برنامه‌ریزی درست، پایه و اساس هر پروژه‌ی موفقی‌ست. و قسمت بزرگی از این برنامه‌ریزی، زمان‌بندی درست است. اما اشتباه در زمان‌بندی و سپس مدیریت زمان، به شدت میان مدیران پروژه رایج است و باعث شکست خوردن بسیاری از پروژه‌ها می‌شود. تعدادی از این اشتباهات در ادامه می‌آیند تا شاید بتوانیم در پروژه‌های بعدی از وقوع‌شان جلوگیری کنیم.
- تعریف نکردن اهداف پروژه
قدم اول برای اجرای درست پروژه، تعریف دقیق اهداف با تمام جزئیات و انتقال این تعریف‌ها به تمام اعضای تیم اجرایی‌ست. با اعضای تیم‌تان درمورد اهمیت پروژه و این‌که چه‌طور به سازمان کمک خواهد کرد، صحبت کنید و حتی قبل از تنظیم زمان‌بندی پروژه، اهداف پروژه را به تمام افراد درگیر منتقل کنید.
- مشخص نکردن خروجی‌ها
یکی دیگر از کارهای ابتدایی پروژه، مشخص کردن لیست خروجی‌هاست. هر چیزی که قرار است در انتهای پروژه تحویل داده شود، در این سند ثبت می‌شود. شما باید به عنوان مدیر پروژه مطمئن شوید که مدیران بالادستی سازمان، حامیان مالی و سایر ذی‌نفعان این لیست خروجی‌ها را قبول دارند.
داشتن سندی از خروجی‌های پروژه باعث می‌شود که امکان تغییر اندازه و سمت و سوی پروژه از سوی دیگران وجود نداشته باشد؛ مگر در حالتی که منابع در دسترس نیز تغییر کنند.
البته تهیه‌ی این سند ممکن است برای پروژه‌های چابک سخت باشد، اما داشتن یک لیست اولیه به این پروژه‌ها نیز کمک خواهد کرد.
- پیش‌بینی‌های بدون دلیل
اگر با تیم‌تان درمورد زمان مورد نیاز برای انجام کارها صحبت نکنید یا پیش‌بینی‌هایی خوش‌بینانه درمورد سرعت انجام کار انجام دهید، اتمام کارها در مدت تعیین‌شده (ددلاین) بسیار سخت خواهد بود.
از آمار عمل‌کرد افراد در پروژه‌های گذشته استفاده کنید و پس از صحبت با اعضای تیم اجرای و مدیران هر بخش، پیش‌بینی‌هایتان را نهایی کنید.
- تخمین‌های غیردقیق و غیرمنطقی به خاطر فشار ذی‌نفعان
همه‌ی ما در چنین موقعیتی قرار گرفته‌ایم. می‌دانیم که امکان نوشتن یک گزارش خاص تا دوشنبه را نداریم اما به خاطر فشار مدیران سازمان قبول می‌کنیم که این کار را انجام دهیم. و در نهایت تا پایان روز دوشنبه همه‌ی کارها با عجله، بدون نظم و نه چندان دقیق انجام می‌شوند و همه هم ناراضی هستند. تخمین تمام شدن گزارش تا دوشنبه، در حالت عادی توسط شما انجام نمی‌شد ولی فشار ذی‌نفعان باعث وقوع آن شد.
بین داشتن انتظارات بالا و تعیین اهداف غیرقابل‌دست‌رس تفاوت هست. شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید به هر قیمتی از این اشتباه دوری کنید. البته قانون پارکینسون را هم فراموش نکنید.
- عدم توجه به مدیریت ریسک
آمار نشان می‌دهد که داشتن یک استراتژی مشخص برای مدیریت ریسک به جای واکنش نشان دادن در مقابل اتفاقات پیش‌بینی‌نشده، در موفقیت پروژه‌ها بسیار مهم است. (یک تحقیق نشان داد که احتمال موفقیت با مدیریت ریسک مناسب، 53 درصد بالاتر است.)
تنظیم استراتژی مدیریت ریسک کار چندان سختی نیست ولی به زمان احتیاج دارد. حتما این زمان را به تعریف ریسک‌ها و کارهایی که باید برای مقابله با آن‌ها انجام داد، کنار بگذارید. وارد کردن این فرآیند در زمان‌بندی پروژه، به واقع‌گرایانه بودن آن کمک زیادی خواهد کرد.
جمع‌بندی
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی درست و بعد هم مدیریت زمان مناسب برای موفقیت پروژه‌ها ضروری‌ست. برای داشتن یک زمان‌بندی درست باید از اشتباهات معمولی مثل تعریف نکردن اهداف پروژه، مشخص نکردن خروجی‌ها، پیش‌بینی‌های بدون دلیل، تخمین‌های غیردقیق و عدم توجه به مدیریت ریسک اجتناب کنیم. با توجه به این اشتباهات در کارمان به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه بسیار موثرتر خواهیم بود.
دیدگاهتان را بنویسید