3 عادت نادرست مدیران که می بایست ترک شوند…

بر خلاف اشتباهات مستقل و ناگهانی، عادت های نادست به مرور می توانند به شهرت و کار شما و لطمه بزنند…

 

snapping_pencil

 

  • عادت 1: قول ها و وعده های گوناگون و بیش از حد!

 

 درحالی که شاغلین در حیطه پروژه ممکن است به ناچار تمامی خواسته های مشتری خود را بپذیرند، عادت وعده دادن عادتی بسیار خطرناک است! باعث ایجاد فشار اضافی بر روی تیم شده و به عمکرد آنها در پروژه لطمه می زند…

در حالی که تیم تمامی تلاش خود را معطوف به کارهای اضافی ایجاد شده می نماید، مشتری نتها مبلغ توافقی در قرارداد را خواهد پرداخت… 1(Scope Creep)

  1. 1. Scope Creep: اسکوپ کریپ (Scope Creep) در لغت به معنای خزش محدوده و محتوای پروژه می باشد و اصطلاحا به تغییرات و گسترش ناخواسته خواسته ها و Scope پروژه اطلاق میگردد بدون اینکه ارزش افزوده ای برای پروژه داشته باشد و معمولا عامل اصلی مغایرت های زمانی و هزینه ای و … پروژه می باشد. توجه داشته باشیم که یکی از اصلی ترین عوامل شکست پروژه ها “Scope Creep” شناخته شده است که برای حل این مشکل نیازمند مدیریت یکپارچه در حوزه های دانش مدیریت پروژه می باشیم. نداشتن سیستمی جهت تحت کنترل گرفتن تغییرات (Change management system) و شفاف نبودن محدوده و محتوای پروژه از عوامل بروز این اتفاق می باشند.

[su_box title=”دست نگه دارید!” style=”soft” box_color=”#F89A19″]اگر کاری که مشتری از شما میخواهد فراتر از محدوده و محتوای مورد توافق اولیه در قرارداد است (Scope) سعی کنیم از قول دادن های بی چون و چرا پذیرفتن تمامی درخواستهای مطرح شده جلوگیری کنیم و تا جایی که میتوانیم و در چهارچوب قرارداد در ابتدا “نه” بگوییم.[/su_box]

راه دیگر این است که جلوی گلد پلیتینگ 2(Gold plating) در پروژه را بگیریم، به این معنی که بیش از انتظار و خواسته مشتری و بدون ارزش افزوده خدمتی اضافی به مشتری نکنیم، حتی اگر این کار تحویل پروژه زودتر از موعد توافقی با مشتری باشد. اجازه دهیم هر تغییری در پروسه تعریف شده و مدون ما برای ایجاد تغییرات در پروژه قرار گیرد (Project change control system) سعی کنیم پروژه را همانطور که “قرار” بود تحویل دهیم، برای درخواست های اضافه در انتها اقدام لازم را بنماییم، اگر تغییری ضروریست به بررسی عواقب و اثرات تغییر درخواستی در زمان، هزینه، ریسک، منابع، محدوده و محتوا، کیفیت (Project Star constraints) بپردازیم و نتیجه را جهت اتخاذ تصمیم به اطلاع ذی نفعان و مشتری برسانیم.

  1. 2. Gold Plating: گلد پلیتینگ (Gold plating) در لغت به معنای روکش طلا کردن می باشد! اصطلاحا به تحویل بیشتر از آنچه از شما انتظار می‌رود به مشتری می باشد، بدون اینکه ارزش افزوده ای برای شما داشته باشد Scope Creep و Gold Plating در واقع دو روی یک سکه اند اثر و نتایج یکسانی برای پروژه ایجاد می کنند. اگر کیفیت را انطباق با نیاز هار مشتری تعریف کنیم، هرگونه تغییری می تواند اثرات منفی بر روی تحویل دادنی ها و رضایت نهایی مشتری ما بگذارد. میل به کمالگرایی در مسائل فنی طراحی و تکنیکی از عوامل بروز Gold Plating می باشد.
  • عادت 2: ارتباطات بیش از حد لازم!

 over-communicate

پیشنهاد مطالعه:
نکاتی مهم برای داوطلبان آزمون‌های بین المللی

شاید به جرئت 90% وقت یک مدیر پروژه صرف ارتباطات می شود، و ارتباطات مناسب از فاکتور های بسیار مهم و اساسی جهت موفقیت پروژه می باشد، اما فراموش نکنیم که لزوما بیشتر ارتباط داشتن بهتر نیست! ایمیل های بیش از حد، گزارشات اضافی، صورت جلسات و جلسات پشت سر هم و … نه تنها وقت اعضای تیم را بیخودی می گیرند بکله بر روی کیفیت کار آنها نیز اثر منفی خواهند گذاشت و در نهایت اثر (منفی) خود را در کیفیت انجام پروژه خواهند گذاشت.

 

[su_box title=”دست نگه دارید!” style=”soft” box_color=”#F89A19″]قبل از ارسال ایمیل با خود فکر کنید که آیا این فرد نیازی به دریافت این اطلاعات دارد؟ شاخصی بیان میکند که در یک پروژه از بین هر 3 نفر1 نفر نیاز به دریافت ایمیل های پروژه را دارند. باید نسبت به میزان درگیر کردن آنها در امور نیز توجه نمود. باید از رفت و برگشت ایمیل های پی در پی به صورت پینگ پونگی! و مکالمات بی سر انجام که ظرفیت ایمیل ها (Inbox) را اشغال میکنند پرهیز نمود. اگر بیش از 4 بار نیاز به رفت و برگشت یک ایمیل بین همکاران است، بهتر است بجای آن تلفن را برداریم و مستقیم به انها زنگ بزنیم![/su_box]

برای جلسات سعی کنیم مخاطبان جلسات را محدود به افرادی بکنیم که واقعا حضورشان برای پیشبرد اهداف و جلسه مفید واقع شوند. (بین 5 تا 12 نفر) به عنوان مثال اگر 3 نفر تصمیم گیرنده در گروهی 10 نفره داریم، جلسه ای با آن 3 نفر ترتیب داده و نتیجه جلسات را به اطلاع سایرین برسانیم.

