شرکت PMPiran

تلفن : (021) 88848387 مشترک شوید
لطفا جهت اشتراک در خبرنامه سایت نام و آدرس ایمیل خود را ثبت کنید
 

چرا فاز بندی چرا Kill Point؟

  • چرا پروژه را فاز بندی میکنیم ؟
  • چرا در هر فاز پروژه باید تمامی گروههای فرآیندی مدیریت پروژه شامل آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایش و اختتامیه انجام گیرد و چرا به طور مثال گروه فرآیندی آغازین را فقط در فاز اول انجام ندهیم و گروه فرآیندی پایانی را در فاز آخر؟
  • چرا به نقطه پایان هر فاز و شروع فاز جدید Kill Point  گویند؟

 

مایلستون

  1. مقدمه 1:

 تعریف فاز بر اساس استاندارد (PMBOK® :(Project Management Body of Knowledge :

به مجموعه ایی از فعالیتهای پروژه که به صورت منطقی با هم در ارتباط هستند و با انجام آن فعالیتها یک یا چند محصول و یا خدمت قابل تحویل ارائه گردد فاز می گوییم.

  1. مقدمه 2:

واضح است که به هیچ عنوان نمیتوان کلیه جزئیات و پروژه را با دقت بالا از ابتدا تا انتها پروژه به صورت یکباره برنامه ریزی کرد و تا انتها مطابق برنامه اولیه پیش رفت بلکه همواره پروژه به روش پیشرفت تدریجی یا Progressive Elaborate برنامه ریزی و اجرا میشود. رویکرد برنامه ریزی Progressive Elaborate به این معناست که برنامه ریزی پروژه یک فعالیت یکباره و در ابتدای کار نیست و همواره باید با برنامه بروز و هماهنگ با  عملکرد تیم پروژه، مسیر حرکت پروژه را اصلاح کرد.

مطابق چرخه دکتر دمینگ در واقع برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اقدام اصلاحی به صورت متوالی و پشت سرهم و چندین بار در طول پروژه اتفاق خواهد افتاد.

به عنوان مثال شروع پروژه مانند شروع حرکت در مسیری پر از مه است که فقط فاصله اندکی جلوتر از ما قابل دیدن است و به همان اندازه هم برنامه ریزی با جزییات انجام میشود و با حرکت به جلو جزییات بیشتری آشکار میشود و برنامه ریزی دقیق تری انجام میشود و البته همواره مسیر اصلی و اهداف اصلی مشخص هستند و مسیر حرکت را اصلاح میکنند.

Flashlightin the dark

  1. مقدمه 3:

بر اساس آخرین ویرایش استاندارد پم باک فرآیندهای مدیریت پروژه 47 عدد هستند در پنج گروه فرآیندی شامل آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایش و اختتامیه تقسیم بندی شده اند و درهر فاز از پروژه میبایست کلیه این گروه های فرآیندی انجام گیرد.

مایلستون

حال شاید بتوان با توجه به مقدمه های فوق به سوالات بالا پاسخ مناسبتری داد، در ابتدا لازم به ذکر است پروژه ای که زمان کوتاهی دارند و یا دستاوردهای پروژه قابل تفکیک و جداسازی نیست بهتر است فازبندی انجام  نشود وپروژه در یک فاز انجام گیرد. ولی اگر پروژه های بلند مدت را فاز بندی نکنیم در برنامه ریزی و اجرا به مشکلات متعددی مانند انحراف شدید از برنامه اولیه و تغییر چند باره خط مبنای پروژه (Baseline) پروژه برخورد خواهیم کرد. و در واقع فاز بندی پروژه را به قسمتهای کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم کرده است که برنامه ریزی و کنترل را سهل تر مینماید.

 و اما...
  1. چرا به نقطه پایان هر فاز و شروع فاز جدید و چرا در هر فاز پروژه باید تمامی گروههای فرآیندی اجرا گردند؟

شاید به یاد بیاورید پروژه هایی را که در سازمانها شروع میشوند و بنا بر دلایلی در میانه راه  بدون هیچ دستاوردی  متوقف  میشوند و از آن پروژه ها فقط لیستی از هزینه های تحمیل شده به سازمان باقی میماند و یا پروژه هایی که در سازمانها در حال اجرا هستند و از منابع سازمان به مدت طولانی استفاده میکنند ولی در حال حاضر با استراتژی ها و سیاست های سازمان تضاد دارند و توقف این گونه پروژه ها مفید تر از ادامه آنهاست.

  • ®PMBOK راه حل فاز بندی پروژه را جهت جلوگیری از ایجاد وضعیت های مشابه، وضعیت فوق ارائه میدهد و بر اجرای کلیه گروههای فرآیندی در تمامی فازها اصرار دارد.

