رابین کودک پنج ساله‌ایست که در میان صحبت‌های عموی خود و دوستش در خیابان برای اولین بار کلماتی مانند «مدیریت پروژه»، «رویکرد آبشاری» و «رویکرد چابک» را می‌شنود. چون معنای این کلمات را نمی‌داند دست عموی خود را می‌کشد و از او می‌پرسد: «عمو، آبشاری یعنی چی؟»
تیم، عموی رابین، که مدیر پروژه‌ی با تجربه‌ایست از این سوال رابین جا می‌خورد. تا به حال با کودک پنج سالهای درباره‌ی این موضوع صحبت نکرده بود! با خود فکر کرد که چطور می‌تواند رویکردهای متفاوت مدیریت پروژه را به رابین توضیح دهد به شکلی که برای او قابل فهم باشد؟
شرح متدولوژی چابک و آبشاری با مثالی ساده
بنابراین سعی کرد که از مثال‌هایی قابل لمس برای او استفاده کند:
فرض کن که با پدر و مادر خود برای یک سفر سه روزه آخر هفته به سواحل زیبای نزدیک شهر خودتان آمده‌ای. روز اول که به ساحل می‌روید چند نفر از هم سن و سالهای خود را آنجا می‌بینی که در حال ساختن قلعه‌ی شنی هستند. به ذهنت می‌رسد که اگر قلعه‌ی شنی خودت را داشته باشی حسابی خوش می‌گذرانی و می‌توانی دوستان خوبی در آنجا پیدا کنی. خب حالا اول باید از پدر و مادر خود بخواهی که برای شما چنگک و کامیون و سطل مخصوص جمع کردن شن تهیه کنند. اگر این ابزارها را نداشه باشی احتمالا باید تمام قلعه را با دست خالی بسازی و این کار زمان خیلی زیادی از شما می‌گیرد و مهلت سفر شما تمام می‌شود. پس باید حواس شما به زمان باشد!
خب حالا پیشنهاد خود را به پدر و مادر میدهی و آن‌ها هم با ایده‌ی شما موافقت می‌کنند. تصمیم می‌گیرند که برای شما وسایل ساخت قلعه شنی را تهیه کنند اما شما هم به آن‌ها قول میدهی که مراقب وسایل و ابزار کار خودت باشی تا در سفرهای بعدی هم از آن استفاده کنی. بعد از این که پدر و مادر وسایل را تهیه کردند، جای مناسب را برای ساخت قلعه پیدا میکنی و کار ساخت قلعه را آغاز میکنی.
قبل از هرچیز با حفر یک چاله شروع میکنی ، بعد دیوارها را می‌سازی و سپس برج‌ها و برجک‌ها را اضافه میکنی. وقتی کارتان تمام شد، یک قلعه شنی زیبا خواهی داشت.
همه چیز خوب پیش می‌رود تا وقتی که غروب می‌شود و آب دریا کمی بالا می‌آید. یکدفعه یک موج بزرگ به سمت قلعه حرکت می‌کند و بخش کوچکی از قلعه خراب می‌شود. فکر اینجایش را نکرده بودی!
پس خطراتی وجود دارند که ساخت قلعه‌ی تو را تهدید می‌کنند. ممکن است موج بزرگی بیاید. ممکن است هوا بارانی شود. ممکن است گارد ساحلی شما را در حال ساختن قلعه ببیند و به شما بگوید که این کار را نکن چون نظم شن‌های ساحل را برهم می‌زنی!
بنابراین با خودت تصمیم می‌گیری که وقتی به خانه برگشتی روی یک برگه کاغذ تمام چیزهایی که ممکن است قلعه‌ی شنی را تهدید کنند می‌نویسی.
مثلا:
برای این که موج قلعه‌ام را خراب نکند باید چه کاری انجام دهم؟ کمی از ساحل بیشتر فاصله می‌گیرم. یک سرپناه برای محافظت از باران می‌سازم و یک اجازه نامه از پدر و مادرم می‌گیرم که به گارد ساحلی نشان بدهم. فردا به ساحل برمی‌گردی و حالا با رعایت نکات ایمنی قلعه را کامل میکنی.
مدیریت پروژه آبشاری مانند ساخت یک قلعه شنی است. شما با یک برنامه شروع می‌کنید و سپس مرحله به مرحله طبق برنامه کار می کنید تا کارتان تمام شود. خطرات مختلفی هم در مسیر کار وجود دارد اما این خطرات تا حد خوبی قابل پیش بینی و قابل جلوگیری‌ست.
پیشنهاد مطالعه
آشنایی با مدیریت پروژه آبشاری یا Waterfall+مقایسه با روش چابک
حالا روش چابک را برای شما توضیح می‌دهم:
فرض کنید مادر شما یک پروژه برای شما تعریف می‌کند: مادر می‌گوید من به مدت ده دقیقه با خانم همسایه کار دارم و شما باید در طی این مدت از خواهر یک‌ساله‌‌ات نگهداری کنی بدون اینکه او گریه کند یا آسیب ببیند. و همزمان هم هر سه دقیقه دوربین مداربسته‌ی اتاق را نگاه می‌کند تا ببیند که شما در چه وضعیتی هستید.
حالا باید دید که چه قسمت‌های مختلفی در این پروژه وجود دارد؟ شما باید در صورت نیاز:
- خواهرتان را از گهواره‌اش بلند کنید.
- پوشک او را عوض کنید.
- به او یک بطری شیر بدهید.
- چند دقیقه با او بازی کنید.
- او را دوباره به رختخواب بگذارید.
وقتی که پروژه‌ی شما آغاز شود نمی‌توانی حدس بزنی که اولین نیاز خواهر کوچولوی شما چیست. ممکن است گرسنه باشد و گریه کند. ممکن است جایش خیس باشد و نیاز به تعویض پوشک داشته باشد. شاید از گرما کلافه شده و نیاز باشد که لباس‌هایش را کمتر کند. یا شاید هم دلش درد گرفته و نیاز به ماساژ شکم یا داروی خاصی دارد.
وقتی که یک نیاز خواهر کوچولو را با موفقیت رفع کردی، همچنان باز هم نمی‌دانی که نیاز بعدی او چه خواهد بود. شاید بعد از شیر خوردن خوابش بگیرد، ممکن است دلش بازی بخواهد یا شاید هم برای دیدن مادر بی-قراری کند. شما باید آماده باشی که با سرعت به نیاز بعدی خواهر کوچولو رسیدگی کنی و حواست باشد که گریه نکند و آسیبی نبیند، اگرنه مادر از دست شما ممکن است عصبانی شود.
بازخورد بگیرید: شما می‌توانی از مادر یا بزرگسال دیگری بازخورد بگیری. به عنوان مثال، مادر ممکن است به شما بگوید که کار خوبی انجام میدهی، یا ممکن است پیشنهاد دهد که ترتیب مراحل را تغییر دهی. چون مثلا الان بچه گرسنه است اما شما داری با او بازی میکنی یا سعی در خواباندن بچه داری.
گاهی هم ممکن است یک مرحله را چندبار تکرار کنی تا پروژه‌ی نگهداری از خواهر کوچولو با موفقیت به پایان برسد. مثلا یک بار با او بازی کنی و وقتی بازی تمام شد دوباره با او بازی کنی تا خوشحال و راضی باقی بماند.
در اینجا برخی از مزایای استفاده از روش چابک برای این پروژه آورده شده است:
- کودک می‌تواند انعطاف پذیرتر و سازگارتر باشد. اگر خلق و خوی خواهر نوزاد تغییر کند، کودک می‌تواند پروژه را بر این اساس تغییر دهد.
- کودک می‌تواند از مادرش یا بزرگسال دیگری بازخورد بگیرد. این بازخورد می تواند به کودک کمک کند تا مهارت های مدیریت پروژه خود را بهبود بخشد.
- کودک می‌تواند در صورت نیاز در پروژه تغییرات ایجاد کند. این انعطاف پذیری می‌تواند به کودک کمک کند تا اطمینان حاصل کند که خواهرش خوشحال و ایمن است.
سال‌ها بعد که رابین بزرگ‌تر شد و به سن 18 سالگی رسید چیز زیادی از صحبت‌های آن روز با عمویش به خاطر نداشت. اما قرار بود که به مناسبت تولد هجده سالگی‌اش همراه دوستان خود به سفری در جنگل‌های اطراف شهر بروند.
رابین کاملا مطمئن بود که این سفر بهترین سفر زندگی آن‌ها خواهد شد چون بالای تپه‌های جنگلی طبیعت بکر فوق العاده‌ای بود که منظره‌ای به دریاچه داشت و پر از آرامش بود چون کمتر کسی به آنجا می‌رفت. اما رابین نمی‌دانست که آماده شدن برای این سفر چه میزان از چه تجهیزاتی می‌خواهد و یا اصلا مسیر رفت و آمد به آنجا از کجاست؟
مانند تمام وقت‌های دیگری که در زندگی به مشکل حل ناشدنی‌ای می‌رسید تلفن خود را برداشت و با عمو تیم تماس گرفت و ماجرا را به او گفت. عمو تیم گفت: «خب چابک‌اش کن!» رابین گفت: «منظورت چیست؟»
عمو تیم به سرعت مکالمه‌اش با رابین وقتی که پنج ساله بود را به خاطر آورد اما این بار تلاش کرد با مثالی کاربردی‌تر مفهوم چابک و تفاوت‌اش با آبشاری را توضیح دهد:
شما می توانید کل سفر را از قبل برنامه ریزی کنید، بدانید که به کدام شهر می‌روید، زمان رسیدن تا مقصد را محاسبه کنید و برای سروقت رسیدن سروقت حرکت کنید، مسافت را محاسبه کنید و سوخت مورد نیاز برای مسافت را تهیه کرده و طبق برنامه‌ی تعیین شده شروع به حرکت کنید. و حتی می‌توانید به پیش بینی ریسک‌های احتمالی موجود در مسیر بپردازید و فکری برای مدیریت مالی و زمانی آن‌ها کنید. مثلا مبلغی را برای تعمیر اتوموبیل خود یا نیاز فوری برای مراجعه به پزشک اختصاص دهید یا کمی زودتر از زمان تعیین شده راه بیفتید تا در صورت بروز مشکلاتی که زمان شما را می‌گیرند همچنان به موقع به محل کار خود برسید.
مدیریت پروژه آبشاری مانند برنامه ریزی کل سفر از قبل است. شما می‌دانید که کجا می‌روید و یک برنامه دقیق برای نحوه رسیدن به آنجا دارید.
اما مدیریت پروژه چابک مانند این است که با دوستان ماجراجوی خود قصد سفر به مناطق جنگلی را دارید که کمتر کسی تا به حال به آن جا رفته و اطلاعات و حتی زیرساخت‌های زیادی برای سفر در آنجا وجود ندارد. شما نمی‌دانید مسیر ماشین رو تا کجاست، آیا دسترسی به آب آشامیدنی یا هیزم برای آتش وجود دارد یا نه؟ و همچنین از خطر وقوع حمله‌ی حیوانات وحشی آگاه نیستید. برای همین شما نیاز به آمادگی برای تمام تغییرات مختلف و حتی هولناک سفر خود دارید.
همچنین شما در طول مسیر خود باید قدم به قدم پیش بروید و هرلحظه از نشانه‌های اطراف خود بازخورد بگیرید. مثلا اگر صدای غرش شیر یا جای پنجه‌ی خرس بر روی درختان را دیدیم احتمالا در قلمروی حیوانات وحشی جنگل قرار داریم و بهتر است مسیر خود را تغییر دهیم و از آنجا فاصله بگیریم. یا وقتی به خاک خشک‌تر یا چمن زردتر می‌رسیم متوجه می‌شویم که انگار در حال دور شدن از منابع طبیعی آب هستیم و باید به سمت فضاهای مرطوب‌تر حرکت کنیم. درواقع شاید خیلی ندانیم که کجای جنگل هستیم یا قصد رفتن به کجا را داریم. همچنین از وجود خطرات احتمالی در مسیر هم مطلع نیستیم، اما در طول مسیر نشانه‌هایی وجود دارد که با دقت به ویژگی‌های آن‌ها می‌توانیم مسیر مناسب خود نسبت به اهداف‌مان را بیابیم.
برای موفقیت در چنین سفری تیم شما باید یک تیم ورزیده برای یک سفر جنگلی ماجراجویانه، بهره مند از گستره‌ی متفاوتی از مهارت‌های مرتبط با طبیعت و همچنین قادر به برقراری ارتباط و هماهنگی بین خود و اعضای تیم باشد (تیم cross functional باشد).
چندسالی می‌گذرد و رابین به سن 25 سالگی می‌رسد. بعد از اتمام دانشگاه به تشویق عمو تیم در دوره‌ی مدیریت پروژه ثبت نام می‌کند. در اولین روز از شروع دوره رابین درحالی که سر کلاس منتظر رسیدن مربی دوره بود. جزوه‌ی خود را باز کرد تا نگاهی به محتوای پیش روی این جلسه بیندازد:
شرح مختصر متدولوژی آبشاری
مدیریت پروژه آبشاری یک رویکرد خطی به مدیریت پروژه است. این یک فرآیند ترتیبی است که یک مجموعه مراحل خاص را دنبال می‌کند. این مراحل معمولاً عبارتند از:
- آغاز (initiating): آغاز جایی است که پروژه تعریف می شود و الزامات پروژه جمع آوری می شوند.
- برنامه ریزی (planning): این مرحله جایی است که طرح پروژه ایجاد می‌شود و تصمیم گیری برای این که چه منابعی یا چه اختیاراتی برای چه کسانی در نظر گرفته می‌شود را مشخص می‌کنیم.
- اجرا (executing): در این مرحله برنامه ریزی شده‌های انجام شده را به مرحله‌ی اجرا می-آوریم و درواقع پروژه ساخته می شود.
- آزمایش (testing): در این مرحله تمام برنامه‌های اجرا شده را به آزمون می‌گذاریم تا ببینیم پروژه چه ایرادات و نقاط ضعف و قوتی دارد.
- استقرار (deployment): در این مرحله پس از آزمایش پروژه آن را در اختیار مشتریان پروژه قرار می‌دهیم.
شرح مختصر متدولوژی چابک
مدیریت پروژه چابک اما یک رویکرد تکرارپذیرتر به مدیریت پروژه است. تکرار پذیر چه معنایی می‌دهد؟ یعنی شما تمام الزامات پروژه را مانند روش آبشاری در ابتدا مشخص نمی‌کنید. بلکه با یک مدل ساده و حداقلی کار پروژه‌ی خود را آغاز می‌کنید و آن را در اختیار مشتری خود قرار می‌دهید. سپس نظرات مشتری، سرمایه گذار و تمام ذی‌اثران پروژه به شکل‌گیری بیشتر پروژه‌ی شما کمک می‌کند. و شما با هر بازخورد یک بار دیگر پروژه‌ی خود را در راستای کسب رضایت ذی‌اثران خود تکرار می‌کنید و در هر تکرار فرآیند پروژه می‌توانید چیزی به آن اضافه یا از آن کم کنید. این یک فرایندی است که امکان تغییرات و بازخورد را در طول چرخه عمر پروژه فراهم می کند.
پیشنهاد مطالعه
مدیریت پروژه چابک چیست؟ – راهنمای کامل و کاربردی مدیریت چابک
رابین دوره‌های مدیریت پروژه‌اش را با موفقیت پشت سر می‌گذارد و پس از آن حدود ده سالی هم در این حیطه به فعالیت می‌پردازد. یک روز از سوی همکاران خود که دوره‌ای آموزشی را ترتیب داده‌اند برای برگزاری همایشی آموزشی برای فعالان در زمینه‌ی مدیریت پروژه و سخنرانی در این همایش دعوت می‌شود. ارائه‌ی مبحث آغازین همایش با رابین است و او تصمیم می‌گیرد حرف‌های خود را با چیزی آغاز کند که سنگ بنای راه برای خودش بود. عنوان سخنرانی خود را «چابک یا آبشاری؟ مزایا و معایب» انتخاب می‌کند.
مزایا و معایب متدولوژی چابک
برای مقایسه متدولوژی چابک و آبشاری (کلاسیک) بهتر است به سراغ مزایا و معایب هرکدام برویم. در اینجا برخی از مزایا و معایب مدیریت پروژه چابک آورده شده است:
مزایای متدولوژی چابک:
- انعطاف پذیرتر و سازگارتر
- آسان تر برای ایجاد تغییرات
- پاسخگوتر به بازخورد مشتری
معایب روش چابک:
- مدیریت این پروژه‌ها می‌تواند چالشی‌تر و پیچیده تر باشد
- کمتر قابل پیش بینی‌ست
مزایا و معایب متدولوژی آبشاری یا کلاسیک
مزایای متدولوژی آبشاری:
- ساختار یافته تر و قابل پیش بینی تر
- مدیریت آسان تر
- پیچیدگی کمتری دارد
معایب روش آبشاری:
- انعطاف پذیرتر و سازگارتر نیست
- ایجاد تغییرات دشوارتر است
- نسبت به بازخورد مشتری پاسخگویی کمتری دارد
مدیریت پروژه چابک یا آبشاری؟!
رابین پنجاه ساله می‌شود و حالا متخصص حاذقی در زمینه‌ی مدیریت پروژه شده است. سال‌ها تجربه‌ی کاری دارد و موانع زیادی را در طول مسیر کاری برای خودش هموار کرده است. یک روز که در حال صحبت با همکار خود درباره‌ی یکی از پروژه‌های خاطره انگیزشان بود پسر کوچکش از راه می‌رسد و دست او را می‌کشد:«بابا، آبشاری یعنی چی؟»
رابین قبل از این که مثال قلعه شنی معروف را بازگو کند پیش خودش فکر می‌کند که حالا در این باره چه فکری می‌کند؟
- انتخاب اینکه از مدیریت پروژه چابک یا آبشاری استفاده کنید به پروژه خاص شما بستگی دارد. برخی از عواملی که باید در نظر بگیرید عبارتند از: اندازه و پیچیدگی پروژه، سطح عدم اطمینان و نیاز به انعطاف پذیری.
- به طور کلی در مقایسه متدولوژی چابک و آبشاری، مدیریت پروژه چابک برای پروژه‌هایی که پیچیده، غیرقابل پیشبینی یا نیاز به انعطاف پذیری زیادی دارند، یک انتخاب خوب است. مدیریت پروژه آبشاری برای پروژه‌هایی که پیچیدگی کمتری دارند، مطمئن تر هستند و نیاز به انعطاف پذیری کمتری دارند، یک انتخاب خوب است.
دیدگاهتان را بنویسید