جایزه ملی مدیریت پروژه؛ چگونه پروژه برتر ایران انتخاب میشود؟

انجمن ملی مدیریت پروژه ایران این روزها در حال جمع‌آوری اظهارنامه‌های پروژه‌ها، برای انتخاب هفتمین جایزه برترین پروژه ایران است. از همین رو در این مقاله به تاریخچه و نحوه انتخاب برندگان این جایزه پرداخته‌ایم.

تاریخچه

اولین جایزه مدیریت پروژه در عرصه جهانی در سال 1997 جهت عملکرد پروژه‌های کشور آلمان توسط انجمن مدیریت پروژه آن کشور بر اساس مدل PEM -Project Excellence Model اعطا گردید. در سال 2002 این جایزه به جایزه بین‌المللی مدیریت پروژه تغییر نام یافت و عنوان یکی از مهم‌‌ترین رویدادهای حوزه مدیریت پروژه را به خود اختصاص داد.

در راستای این حرکت فراگیر نمایندگان انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه در کشورهای مختلف، عهده دار سازماندهی جایزه ملی تعالی پروژه در کشور خود و با رویکردی مشابه جایزه بین‌المللی مدیریت پروژه و بر اساس شرایط مدون شده این جایزه شدند. از این رو انجمن مدیریت پروژه ایران که در سال 1384 تاسیس گردید، از سال 1387 به عضویت دائم IPMA درآمده و هم‌اکنون به عنوان یکی از اعضاء فعال انجمن شناخته شده و عهده‌دار سازماندهی  “جایزه ملی پروژه برتر ایران” و در راستای فرآیند جایزه بین المللی IPMA در ایران است.

استاندارد PEB و مدل PEM

یکی از بهترین نظریاتی که تا کنون برای ارزیابی پروژه‌ها مطرح گردیده است، مرتبط کردن  Project Success Criteria  و Critical Success Factors  آن می‌باشد که تر کیب این یافته‌ها منجر به ایجاد مدل PEM) Project Excellence Model) توسط انجمن بین امللی مدیریت پروژه IPMA شده است.

از آنجا که مدل EPM بر پایه مدل (EFQM (European Foundation for Quality Management بنا نهاده شده است و در سال 1989 و با کمک 14 گروه بین المللی، توسط بنیاد مدیریت کیفیت اروپا توسعه یافت. این مدل به گونه ای طراحی گردیده شده است تا بتواند ارتباط میان Project Success Criteria  و Critical Success  Factors آن را در چهار چوب یک مدل مورد ارزیابی قرار دهد.

در سال 2016 انجمن بین المللی مدیریت پروژه  مدل تعالی مدیریت پروژه EPM  را به مبنای تعالی پروژه PEB تغییر داد و نسخه جدیدی ارائه داد.

مدل تعالی پروژه EPM یکی از عناصر مورد توجه استاندارد تعالی پروژه PEB) Project Excellence Baseline) است و هدف از طراحی آن ارائه راهکاری برای ارزیابی یک پروژه یا طرح است.

استاندارد تعالی مدیریت پروژه PEB بر یک پروژه یا طرح خاص تمرکز دارد و مکمل دو استاندارد دیگر IPMA ICB و IPMA OCB می‌باشد.

IPMA ICB: طراحی شده با هدف ارزیابی شایستگی فردی رهبران پروژه / طرح / پورتفولیو

IPMA OCB: طراحی شده با هدف ارزیابی شایستگی سازمان هایی که پروژه ها را اجرا می‌کنند.

سه بخش اصلی و همچنین معیار های مورد توجه این مدل معرفی شده عبارتند از:

1- کارکنان و اهداف

کارکنان و اهداف به عنوان مبنایی برای تعالی پروژه تلقی شده است و حضور افراد مناسب تحت مدیریت رهبران متعالی که همگی دیدگاه مشترکی در مورد موفقیت دارند به عنوان عناصر اصلی برای ارتقاء پروژه به حساب می آیند. از این رو زیر معیارهای این بخش به شرح ذیل می باشد:

A. رهبری و ارزش ها:

1. الگو های برای تعالی
2. توجه به ذی‌اثران پروژه
3. جهت گیری نسبت به اهداف پروژه و سازگاری با تغییرات

B. اهداف و استراتژی:

1. مدیریت نیازها، انتظارات و الزامات ذی‌اثران
2. توسعه و تحقق اهداف پروژه
3. توسعه و تحقق استراتژی پروژه

C. تیم پروژه، شرکا و تامین‌کنندگان:

1. شناسایی و توسعه شایستگی‌ها
2. شناخت دستاوردها و توانمندسازی
3. همکاری و ارتباطات

2- فرآیندها و منابع

این بخش نشان‌دهنده اقدامات ضروری برای تقویت میزان تعالی از طریق فرآیندهای منطقی و استفاده از منابع کافی به شکل موثر و پایدار است. از این رو زیر معیارهای این بخش به شرح ذیل می‌باشد:

1. فرآیندها و منابع مدیریت پروژه
2. مدیریت دیگر فرآیندها و منابع کلیدی

3- نتایج پروژه

رویکرد مدیریت پروژه در صورتی متعالی است که منجر به نتایج پایدار و قابل توجه  از نظر تمامی ذی‌اثران کلیدی و غیر کلیدی شود. از این رو زیر معیارهای این بخش به شرح ذیل می‌باشد:

A. رضایت مشتریان

1. رضایت مشتریان
2. شاخص‌های رضایت مشتریان

B. رضایت تیم پروژه

1. ادراکات تیم پروژه
2. شاخص‌های رضایت تیم پروژه

C. رضایت دیگر ذی‌اثران

1. رضایت سایر ذی‌اثران
2. شاخص‌های رضایت سایر ذی‌اثران

D. نتایج پروژه‌ها و تاثیرات آن روی محیط زیست

1. ادراکات در مورد نتایج بر اساس اهداف پروژه
2. تحقق نتایج فراتر از اهداف پروژه ، شامل تاثیر بر محیط زیست
3. عملکرد پروژه

هر سه بخش دارای ارتباط تنگاتنگ با یک‌دیگر هستند و هیچ یک از بخش‌ها را نبایستی به صورت مجزا از بخش‌های دیگر توسعه داد. می‌توان از طریق حصول اطمینان از تعامل قوی بین بخش‌های اصلی مدل به ارزش‌های زیر در کسب و کار دست یافت:

• عملکرد
• اثربخشی و کارایی
• قابلیت اطمینان
• انعطاف‌پذیری
• بهبود مستمر
• امکان تغییر مقیاس پروژه
• پایداری
• ارزیابی

نحوه ارزیابی و دامنه شمول جایزه ملی پروژه برتر ایران

تيم‌ها و سازمان‌های مجری پروژه‌ها می‌توانند با ارائه تقاضانامه كتبی و تشريح نحوه تحقق معيارهای مدل تعالی پروژه PEM در پروژه خود (9 معيار و 22 زير معيار)، جهت كسب جايزه ملی مديريت پروژه ايران اقدام نمايند.

اين سند اظهارنامه به تيم پروژه كمك می‌كند از ميزان موفقيت و نقاط قوت خود آگاه شده و توان بالقوه خود را جهت بهبود و پيشرفت در حوزه های قابل بهبود به كارگيرد. اظهار نامه بايد به صورت كامل و منطبق بر مدل تعالی پروژه PEM باشد.

كليه اظهارنامه‌های پذيرفته شده توسط تيمی متشكل از حداقل چهار ارزياب مورد بررسی و ارزيابی قرار می‌گيرد. پس از امتياز دهی انفرادی، امتياز كسب شده در هر معيار در يك جلسه بين تيم ارزيابان مورد اجماع قرار می‌گيرد و بر اساس نتايج ارزيابی‌ها، كميته داوری پروژه‌های منتخب را جهت بازديد توسط تيم ارزيابان تعيين می‌كند. هدف از بازديد، تكميل ارزيابی‌ها و يافتن پاسخ برای سوالات و نكات مبهم در اسناد اظهارنامه است.

از آنجايی كه متقاضيان خواستار يك گزارش بازخورد عينی و منصفانه در مورد كيفيت مديريت پروژه خود هستند، يك گزارش بازخورد برای كليه متقاضيان تهيه خواهد شد. اين گزارش حاوی توضيحات جامعی در مورد فرآيند ارزيابی، خلاصه محتوای ارزيابی، نقاط قوت و حوزه‌های بهبود در هريك از معيارهای مدل و همچنين درصد امتياز كسب شده برای هر معيار می‌باشد.

در نهايت هيات داوران نتايج ارزيابی پروژه‌ها را مورد بررسی قرار داده و بر اساس ارزيابی های پايانی برندگان سطوح مختلف جايزه و برنده نهايی جايزه ملی تعالی مديريت پروژه ايران را مشخص می‌كند.

سطوح مختلف جایزه ملی پروژه برتر ایران:

1. سطح دو: تندیس سیمین
2. سطح یک: تندیس زرین
3. سطح سه: تندیس بلورین
4. سطح چهار: لوح تعهد به تعالی

همچنین کلیه پروژه‌های عمرانی، صنعتی، زیر بنایی، خدماتی و … که توسط هریک از بخش های دولتی، خصوصی و تعاونی کشور در داخل یا خارج از کشور در حال انجام هستند در صورت محقق نمودن شرایط زیر می‌توانند متقاضی دریافت این جایزه شوند:

• حداقل 50 نفر در پروژه ها فعالیت نموده باشند.
• پیمانکاران فرعی مستقل از یکدیگر در پروژه مشارکت داشته باشند.
• پروژه حداقل دارای مدت زمان قراردادی یک ساله باشد.
• پروژه حداقل دوسال قبل از ارسال تقاضانامه به اتمام رسیده باشد و یا در شرف اتمام (پیشرفت فیزیکی حداقل 95 درصد) باشد.
• اطلاعات پروژه محرمانه نبوده و قابل انتشار باشند.

لازم به ذکر است که یک شرکت یا سازمان نمی‌تواند بیش از دو پروژه را معرفی نماید.

فرآیند ارزیابی و انتخاب جایزه ملی پروژه برتر ایران

جهت اعطای جایزه ملی مدیریت پروژه، گام‌های ذیل به ترتیب طی می‌شوند:

1. ثبت‌نام پروژه‌های داوطلب شرکت در جایزه ملی
2. آموزش اظهار نامه نویسی برای نمایندگان پروژه‌های کاندیدا
3. تدوین و ارائه اظهارنامه پروژه‌های کاندیدا به دبیر خانه جایزه
4. تعیین تیم‌های ارزیابی جایزه توسط کمیته جایزه ملی
5. ارائه اظهارنامه‌ها به تیم‌های ارزیابی
6. ارزیابی اولیه اظهارنامه‌ها، جلسه اجماع ارزیابان و تهیه گزارش اولیه هیئت داوری
7. بازدید از پروژه (سایت پروژه)
8. تهیه و ارائه گزارش ارزیابی به هیئت داوران جایزه ملی
9. برگزاری جلسات هیئت داوری
10. تصمیم‌گیری نهائی هیئت داوران
11. مراسم اعطای جوایز
12. تسلیم گزارش بازخورد به شرکت‌کنندگان

جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت انجمن مدیریت پروژه ایران مراجعه فرمایید.

تدوین و گردآوری: معین غمین