راهنمای جامع و اصولی انواع تکنیک تخمین زدن

تکنیک‌های تخمین زدن از کلیدی‌ترینمهارت‌هایی است که باید در انجام پروژه از آن‌ها استفاده کنیم. اگر از مهارت تخمین زدن برخوردار نباشید بعید است بتوانید پروژه را با موفقیت مدیریت کنید. لذا شما به عنوان یک مدیر پروژه ملزم هستید که بتوانید عواملی مانند هزینه، مدت زمان و میزان تلاش برای انجام یک پروژه را تخمین بزنید. در ادامه به توضیح انواع تکنیک تخمین زدن می‌پردازیم.

توجه داشته باشید تکنیک‌های تخمین زدن که در این مطلب به شما معرفی می‌کنیم، برای تخمین هزینه، زمان،استوری پوینت و منابع پروژه قابل استفاده هستند.

تکنیک تخمین قیاسی یا تشبیهی (Analogous estimating)

در این روش، پیش‌بینی بر اساس اطلاعات گذشته‌ی پروژه‌های مشابه استفاده می‌شود. برای استفاده از این روش در ابتدا باید پروژه‌های مشابه به اتمام رسیده با پروژه فعلی تطبیق داده شوند. تمامی شباهت‌ها و تفاوت‌های آن‌ها استخراج شوند و سپس رابطه میان این دو عامل بررسی و بر پایه اطلاعات به دست آمده، برآورد انجام می‌شود.

مزایای استفاده از تخمین قیاسی این است که نسبتا سریع انجام می‌شود و معمولا پرهزینه نیست. معایب آن نیز این است که نسبت به تکنیک‌های دیگر از دقت کمتری برخوردار است و نیازمند نوعی قضاوت تخصصی است.

به طور خلاصه، روش “Analogous Estimating” پرکاربردترین شیوه از برآورد کردن است. در این تکنیک برای تخمین پروژه‌های فعلی، به تجارب گذشته نگاه می‌کنیم.

تکنیک تخمین از پایین به بالا یا جزء به کل (Bottom-up estimating)

از تکنیک تخمین پایین به بالا به عنوان یکی از کاربردی‌ترین روش‌ها یاد می‌شود. در این شیوه تمامی اطلاعات به اجزای ریزی شکسته می‌شوند که در نهایت یک برآورد کلی و دقیق از پروژه به دست می‌آید.

به عبارتی دیگر، رویکرد از پایین به بالا بر اساس بررسی اجزای کوچک انجام می‌شود که با ترکیب آن‌ها یک تصویر کلی از پروژه حاصل می‌شود و تخمینی از هزینه، منابع و مدت زمان مورد نیاز برای هر کاری به دست می‌آوریم.

تکنیک “Bottom-up estimating” چقدر دقیق است؟

از آنجایی که تکنیک تخمین از پایین به بالا از هر عامل شناخته شده برای تعیین نیازهای پروژه استفاده می‌کند، نسبت به سایر روش‌ها دقیق‌تر در نظر گرفته می‌شود.

برای استفاده از این تکنیک تخمین، معمولا باید موارد زیادی از پروژه مانند محدوده پروژه و بسته‌های کاری مشخص شده باشند بنابراین روش از پایین به بالا پس از تهیه ساختار شکست کار در پروژه‌ها به کار می‌آید.

در نتیجه، طرح‌ریزی پروژه می‌تواند بسیار چالش برانگیز باشد زیرا شامل برآورد جزئیات دقیق پروژه و افراد درگیر در اجرای آن است.

تخمین پایین به بالا تصویری از تمام اجزای پروژه را در اختیار تیم قرار می‌دهد و با تخمین جداگانه و جزئی، در زمان و تلاش تیم پروژه صرفه‌جویی می‌شود.

تکنیک پایین به بالا ریسک را کاهش می‌دهد. این رویکرد به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد که مسائل مربوط به برآوردها را بدون ایجاد تغییرات مهم حل کند و همچنین به تیم نیز اجازه می‌دهد تا از وقوع اشتباهات جلوگیری کند. تکنیک جزء به کل معایبی نیز دارد، مانند هزینه بالا و متکی بودن به ساختار شکست کار (WBS).

تکنیک تخمین پارامتریک (Parametric estimating)

این تکنیک از الگوریتمی برای محاسبه هزینه یا مدت زمان بر مبنای داده‌های از گذشته به دست آمده و مولفه‌های پروژه استفاده می‌کند.

این روش تخمین برای پروژه‌ یا کارهایی در پروژه قابل استفاده است که قابل تقسیم شدن به اجزای کوچک تکرار  شونده باشند.

به عنوان مثال قصد تخمین زمان و هزینه پروژه کاشت هزار درخت در یک فضای سبز را در نظر بگیرید.

برای تخمین زمان و هزینه این پروژه، کافی است زمان و هزینه کاشت یک درخت را برآورد کنید. سپس می‌توانید زمان و هزینه برآورد شده را ضرب در تعداد درخت‌ها کرده و به تخمینی برای کل پروژه برسید.

به عبارت دیگر، فرض کنید قصد دارید که ساختمان‌های یک مجتمع را کابل‌کشی کنید، مدت زمان کابل‌کشی در ساختمان اول را بر تعداد ساختمان‌های باقی‌مانده ضرب کنید. نتیجه به دست آمده مدت زمانی است که به شما می‌گوید کابل‌کشی تمام ساختمان‌های مجتمع چقدر زمان می‌برد.

زمانی که داده‌های گذشته در دسترس باشند و یک همبستگی ثابت شده بین پارامترها و مقادیر تخمینی آنها وجود داشته باشد، آن زمان مبنای خوبی برای برآورد خود دارید.

فراموش نکنید که تکنیک تخمین پارامتریک از روش پایین به بالا سرعت بیشتری دارد، اما نسبت به روش تخمین قیاسی به طور معمول پر هزینه‌تر است.

تکنیک تخمین کارکرد نقطه‌ای یا نقطه عملکردی (Function point)

تکنیک کارکرد نقطه‌ای، یکی از روش‌های تخمینی است که بیشتر در مهندسی نرم افزار کاربرد دارد. این تکنیک برای برآورد پروژه‌های نرم‌افزاری از نظر عملکرد یا میزان موفقیت محصول استفاده می‌شود. با این حال از کارکرد نقطه‌ای ممکن است برای تخمین آزمایشی محصول نیز استفاده شود.

اهداف تحلیل کارکرد نقطه‌ای:

هدف اصلی و اولیه تحلیل کارکرد نقطه‌ای، اندازه‌گیری و ارائه عملکرد نرم‌افزار به مشتری و ذی‌اثران بنا به درخواست آنها است. علاوه بر این، از آن برای محاسبه میزان توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود.

مثال: مانند استفاده از استوری پوینت برای تخمین و مقایسه کارهای یک پروژه و یا استفاده از یک فاکتور مشترک در تمامی قسمت‌های پروژه برای تخمین زدن تعداد خروجی‌ها در دقیقه.

از تکنیک تخمین گروه‌بندی وابستگی در چه مواردی استفاده می‌شود؟

این شیوه یکی از انواع تکنیک‌های تخمین است که طیف وسیعی از کاربردها را شامل می‌شود. اما عمدتاً برای ایجاد بازخورد کارکنان و دریافت ایده در مورد طراحی محصول استفاده می‌شود.

به عبارت دیگر، این تکنیک به پوشش طیف وسیع‌تری از ایده‌ها و دیدگاه‌ها کمک می‌کند. گروه‌بندی پیوسته یک فعالیت مشترک است که شما با سهام‌داران مختلف در سازمان خود انجام می‌دهید تا ویژگی‌های محصول خود را اولویت‌بندی کنید.

یک تیم می‌تواند ده‌ها ایده در مورد یک محصول داشته باشد. تجزیه و تحلیل ایده‌ها، فیلتر کردن ایده‌های خوب و سپس اجرای آنها می‌تواند یک فرآیند طاقت فرسا باشد. اینجاست که روش گروه‌بندی پیوسته وارد می‌شود. با فهرستی اولویت‌بندی شده از ایده‌ها می‌توانید راحت‌تر تصمیم بگیرید که از کدام ایده‌ها استفاده کنید. این شیوه شرایطی را فراهم می‌کند که اعضای یک تیم با یکدیگر همکاری و همفکری داشته باشند. و با دسته بندی ایده‌ها و یا کارها در دسته‌های مختلف مانند کوچک، متوسط و بزرگ می‌توان یک تخمین حدودی از زمان کل کار به‌دست آورد.

تکنیک تخمین چند نقطه‌ای (Multipoint estimating)

برآورد چند نقطه‌ای هزینه و مدت زمان انجام یک پروژه را با به‌کارگیری میانگین خوش‌بینانه، بدبینانه و محتمل در صورت عدم وجود قطعیت ارزیابی می‌کند. این تکنیک در سیستم‌های اطلاعاتی و برنامه‌های کاربردی مدیریت پروژه استفاده می‌شود و مدیران را قادر می‌سازد پیش‌بینی‌های بهتری انجام دهند.

این روش تخمین بخشی حیاتی از مدیریت پروژه است، بنابراین اگر از در تخمین زدن کارها به علت پیچیدگی آنها دچار نامیدی شده‌اید، باید از شیوه “Multipoint estimating” به عنوان راهی مناسب استفاده کنید.

این تکنیک می‌تواند دقیق باشد اما در مواردی محدود نیز می‌تواند نادرست باشد اگر عناصر ناشناخته باشند.

نحوه محاسبه تخمین چند نقطه‌ای:

محاسبه تخمین چند نقطه‌ای ساده است. ابتدا باید میزان تخمین خوش‌بینانه (M)، محتمل‌ترین تخمین (P) و تخمین بدبینانه (O) را با یک‌دیگر جمع کنید و سپس عدد به دست آمده را تقسیم بر سه کنید، این معادله به صورت زیر است:
E = (O + P + M) ÷ 3
و
E = (O + P*4 + M) ÷ 6

چرا باید از تخمین چند نقطه‌ای استفاده کنید؟

1. برآورد بهتر: مدیران با تمرکز بیشتر بر نتایج احتمالی آینده، می‌توانند ریسک را کاهش دهند، پیش‌بینی بهتری انجام دهند و بودجه را به طور موثرتری تخصیص دهند. این تکنیک به آنها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی بهتری انجام دهند.

2. عدم خوش‌بینی بیش از حد: بیش از حد خوش‌بین بودن در مورد بودجه و برنامه‌ریزی پروژه برای یک تجارت کشنده است. تخمین چند نقطه‌ای تلاش می‌کند که زیان مدیران را به حداقل برساند و خطر هدر رفتن منابع را کاهش می‌دهد. همچنین منابعی را که در اختیار دارید، به ویژه منابع انسانی، اصلاح می کند. با این روش، یک مدیر می‌تواند تصویر دقیق‌تری از کسب‌وکار را در اختیار ذی‌اثران قرار دهد.

3. کار تیمی بهتر: برآورد چند نقطه‌ای به مدیران چشم‌انداز واضح‌تری برای تیم اراِئه می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا به کارکنان وظایف واضح‌تری را اراِئه دهند و طیف بیشتری از نظرات را در تخمین‌ها مشارکت دهند.

تکنیک تخمین نسبی (Relative estimating)

از برآورد نسبی برای ایجاد تخمین‌هایی استفاده می‌شود که از مقایسه با یک کار مشابه با در نظر گرفتن تلاش، پیچیدگی و عدم قطعیت حاصل می‌شود. برآورد نسبی لزوما بر اساس واحدهای مطلق و دقیق نیست.

نحوه استفاده از تخمین نسبی:

تیم‌های چابک از تخمین نسبی استفاده می‌کنند تا بفهمند که بر اساس مدت زمانی که یک کار مشابه طول کشیده است، در طول پروژه تکرار چقدر زمان و تلاش لازم است. تیم‌های اسکرام اغلب از یک مقیاس برای مقایسه وظایف خود در طول جلسه برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند.

به عنوان مثال، کارهای یک پروژه در دسته‌هایی مطابق سایزهای تی‌شرت از small تا large دسته‌بندی می‌شوند.

مزایای تخمین نسبی:

1. استفاده از آن راحت است.

2. از سردرگمی بین برآوردها و تعهدات جلوگیری می‌کند.

3. منجر به افزایش رضایت مشتری و تیم می‌شود.

تکنیک تخمین تک نقطه‌ای (Single-point estimating)

برآورد تک نقطه‌ای شامل استفاده از داده‌ها برای محاسبه یک واحد است که برآورد بهترین حدس را منعکس می‌کند. تخمین تک نقطه‌ای در مقابل تکنیک چند نقطه‌ای است

که شامل بهترین و بدترین سناریو می‌شود.

به عبارت دیگر، تخمین تک نقطه‌ای، در آمار، فرآیند یافتن مقدار تقریبی برخی از پارامترها – مانند میانگین (متوسط) – یک جامعه از نمونه‌های تصادفی جامعه است.

برآوردهای تک نقطه‌ای باید برای پروژه‌هایی استفاده شود که به برنامه زمانی دقیق نیاز ندارند. این بدان معناست که اگر برنامه‌ریزی دقیق در پروژه شما الزامی نیست، این تکنیک تخمین بدرد شما می‌خورد.

اگر به برنامه‌ریزی دقیق‌تری در پروژه خود نیاز دارید، تکنیک تخمین یک نقطه‌ای می تواند اثرات منفی بر پروژه داشته باشد؛

در این تکنیک اطلاعات مربوط به خطرات احتمالی پنهان می‌شوند. زیرا در حین برآورد، تکلیف کننده بر اساس اطلاعات موجود تخمینی ارائه می‌کند.

فرض کنید از تکنیک تخمین یک نقطه‌ای در پروژه خود استفاده کرده‌اید. و یکی از توسعه‌دهندگان گفت، تخمین او برای توسعه صفحه نمایش ده روز است، اما پس از نتایج واقعی، دیدید که توسعه‌دهنده کار خود را در شش روز به پایان رساند.

و برای توسعه‌دهنده دیگری، متوجه می‌شوید که تخمین او 20 روز بوده است و او وظیفه خود را در 13 روز به پایان رساند. این نوع اتمام زود هنگام فعالیت‌های پروژه باعث می‌شود مشتری شما در مورد دقت برآوردهای شما فکر کند، زیرا در ابتدا تخمین بالایی ارائه کرده‌اید، اما نتایج واقعی شما نشان می‌دهد که فعالیت‌هامی‌توانند در مدت زمان کوتاه‌تری تکمیل شوند.

بنابراین تکنیک تخمین برای پروژه‌هایی با زمان بندی دقیق مناسب نیست.

تکنیک تخمین استوری پوینت (Story point estimating)

برآورد استوری پوینت شامل دخیل کردن اعضای تیم پروژه برای اختصاص امتیازی نسبی به تلاش‌هایی است که برای پیاده‌سازی کارها و الزامات لازم است. به عبارت دیگر، این تکنیک نشان می‌دهد که ویژگی‌های نرم‌افزاری چگونه برای مشتری مفید خواهند بود.
این شیوه به تیم پروژه داده‌هایی را در مورد پیچیدگی، ریسک‌ها و میزان تلاش مورد نیاز ارائه می‌دهد. این در تضاد با رویکرد سنتی برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است که بر میزان زمانی که یک پروژه طول می‌کشد تمرکز دارد.

به عنوان مثال، این می‌تواند خواسته یکی از ذی‌اثران پروژه باشد که در قالب یک یوزر استوری بیان شده است:

من یک تیم حسابداری کوچک را در محل کار مدیریت می‌کنم و به راهی نیاز دارم که بتوانیم به راحتی صفحات را در زمان مشخص به اشتراک بگذاریم و همزمان بتوانیم با یکدیگر ارتباط برقرار کنیم.
حالا تیم با هم‌فکری یک عدد به عنوان یوزر استوری به این کار اختصاص می‌دهد و در واقع حجم این کار را در مقایسه با بقیه کارها مشخص می‌کند.

چرا تیم‌ها باید از تکنیک “Story point estimating” استفاده کنند؟

● تیم به درک بهتری از چیزی که از آن‌ها خواسته می‌شود (برای ایجاد یک استراتژی صحیح) می‌رسد.

● تیم بیش از حد برنامه‌ریزی نمی‌کند بنابراین با سرعتی پایدار و کیفیتی بالا پروژه را به پایان می‌رساند.

● تیم می‌تواند بدون نیاز به تعهد به یک بازه زمانی خاص یک برآورد کامل ایجاد کند.

تکنیک تخمین دلفی پهن‌باند (Wideband delphi)

دلفی پهن‌باند نوعی از روش تخمین دلفی است که در آن کارشناسان موضوع تا رسیدن به نتیجه، چندین بخش از تخمین را به صورت جداگانه انجام می‌دهند و در مورد آن با یکدیگر تبادل نظر می‌کنند.

در این شیوه افرادی که بالاترین و پایین‌ترین تخمین را ایجاد کردند با منطق خود آن‌ها را توضیح می‌دهند و مجدد به ارزیابی می‌پردازند. این فرآیند تا رسیدن به یک تفاهم مشخص تکرار می‌شود. طرح‌ریزی پوکر نوعی از پهن‌باند دلفی است.

مزیت و عیب استفاده از تکنیک Wideband delphi

بزرگ‌ترین مزیت استفاده از این شیوه این است که اجازه می‌دهد تا برای به‌دست آوردن یک برآورد مبتنی بر اجماع، از بحث‌های گروهی استفاده شود.

تنها عیب قابل بحث در این روش این است که نتایج حاصل از ارزیابی عمیقا به کیفیت کارشناسان بستگی دارد. اگر کارشناسان از کیفیت کافی برای انجام پروژه برخوردار نباشند نمی‌توانند ارزیابی دقیقی داشته باشند.

سخن آخر:

در این مقاله، تکنیک‌های تخمین زدن را به همراه مزایا و معایب آنها با ذکر مثال توضیح دادیم تا شما کاربران عزیز مجموعه PMPiran بدانید کدام شیوه برای چه نوع پروژه‌هایی سودمند است. انتخاب تکنیک تخمین مناسب برای پیشبرد اهداف کلی پروژه سودمند خواهد بود.

اکنون که دید کاملی از تکنیک‌های تخمین پروژه دارید، برآوردهای پروژه باید شامل چه مواردی باشد و بهترین روش‌های تخمین پروژه‌ها چیست، زمان شروع فرا رسیده است.

اگر روش‌های بالا را به دقت مطالعه کرده باشید و مطمئن شوید که عوامل خطر، تغییرات و مسائل مربوط به منابع را در نظر می‌گیرید، برآوردهای پروژه شما واضح، ملموس و آسان برای پیاده‌سازی خواهد بود.