نرم افزار MSProject، ابزاری مناسب برای مدیریت نقدینگی سازمانها و پروژه ها
شاید به جرأت می توان گفت تأثیرگذارترین عامل در پیشرفت هر پروژه ای تأمین به موقع منابع مالی آن پروژه است؛ به زبان دیگر کمبود منابع مالی در زمان موردنیاز مانع پیشرفت سریع هر پروژه ای خواهد شد. امروزه باتوجه به وضعیت کمبود منابع مالی در بسیاری از سازمانها و شرکتهای پروژه محور، مسئله آگاهی از وضعیت دریافت ها و پرداخت ها در طول پروژه یا به عبارتی نقدینگی پروژه و مدیریت آن و لزوم اولویتبندی و برنامه ریزی جهت تخصیص منابع مالی اهمیت بالایی یافته است.
در این راستا ابزارهایی که بتواند وضعیت نقدینگی پروژهها و سازمان را در بازه های زمانی مشخص، پیش بینی و برآورد نماید بسیار حائز اهمیت است. استفاده از نرم افزارهای صفحه گسترده مانند Excel و یا نرم افزارهای بانک اطلاعاتی مانند Access شاید بتوانند بخشی از این نیاز را برآورده سازند اما یقینا به دلیل عدم برخورداری از ساختارهای پروژه ای و ابزارهایی مانند شبکه فعالیتها و گانت، دارای نقاط ضعف بسیاری هستند.
از طرفی نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز ساختارهای هزینهای استاندارد خود را داشته و انطباق آنها با جریان نقدینگی پروژهها و سازمان چیزی نیست که در ساختار این نوع نرم افزارها پیش بینی شده باشد. برای مثال نرم افزار پریماورا که بسیار مورد پسند متخصصین برنامه ریزی و کنترل پروژه است، ساختارهای هزینهای استاندارد شده ای دارد که چندان قابل تغییر نبوده و حتی برای استخراج یک نمودار S-Curve از آن میبایست از ترفندهای خلاقانه ای استفاده کرد.
در این میان نرم افزار مایکروسافت پروجک (MS Project) به عنوان نرم افزاری که قابلیت انعطاف پذیری بالایی داشته در نسخه های 2007 به بعد امکانات جدیدی در ساختار هزینهای خود وارد کرده که انطابق با آنچه به عنوان گردش نقدینگی پروژهها می شناسیم را امکان پذیر ساخته است.
اگرچه بسیاری از کارشناسان نقاط ضعف بسیاری برای این نرم افزار قائل هستند اما به جرات می توان گفت قابلیت های انطابق پذیری و امکانات متعددی که از نسخههای 2007 به بعد و علی الخصوص نسخه 2013 در این نرم افزار تعبیه شده، همان راه حل گمشدهای است که بسیاری از ما سال‌ها به دنبال آن بودیم. یعنی مدیریت هزینه ها و درآمدهای پروژه ها.
ایجاد منابع از نوع هزینه در نرم افزار مایکروسافت پروجک (MS Project) و همچنین نوعی از منابع که بتوان هزینههای عمومی پروژه از قبیل هزینه های مستقیم مصرف انرژی، اجاره، هزینه های نگهبانی، رفت و آمد و … را فارغ از زمانبندی فعالیتها در تاریخهای مشخصی ثبت کرد، قابلیتی منحصر به فرد به این نرم افزار داده تا از طریق آن بتوان گردش نقدینگی پروژه و حتی چندین پروژه و یا در سطحی بالاتر، کل سازمان را با استفاده از این نرم افزار برنامهریزی و کنترل نمود. در ادامه شرح مختصری از این ویژگی ها ارائه شده است.
- منابع هزینهای (Cost Resources):
این نوع هزینه ها در واقع به عنوان منبع تعریف شده و پس از اختصاص یافتن به یک فعالیت می توان مقدار آنها را تعیین کرد. هزینه های از نوع منیع زمانی استفاده می شود که بخواهیم یک نوع هزینه متداول (به عنوان مثال: پیش پرداخت، میان پرداخت، تسویه حساب، هزینه بانکی و …) را به فعالیت های مختلف اختصاص دهیم.
با این کار عملا میتوان نحوه پرداخت هزینههای قراردادهای پیمانکاران و حتی هزینههای بانکی نظیر ضمانتنامهها و وامهای بانکی را در نرم افزار پیش بینی، برنامهریزی و کنترل نمود.
- هزینه های عمومی پروژه در قالب Budget Cost:
این نوع هزینهها، هزینه هایی هستند که ارتباطی با فعالیت خاصی از پروژه نداشته و فارغ از انجام فعالیت های پروژه، حجم کارها و میزان مصرف منابع، به پروژه تحمیل می گردند. مانند هزینه های مستقیم مصرف انرژی، اجاره، هزینه های نگهبانی، رفت و آمد و …
در واقع با اختصاص این نوع هزینهها به پروژه قابلیتی بدست می آید که از طریق آن بتوان کلیه هزینههای عمومی پروژه که در قالب تنخواه پروژه مصرف می‌شود را در زمانهای مشخص و پیش بینی شده برنامهریزی و پیش بینی نمود.
به طور خلاصه می توان گفت با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه Microsoft Project Professional (مایکروسافت پروجک) می توان کلیه گردش نقدینگی یک پروژه را اعم از کلیه پرداخت ها و دریافت ها، در طول زمان پروژه برنامهریزی کرده و وضعیت کمبود نقدینگی در طول اجرای پروژه را پیش بینی نمود.
حال تصور کنید این روش برای کلیه پروژه های سازمان انجام پذیرد و در سطح بالاتر کلیه هزینههای سازمان نیز برنامهریزی و پیش بینی گردد. آنچه بدست می آید تصویری کامل از وضعیت نقدینگی شامل درآمدها و هزینههای کل سازمان در ماهها و حتی سالهای آتی است که میتواند عاملی مهم در تصمیم گیریها و اولویت بندی مصرف نقدینگی سازمان باشد.
نیما رحیمی
دیدگاهتان را بنویسید