مدیریت دانش در شرکت های پروژه‌محور – یک مطالعه موردی

مدیریت دانش در پروژه

فهرست مطالب

مدیریت دانش از چندین فعالیت مدیریتی برای دستیابی به اهداف مختلف تشکیل می‌شود که عبارتند از خلق، اکتساب، به اشتراک گذاری و انتقال دانش در سازمان. هدف اصلی آن عبارت است از به دست آوردن مزیت رقابتی، بهبود سطح عملکرد شرکت، دستیابی به نوآوری و توسعه سریع‌تر محصولات و خدمات جدید نسبت به رقبا. در محیط اقتصادی فعلی، دانش به عنوان یکی از دارایی‌های شرکت درنظر گرفته می‌شود که باید به درستی و با اقدامات جدی مدیریتی مانند نیروی کار و سرمایه، مدیریت و کنترل شوند. همچنین مدیریت دانش در پروژه نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

علیرغم علاقه مستمر به مدیریت کردن دانش در مطالعات کسب و کار و مدیریت، مدیریت دانش در سازمان پروژه‌محور به خاطر در اولویت نبودن به نسبت اجرای خود پروژه‌ها و مدیریت پروژه، نسبتاً سخت و چالش‌برانگیز است. پروژه یک سازمان موقتی هدف‌ محور است؛ به دنبال به دست آوردن پیامدهای قابل مشاهده بوده و براساس زمان و بودجه محدود، مدیریت می‌شود که جمع‌آوری دانش در مقایسه با سایر دستاوردها و محصولات پروژه، آنچنان ملموس نیست،

لذا بر اساس موقتی بودن ماهیت پروژه ، تجزیه تیم پروژه بعد از دستیابی به اهداف و تکمیل آنها اجتناب‌ناپذیر است. این خصوصیات باعث می‌شود اعضای تیم پروژه به سختی بتوانند دانش را مدیریت کنند. این بدان معناست که وقتی تیم پروژه منحل می‌شود، اطلاعات ارزشمند و دانش پروژه ناپدید می‌شود، مگر اینکه به روش سیستماتیک مدیریت و منتقل شود و به اشتراک گذاشته شود.

نبود تعریف مشترک از مدیریت دانش ناشی از این حقیقت است که دانش یک مفهوم پیچیده، چندرشته‌ای و فلسفی است. به علاوه، فقدان تعریف مشترک از آن هم در شرکت مطرح می‌شود چون افراد مختلف براساس تجربه، پیشینه و برتری شخص تحت مدیریت دانش، به صورت متفاوتی به آن می‌نگرند. مثلاً KM را می‌توان به عنوان سنجش سرمایه فکری در شرکت تا سطح مدیرعامل و مدیران اجرایی درنظر گرفت.

برخی معتقدند این مفهوم به معنای تثبیت بهترین اقدامات و تقویت رضایت مشتری تا سطح مدیران میانی است. کارمندان هم مدیریت دانش را به صورتی تفسیر می‌کنند که منجر به صرف زمان کمتر، کیفیت و بهره‌وری بیشتر به واسطه مطالعه درس آموخته ها ٍ شناسایی مسیرهای صحیح انجام کارهایی که در گذشته انجام شده و پرهیز از دوباره‌کاری‌ها می‌شود.

نشان دادن اهمیت مدیریت دانش پروژه در حوزه دانشگاهی و بین دست‌اندرکاران آن، کاری رایج است. موسسه مدیریت (PMI) و انجمن مدیریت پروژه (APM) اهمیت دروس آموخته شده از پروژه‌های قبلی را متذکر شده‌اند و روش‌های خاتمه پروژه را راهی برای بررسی و تفکر در مورد پروژه‌های جاری دانسته‌اند.

اخیراً افراد زیادی به مدیریت سیستماتیک و کارآمد مدیریت دانش پروژه برای جلوگیری از دوباره کاری، یادگیری سازمانی، اجتناب از پاک شدن حافظه سازمانی یا فراموشی و عملکرد توجه کرده‌‌اند. مثلاً ویویورا و همکاران (2013) معتقدند که به خاطر خصوصیات چندوجهی دانش در محیط مدیریت پروژه، برای سازمان‌های پروژه‌محور مهم است تا به صورت سیستماتیک دانش پروژه را مدیریت کنند.

اگرچه مفاهیم بنیادی مدیریت دانش در شرکت‌های پروژه محور بر این مساله تاکید کرده‌اند که مطالعات مدیریت دانش در محیط پروژه، باید خصوصیات منحصر به فرد و متفاوت آن را درنظر بگیرند. به عبارت دیگر، تیم پروژه ترکیبی موقتی از اعضای مختلف از بخش‌های عملکردی داخلی و کارکنان خارجی و ذی نفعان برای دستیابی به هدف پروژه با بودجه و زمان مشخص است.

خصوصیت موقتی بودن باعث می شود مشکلات و مسائلی برای مدیریت دانش پروژه ایجاد شود، یعنی از دست رفتن یا تجزیه دانش پروژه. این مسائل ممکن است ناشی از انتقال اعضاء و انتصاب مجدد اعضا به سایر پروژه ها باشد. اگرچه دانش پروژه بعد از پایان کار و از طریق یادگیری پروژه (درس آموخته) جمع‌آوری می‌شود، اما به تنهایی نمی‌تواند از فراموشی دانش یا نشت و ریزش آن در نتیجه گذشت زمان جلوگیری کند. به علاوه، منابع دانش در سازمان‌های پروژه‌محور در مراحل مختلف پروژه، برای کارکنان مختلف، متفاوت هستند و انواع مختلف دانش وجود دارد که در مراحل مختلف اجرای پروژه و خاتمه پروژه به آنها نیاز داریم.

براین اساس، مدیریت دانش در محیط مدیریت پروژه نه تنها از نشت دارایی‌های معنوی و اطلاعاتی ارزشمند سازمان جلوگیری می‌کند بلکه مدیریت انواع منابع و دانش به صورت درست را امکان‌پذیر می‌سازد. قابل توجه است که منظور از نشت و ریزش دانش، نشت تصادفی، غیر قابل کنترل و غیر قابل بازگشت به سازمان است ونه اشتراک گذاری دانش با خارج سازمان.

به علاوه، این مساله کاملاً پذیرفته شده است که به خاطر ماهیت موقتی پروژه، مدیریت سیستماتیک دانش پروژه اهمیت زیادی در بین دانشگاهیان در حوزه مدیریت پروژه به خود جلب کرده است. به علاوه، پیاده‌سازی موثر و به موقع مدیریت دانش باعث می‌شود سازمان‌های پروژه‌محور، رقابتی‌تر و قوی‌تر شوند و خود را با چالش‌های درونی و بیرونی دارایی‌های فرایندی سازمان تطبیق داده و به آن واکنش نشان دهند.

از نظر بیرونی، مدیریت پروژه در واکنش به محیط پویا و متغیر امروزی تغییر کرده است؛ مقیاس پروژه‌ها بزرگتر و پیچیده‌تر از قبل شده؛ کارکنان مدت کوتاه‌تری در سازمان کار می‌کنند و شرکت‌ها به دنبال افراد واجد صلاحیت از بیرون سازمان هستند. دانش و اطلاعات جدید باید در شرکت پخش شوند تا دیدگاه‌ها و دانش جدید به اشتراک گذاشته شود. در کل، مدیریت دانش پروژه یک گزینه انتخابی و اختیاری برای شرکت نیست بلکه یک جزء جدانشدنی برای بهبود عملکرد شرکت و جلوگیری از نشت اطلاعات ارزشمند و ابداع مجدد چرخ است.

مطالعات مدیریت دانش

مطالعات مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور را می‌توان به دو گروه تحقیقاتی اصلی تقسیم کرد:

دسته اول مطالعات مدیریت دانش

یک جریان تحقیق در مورد Knowledge Management در محیط پروژه، تاکید بر اهمیت آن برای بهبود عملکرد و دستیابی به مزیت رقابتی است که بازتاب محیط اقتصادی اخیر است. این نوع تحقیقات، اهمیت مدیریت دانش و نقش بالقوه آن و نیز عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور را نشان می‌دهند، نه اینکه راه‌ها و روش‌های مفصل بهبود قابلیت آن را ارائه کنند. مطالعات در این گروه توضیح داده‌اند که دانش را چطور باید حفظ و مدیریت کرد و سازمان‌های پروژه‌محور باید به کدام مزایای بالقوه مدیریت دانش برسند. مثلاً اجمل و همکاران (2010) تاکید می‌کنند که مدیریت دانش در  مدیریت پروژه اجتناب‌ناپذیر است چون باعث افزایش کارآمدی پروژه و ایجاد مزیت رقابتی پایدار می‌شود. در این تحقیق، آنها عوامل تاثیر بالقوه برای مدیریت موفق دانش در سازمان‌های پروژه‌محور را پیشنهاد می‌کنند: سیستم تشویقی جذاب، هماهنگی بین بخش‌ها و کارکنان، فرهنگ سازمانی که مشارکت در مدیریت دانش را تشویق می‌کند.

پیشنهاد مطالعه:
مدرک فنی حرفه ای؛ مزایا، انواع و نحوه دریافت آنها

در عین حال، لیندنر و والد (2010) نشان می‌دهند که چطور می‌توان مدیریت دانش را با موفقیت در یک سازمان موقتی مانند تیم پروژه پیاده‌سازی کرد. در این تحقیق، آنها نشان می‌دهند که فناوری اطلاعات و ارتباطات و فرهنگ سازمانی عوامل مهمی برای موفقیت مدیریت دانش در محیط پروژه‌محور هستند. در عین حال، بسیاری از دانشگاهیان دراین باره تحقیق کرده اند که عوامل موفقیت مدیریت دانش چه هستند و چطور می‌توان آنها را برای دستیابی به موفقیت، پیاده‌سازی کرد. از طرفی، این نوع بررسی و تحقیق ارتباط نزدیکی به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، مدیریت منابع انسانی، پرورش فرهنگ سازمانی، رفتارها و رهبری دارد.

به علاوه، دانشگاهیان به دنبال توسعه روش‌ها یا تکنیک‌هایی بوده‌اند تا دانش ضمنی را به دانش قابل دسترسی و ملموس یا کدگذاری شده تبدیل کنند. سپس دانش در مخزن یا مخازن دانش ذخیره می‌شود تا اعضای سازمان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و از این دانش در آینده استفاده کنند. این نوع تحقیق ارتباط نزدیکی با توسعه سیستم‌های اطلاعات و نخبه دارد که به دنبال تسهیل مدیریت دانش و گسترش سیستم‌های مدیریت دانش براساس فناوری اطلاعات و ارتباطات هستند.

به علاوه، در این مرز مدیریت دانش در محیط مدیریت پروژه، محققان مختلفی درباره نقش بالقوه فناوری اطلاعات و ارتباطات و فرهنگ بحث کرده‌اند. چنین محققانی به سطح کلان مدیریت دانش در محیط مدیریت پروژه می‌پردازند و این یک راهنمای کلی برای روشن کردن اهمیت فعلی و در حال افزایش آن است.

گروه دوم مطالعات مدیریت دانش در سازمان های پروژه محور

جریان تحقیقاتی دیگر در حوزه مدیریت دانش در مدیریت پروژه به خصوصیات مراحل مهم آن می‌پردازد که عبارتند از ایجاد، کسب، انتقال، به اشتراک‌گذاری و انتشار. تحقیقات دانشگاهیان در این حوزه به تجزیه و تحلیل مدل‌های چرخه مدیریت دانش منتهی شده که اجزای اصلی مدیریت دانش طی مراحل یا چرخه‌های مدیریت پروژه را توصیف می‌کنند. این تحقیقات نه تنها به توسعه روش‌های مفصل برای ساخت موجودی دانش، انتشار دانش در داخل سازمان‌ها می‌پردازند بلکه ابزارهای اندازه‌گیری اقدامات و فعالیت‌های مدیریت دانش را بررسی می‌کنند.

مثلاً بوه (2007) چهار نوع مکانیزم به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان‌های پروژه محور را مشخص می‌کند: شخصی‌سازی و کدگذاری، نهادینه‌سازی و فردی سازی. به علاوه، بسیاری از دانشگاهیان بر دروس آموخته شده و بررسی‌های پس از پروژه به عنوان منابع مهمی برای انتقال و انتشار دانش پروژه به سایر پروژه‌ها تمرکز کرده‌اند. مثلاً دیسترر (2002) علاقه خود نسبت به مرحله خاتمه پروژه را نشان می‌دهد که اهمیت بسیاری زیادی برای جریان یافتن و انباشت دانش دارد. به علاوه، انباری و همکاران (2008) بر اهمیت بررسی‌های پس از پروژه به عنوان وسیله‌ای برای تقویت توانش سازمان تاکید کرده‌اند و اینکه چرا این بررسی‌های پس از پروژه به کار نرفته‌اند، حتی وقتی بسیاری از محققان و دست اندرکاران اهمیت و قابلیت استفاده آن را متذکر شده‌اند.

در همین راستا نیوول، برنسن، ادلمان، اسکوربرو و سوان (2006) کاربرد محدود و مشکلات بالقوه مربوط به اقدامات و بررسی پروژه تحت هدایت فناوری اطلاعات و ارتباطات را مطالعه کردند. در این مطالعه، آنها به وضعیت پروژه‌های اخیر اشاره کردند که تمرکز آنها بر محصولات و کالاهای قابل تحویل بود نه فرایندها. به علاوه، آنها بر نیاز واسطه‌ها برای ایجاد تعادل بین دانش فردی و دانش سازمانی در پروژه‌های هدایت شده توسط فناوری اطلاعات و ارتباطات تاکید کرده‌اند. طبق گفته آنها، توسعه شبکه شخصی برای به اشتراک‌گذاری و انتقال دانش بین و داخل پروژه‌ها، مشکلات اصلی استفاده از اقدامات و بررسی پس از اتمام پروژه به عنوان راهی برای مدیریت دانش پروژه هستند.