 [su_note note_color=”#005095″]

طبق تحقیقات انجام شده توسط انیستیتو مدیریت پروژه امریکا 77 دررصد سازمان هایی که بیش از 80% از پروژه های خود را در زمان و بودجه مشخص شده و در راستای اهداف معین به اتمام میرسانند ارتباطات برنامه ریزی شده  و مشخصی در چهارچوب رسانه ای مناسب برای سازمان خود گزیده اند.

(PMI’s Pulse of the Profession® In-Depth Report: The Essential Role of Communications)

[/su_note]  

  • عادت 3: رفاقتی کار کردن!

ایجاد صمیمیت با اعضای تیم و قهرمان سازی از بین افراد تیم خیلی هم بد نیست، مشکل از آنجایی شروع می شود که این رفاقت و صمیمیت باعث شود در تخصیص کارها بین اعضای تیم تفاوت قائل شویم، اینگونه می شود که بعضی از افراد در طول پروژه بسیار پر مشغله اند و بعضی دیگر کار های کمتری برای انجام دارند، که بر روحیه افراد تیم و بهروری کار آنها اثری مستقیم دارد.

 

پیشنهاد مطالعه:
روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) چیست؟ + راهنما و مثال

[su_box title=”دست نگه دارید!” style=”soft” box_color=”#F89A19″]به اعضای تیم خود همانند مشتری خود بنگرید، آنها هم ذی نفعان پروژه اند و می بایست با صداقت و اخلاق حرفه ای کار را بین آنها تقسیم کنیم، همه را بر اساس شایستگی و بدون پیش داوری بسنجیم و بر اساس توانایی های فردی آنها به آنها کار واگذار کنیم، آمادگی آنها را به طور مداوم در طور پروژه پایش کنیم و نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کنیم…[/su_box]

 overdeliver

عادت های بد به سادگی شکل می گیرند و رهایی از آنها بسیار دشوار می نماید، اولین قدم شناسایی کمبودها و نواقص است و اتخاذ تصمیماتی صحیح جهت بهبود روزانه و مستمر آنها…

 

 3 bad habits to break – PMI :منبع

[su_divider text=”Go To TOP”]

Babak Golparian ,PMP

ترجمه: بابک گلپریان

 

View Babak Golparian, PMP's profile on LinkedIn

 

 

اشتراک در
اطلاع از
guest
15 نظرات
تازه‌ترین
قدیمی ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
ابوالفتح بذرافشان
ابوالفتح بذرافشان
7 سال قبل

ممنون كه براي من مطالب را ارسال مي نماييد

ابوالفتح بذرافشان
ابوالفتح بذرافشان
7 سال قبل

ممنون كه براي من مطالب را ارسال مي نماييد

غلامعباس فعالی
غلامعباس فعالی
7 سال قبل

با عرض سلام و خسته نباشید ا زحمات و مطالب بسیار عالی و سازنده و کارآمد .
اگر امکان دارد و میتوانید مطالب و راهکارهای در بجش کنترل پروژه و سیستم نظارت فنی و روشه های نوین در این زمینه ها برای اینجانب ارسال نمائید .
همیشه قدر دان زحمات شما هستم و خواهم بود
ضمنا این امکان وجود دارد که برای اشخاص دیگری این مطالب از طرف شما با اعلام ایمیل به شما ارسال گردد .
باتشکر و سپاس – فعالی از همراه اول

راخدایی
راخدایی
7 سال قبل

با عرض سلام
مطالب جالب ومتن بسیار روان بود.

رضا حسین زاده
رضا حسین زاده
7 سال قبل

با سپاس
مطلب بسیار جالب و آموزنده ای بود.

مقصود محمدی
مقصود محمدی
7 سال قبل

از بابت ارسال مطالب علمی و جدید متشکرم

بابک گلپریان
بابک گلپریان
7 سال قبل

جناب آقای بابایی،
ممنون از لطفتون!

علی بابایی
علی بابایی
7 سال قبل

با سلام
مطلب جالب و آموزنده ای بود
با تشکر و آرزوی موفقیت

کریم جانداردوست
کریم جانداردوست
7 سال قبل

باسلام وتشکر همانگونه که درعادت 3 توجهات رابه سمت وسوی رعایت دررفاقت معطوف نمودید به منظور پرهیز از تبعیض احتمالی درعادت 2 واستفاده از3نفرتصمیم گیر درجلسات نیز به ویژه اگر3نفر گردشی نباشند نیاز به دقت ومراقبت دررعایت عدم بروز تبعیض وشاید کینه وحسدمیباشدزیرا مرز بین رقابت و غبطه وحسدوکینه درنزد بعضیهاخیلی نازک است.

hossein jalali farahani
hossein jalali farahani
7 سال قبل

با سلام و عرض ادب
به نکته بسیار دقیق و مهمی اشاره نموده اید من نیز کاملا موافق هستم زیرا به عینا شاهد موارد فوق می باشم
با تشکر فراوان – ارادتمند جلالی

مهناز اصانلو
مهناز اصانلو
7 سال قبل

به نام خدا

با سلام و عرض خسته نباشید

ممنون از اطلاعاتی که ارسال می نمایید من مدیرفروش و بازاریابی هستم خوشحال می شود اگر مطالبی که در این زمینه بنده را یاری کند برایم ارسال فرمایید

باتشکر
اصانلو