خاتمه جهت آغاز

به طور مثال یکی از کارهای ابتدایی و آغازین پروژه صدور “منشور پروژه” (Project Charter) است، که به منزله تایید رسمی پروژه توسط سازمان و حکم مدیر پروژه می باشد و به پروژه رسمیت میدهد مطابق سطور فوق می بایست در ابتدای هر فاز مجددا منشور پروژه صادر شود و به تایید ذینفعان کلیدی پروژه برسد . اجرای این نکته ساده در پروژه ها و در ابتدای هر فاز در صورت لزوم باعث جلوگیری از ادامه پروژه های غیر ضروری و مخالف اهداف استراتژی های سازمانی خواهد شد و در صورت صدور منشور پروژه (Project Charter) جلب تعهد و حمایت مدیریت ارشد را در پی خواهد داشت که در روند اجرای پروژه تاثیر به سزایی دارد. به همین دلیل که امکان دارد شروع فاز جدید پروژه با عدم تایید سازمان به نقطه پایان پروژه تبدیل شود به این نقطه “کیل پوینت” (Kill Point) گویند. و همچنین در صورت تصمیم بر توقف پروژه به هر دلیلی در پایان فاز می بایست کلیه فرآیندهای اختتامیه برای آن فاز انجام گیرد یعنی به طور مثال کلیه دستاوردهای پروژه به صورت رسمی تحویل شود و اسناد مدارک لازم تهیه شود و “درسهای آموخته” (Lesson Learned) نیز ثبت شود. تا در صورت ادامه پروژه در آینده و فاز بعدی بتوان ازاین دستاوردها استفاده کرد و یا با رویکرد (Progressive Elaborate) کل پروژه را برنامه ریزی نمود.

به امید تعالی در برنامه ریزی و اجرای پروژه های این مرز و بوم

مهدی معینی

مهدی معینی دینی

Print Friendly
(+16 rating, 5 votes)
Loading...

3 پاسخ به “چرا فاز بندی چرا Kill Point؟”

  1. علیرضا لاجوردی می‌گه:

    تشکر از مطلب ارزشمندی که ارسال کردین

    من یک سوال کلی دارم با توجه به حوزه فعالیتم که آی تی می باشد. بطور عمومی پروژه های فناوری را هم پیشنهاد میشود در چارچوب پم باک مدیریت پروژه شود ولی زمانیکه ما به چشم تهیه و تولید یک سرویس به آن نگاه می کنیم و زیر مجموعه استراتژیهای Agile قرار می گیرد و با توجه به مطلبی که شما در بالا فرمودین :
    ” پروژه ای که زمان کوتاهی دارند و یا دستاوردهای پروژه قابل تفکیک و جداسازی نیست بهتر است فازبندی انجام نشود وپروژه در یک فاز انجام گیرد.”
    آیا باید در همین چارچوب به دنبال مدیریت پروژه باشیم و یا برای فرمت Agile پیشنهاد خاصی وجود دارد؟

    با تشکر از وقتتان و خصوصا لطفتان در گسترش مفاهیم با ارزش

  2. جناب آقای لاجوردی؛
    با سلام خدمت شما،
    نکته حائز اهمیتی در مورد انواع چرخه حیات پروژه ها (Project Life Cycle) وجود دارد که طبق تعریف PMBOK به 3 دسته تقسیم میگردند:
    Plan Driven ، Incremental و Adoptive یا Agile،
    به این نکته توجه فرمایید که تفاوت استفاده از هر متد در بحث تکمیل بودن و شفاف بودن محدوده و محتوای پروژه (Project Scope) می باشد نه برنامه اجرای آن(Plan)،
    در متد Agile به علت اینکه تغییرات دائم محیطی ( تکنولوژی و …) تغییرات نیاز مشتری و خواسته های آن با زمان پیش میرود و از ابتدای راه نمیتوان به صورت کامل محدوده و محتوای شفاف و کاملی از پروژه دست یافت، با فاز بندی کردن پروژه به تکه های کوچک تر (Feature) و زمان بندی تحویل کوتاه تر (3 4 هفته ای) تعاملی مداوم با مشتری جهت حداقل کردن مشکلات احتمالی و جلب رضایت و یافتن خواسته مشتری بوجود می آید…چرا که گاهی اوقات مشتری هم دید کاملی از خواسته های خود در انتهای پروژه ندارد! ولی در هر فاز Scope آن فاز را به صورت کامل و دقیق می بندیم و فرایند های مدیریت پروژه را را با همان تعاریف PMBOK اجرا می نماییم…
    هنگامی که نمیتوانیم محدوده و محتوای پروژه (Project Scope) را با اطمینان (90%) ببندیم بهتر است بخش های کوچکتری (فاز) را انتخاب بکنیم که با پیش رفتن پروژه Plan و Scope پروژه را برای ادامه راه و فاز های آتی تعیین و تکمیل می کنیم…

  3. محمد کردی می‌گه:

    سلام و بسیار ممنون برای ارسال مطالب با ارزش

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *