را ارسال مي نماييد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *