فعالیت های که قبل از شروع پروژه باید انجام دهیم

[su_frame align=”right”]فرایند مدیریت پروژه پس از تعیین و تایید پروژه آغاز خواهد شد. اما چگونه یک پروژه شروع خواهد شد؟ اگر شما برای یک پروژه ایده ای دارید و نیاز به ثبت آن دارید تا تایید شود، فرم درخواست پروژه ابزار مناسبی است. همچنین اگر شما فرصت آن را داشتید تا تعیین کنید که چه کارهایی به عنوان یک پروژه باید انجام شود، می توانید از فرم درخواست پروژه استفاده نمایید.[/su_frame]

بیانیه شرح کار

فعالیت های قبل از شروع پروژه، پس از مشخص شدن یک نیاز یا فرصت تجاری شروع می شوند. نیاز یا فرصت تجاری می تواند متکی به تقاضای بازار، پیشرفت تکنولوژی، الزام قانونی، قوانین دولتی یا ملاحظات محیطی باشد. برای پروژه های کوچک، ممکن است شما یا شخصی در سازمان شما یک نیاز تجاری متکی به تکنولوژی یا تغییر فرایند را شناسایی کند. پروژه های کوچک عموما به موضوع کسب و کار مشخصی احتیاج ندارند، با این وجود اگر حضور موضوع کسب و کار الزامی باشد، موضوع کسب وکار، شامل فرصت یا نیاز تجاری همراه با تحلیل هزینه- فایده می باشد.

علاوه بر مشخص شدن نیاز تجاری، ی پروژه نیز باید شرح داده شود. شرح محتوای پروژه می تواند مشخصه های محصول و خدمات را تعریف کند یا تعهدی برای انجام پروژه را نتیجه دهد. شرح محتوای پروژه باید نمایانگر رابطه ای بین محصولات، خدمات یا نتایج حاصله و همچنین منسوب به فرصت یا نیاز تجاری ای باشد که پروژه دنبال می نماید.

بخش نهایی بیانیه شرح کار، همراستایی با برنامه استراتژیک است. پروژه ها ابزاری برای رسیدن سازمان ها به اهداف استراتژیک آنها هستند. اهداف استراتژیک با واحد های سازمانی به اشتراک گذاشته می شوند. حتی پروژه های کوچک نیز نیاز دارند تا در هم راستایی با اهداف و چشماندازهای استرتژیک سازمان قرار گیرند. هم راستایی با برنامه استراتژیک اطمینان می دهد که پروژه با اهداف سازمان در تعامل است.

پیشنهاد مطالعه:
تحلیل PESTEL (پستل) ابزاری حرفه‌ای برای تحلیل محیط بیرون سازمان

بیانیه شرح کار، شامل فرصت یا نیاز تجاری، شرح محدوده و محتوای پروژه و هم راستایی با برنامه استراتژیک خواهد بود. بیانیه شرح کار شما به عنوان یک ورودی برای فرم درخواست پروژه تلقی می شود.

 

(6A) Contract Management 619x316

 

فرم درخواست پروژه

هدف از فرم درخواست پروژه، به ثبت رساندن نیاز تجاری، شرح محتوای پروژه و پیش بینی پتانسیل پروژه است. تکمیل نمودن فرم درخواست پروژه برعهده شخص یا شرکتی است که در تلاش به تایید رساندن پروژه است. سپس فرم درخواست پروژه، برای تصمیم گیرنده یا کمیسیون بررسی و تایید فرستاده می شود.

تصمیم گیرنده، تعیین میکند که آیا برای پروژه اقدامی صورت گیرد یا خیر. علاوه بر تایید پروژه، تصمیم گیرنده، میتواند برای پروژه اولویت قائل شود و زمان شروع پروژه را تعیین کند.

 

فرم درخواست پروژه شامل موارد زیر می باشد:

  • اطلاعات تجاری

حوزه تجاری: مشخص نمودن سازمان یا دپارتمان درخواست کننده پروژه

فرصت یا نیاز تجاری: مشخص نمودن اهمیت پروژه و چگونگی پشتیبانی از هدف یا اهداف تجاری پروژه

ارتباط با هدف استراتژیک: مشخص نمودن اهداف استراتژیک مورد پشتیبانی پروژه

مشتری: مشخص نمودن مصرف کننده نهایی پروژه

 

  • تشریح پروژه

هدف: بیان نمودن دستاورد پروژه. اهداف پروژه، فرصت یا نیاز تجاری را پشتیبانی مینمایند. اهداف پروژه باید SMART- specific(مشخص)، measurable(قابل اندازه گیری)، attainable/achievable(قابل دستیابی)، realistic(واقع بینانه)، time-bound(دارای محدوده زمانی)- باشند.

محتوا: مشخض نمودن محتوا تشکیل دهنده پروژه

تاریخ اتمام مورد نظر: ارائه حداکثر زمان تخمین زده شده مورد انتظار برای تکمیل پروژه

هزینه مقدماتی تخمین زده شده: ارائه حداکثر هزینه تخمینی برای پروژه

 

  • اطلاعات پروژه

مفروضات: مفروضات، فاکتورهایی هستند که در برنامه ریزی اهداف به صورت حقیقی، واقعی و یا حتمی در نظر گرفته میشوند. مفروضات، اتفاقات یا شرایطی هستند که باید در یک پروژه موفق رخ دهند اما در حال حاضر حتمی نیستند. مفروضات باید واضح و خلاصه بیان شوند تا مشخص باشد فرم درخواست پروژه برچه اساسی استوار است.

پیشنهاد مطالعه:
رسم نمودار استخوان ماهی + نمونه نمودار Fish Bone

موضوعات: مشخص نمودن نکات ومسائلی که پیرامون آنها سوالاتی مطرح است یا مسائل حل و فصل نشده یا آنهایی که دارای اختلاف نظر و عدم توافق هستند.

ریسک ها: مشخص نمودن حوادث و شرایطی که در صورت رخ دادن، بر اهداف پروژه، تاثیر مثبت یا منفی میگذارند.

ملاک پذیرش: توضیح دادن یک پروژه کامل و موفق از نظر شما

 

signing-contract

 

مثال پروژه ای

گروه مدیریت پروژه جکسون یک شرکت مشاوره است که خدمات گوناگونی در ضمینه مدیریت پروژه ارائه می دهد. خانم فای جکسون، موسس و مدیر شرکت، تاکید دارد که سازمانش از بهترین روش های مدیریت پروژه استفاده نماید. یکی از اهداف استراتژیک سازمان در سال جاری، افزایش بازدهی عملیاتی و اثربخشی از طریق پیاده سازی فرایند مدیریت پروژه و ارائه آموزش مدیریت پروژه است. فای از ماری- مدیر سازمان تازه تاسیس آموزش – لیستی از دوره های بالقوه مدیریت پروژه همراه با شرحی از دوره ها را درخواست کرد.

ماری لیستی از ده دوره را آماده کرد. دو دوره مقدماتی یا سطح اولیه، سه دوره برای سطح متوسط و سه دوره برای سطح پیشرفته. بیانیه شرح کار ماری را در جدول زیر مشاهده می نمایید.

 

بیانیه شرح کار

[table “4” not found /]

 

اطلاعات تجاری

[table “5” not found /]

فای جکسون تحت تاثیر تشریح دوره ها و بیانیه شرح کار قرار گرفت و تصمیم گرفت که با یکی از دوره های مقدماتی به نام “بررسی اجمالی مدیریت پروژه”، آموزش را شروع کند. او همچنین از ماری خواست تا در ادامه، اسپانسر دوره ها باشد و فرم درخواست پروژه را بسط دهد که در ادامه نشان داده شده است:

 

 

فرم درخواست پروژه

[table “4” not found /]

 

اطلاعات تجاری

سرفصل‌های دورهطول دوره (ساعت)
کارگاه مدیریت پروژه چابک پیشرفته و آمادگی آزمون PSM12
آشنایی با حقوق تجارت
حقوق ثبت شرکت‌ها، حقوق چک و سفته و اسناد مالی و …
6
بررسی چارچوب و متدولوژی PRINCE212
آشنایی با مدل‌های رفتاری در سازمان با استفاده از مدل DISK12
آشنایی با قانون کار6
تحویل پروژه‌ها و لیست مدارک4
پیشنهاد مطالعه:
صفر تا صد تحلیل SWOT (سوات) ابزار تحلیل استراتژیک

 

تشریح پروژه

سرفصل‌های دورهطول دوره (ساعت)
کارگاه مبانی کلیت دانش مدیریت پروژه پم‌باک-نگارش ششم ®PMBOK36
کارگاه کاربردی نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت (MSP : Microsoft Office) - نرم افزار کنترل پروژه20
تکنیک‌های گزارش نویسی (با استفاده از Power Point) 6
تحلیل کسب‌وکار و انتخاب پروژه8
کارگاه آموزش مدیریت کار تیمی در پروژه‌ها4
اصول و فنون مذاکره و آداب و معاشرت تجاری (Business Etiquette)16
آشنایی با روش محاسبه تأخیرات در پروژه 8
كاربرد اكسل (Excel) در مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ها - نرم‌افزار کنترل پروژه12
داشبوردسازی با استفاده از اکسل - نرم‌افزار کنترل پروژه12
مدیریت دعاوی در پروژه‌ها+قراردادها 20
کارگاه کاربردی مدیریت پروژه چابک با چارچوب اسکرام8
آشنایی با نرم‌افزار P620
منتورینگ و بررسی پیشرفت پروژه تیمی6
تحویل پروژه و ارائه4

 

اطلاعات پروژه

سرفصل‌های دورهمدت زمان
جلسه اول، معارفه و گروه بندی،
کارگاه آموزش مدیریت کار تیمی در پروژه ها
4
کارگاه پیاده سازی دانش مدیریت پروژه در پروژه های عمرانی - براساس استاندارد PMBOK24
مهارت های کنترل پروژه6
مدیریت مستندات و پیمان و DCC
8
کارگاه کاربردی نرم افزار مایکروسافت پراجکت MSP
20
فهرست بها و صورت وضعیت
6
محاسبات تعدیل
4
روش های محاسبه و آنالیز تأخیرات در پروژه ها
12
صورتجلسات و دستور کار
6
کاربرد اکسل در مدیریت حرفه ای پروژه ها
12
آنالیز قیمت و متره کارگاهی
6
مدیریت ادعا و امور قراردادها در پروژه
12
گزارش نویسی در پروژه ها
6
اصول مهارت های مدیریتی کارگاه (HSE، چارت کارگاهی، QC، انبارداری و بازرسی)
6
تجهیز کارگاه
4
منتورینگ (بررسی پیشرفت پروژه تیمی)
6
امتحان و تحویل پروژه
4
جمع ساعات:
150

 

منبع:

Sandra F. Rowe, PhD, PMP (2015), Project Management for Small Projects, Second Edition

 

hoseain

ترجمه: حسین معین الدین

 

اشتراک در
اطلاع از
guest
1 دیدگاه
تازه‌ترین
قدیمی ترین بیشترین واکنش نشان داده شده(آرا)
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
کیا
کیا
3 سال قبل

سلام و درود..ممنون از اطلاعات شما ..درصورت امکان بنده رو در جریان اطلاعات خوبتون بذارید