همراستا با تحقیقاتی که بر نقش مهم فعالیت‌های بعدی تاکید می‌کنند، برخی محققان اقداماتی برای تقویت کسب دانش پروژه ارائه کرده و بر این مساله تاکید نموده اند که کسب دانش پروژه بدون از دست دادن یا تجزیه شدن آن یکی از مسائل مهم در مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور است تا مشکلات ناشی از نشت دانش حل شوند. کامارا و همکاران (2002) معتقدند که دلیل اصلی از دست رفتن و تجزیه دانش، گذر زمان است طوری که برطرف کردن این مشکل در جمع آوری و انبارش دانش در زمان واقعی کمک میکند. شیندلر و اپلر (2003) پیشنهاد می‌کنند که گزارشدهی بعد از اقدامات مهم برای ذخیره دانش پروژه در مقایسه با روش‌های موجود، از جمله تحقیق پس از پروژه و ارزیابی دانش، مفیدتر است.

تان و همکاران (2006) در مورد اهمیت اکتساب دانش با حداقل کردن نشت آن، اجماع دارند و پیشنهاد می‌کنند که روش‌های درک زنده دانش پروژه برای اجتناب از خروج دانش اجرا شوند. تیراجتگول و همکاران (2009) معتقدند فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات مبتنی بر وب باعث تسهیل در به دست آوردن دانش پروژه در زمان واقعی و در محل پروژه می‌شود. محققان در این حوزه از مطالعات مدیریت دانش نه تنها بر مشکلات سطح کلان مراحل مدیریت دانش تمرکز می‌کنند (مثل ایجاد، ذخیره، انتشار، به اشتراک‌گذاری و انتقال) بلکه به توسعه رویکردهای مفصل‌تری نسبت به راهنماها و اصول کلی می‌پردازند.

هدف این مطالعه، آشنا شدن با درک نگرش اعضای تیم مدیریت پروژه نسبت به مدیریت دانش است که به عنوان فعالیت مدیریتی اجتناب‌ناپذیر و اساسی برای حفظ و کسب مزیت رقابتی و نیز بهبود عملکرد و قابلیت شرکت درنظر گرفته می‌شود.

مدیریت دانش در سازمان پروژه محوربررسی روش تحقیق

تمرکز اصلی این مطالعه به بررسی شناخت اعضای تیم پروژه نسبت به مدیریت دانش است. براساس PMI (2009) چندین نوع ساختار سازمانی مختلف در سازمان‌های پروژه‌محور وجود دارد. در این مطالعه، مولفان بر سازمان‌هایی با ساختار ماتریس قوی تمرکز کرده‌اند و بر این اساس، پنج شرکت به عنوان نمونه در این مطالعه انتخاب شدند.

انتخاب روش تحقیق وابسته به نوع سوالات تحقیق، سطح کنترل محقق بر رویدادهای رفتاری واقعی و تمرکز بر رویدادهای تاریخی یا معاصر است. روش تحقیق باید متناسب با فرضیات روش‌شناختی محقق باشد و محقق هم باید در کار با روش، احساس راحتی کند. این تحقیق در اصل از طریق روش کیفی براساس وضعیت هستی‌شناختی نسبی (Relativist Ontological Stance) و پیشینه معرفت‌شناختی (Constructivists Epistemological Backgrounds) انجام شده است.

این مطالعه از مصاحبه‌های نیمه ساختاری به عنوان استراتژی جمع‌آوری داده استفاده کرده است. تعداد کل شرکت کنندگان در مطالعه 50 نفر بود و افرادی که با آنها مصاحبه شد از شرکتهای مختلفی انتخاب شدند تا نماینده آن باشند و از هر گونه ادراک قبلی درباره موضوع تحقیق اجتناب شود. جدول 1 جزئیات شرکت‌کنندگان در مصاحبه را نشان می‌دهد. علاوه بر داده‌های مصاحبه، محققان از انواع مختلف منابع داده داخلی شرکت‌ها از جمله گزارشات داخلی با اجازه شرکت‌ها استفاده کردند. دسترسی به این مراجع باعث می‌شود محققان بتوانند دیدگاه خود نسبت به پدیده‌های موردمطالعه را گسترش دهند و یافته‌های تحقیق را نیز تقویت می‌کند.

پیشنهاد مطالعه:
تغییرات نسخه هفتم پمباک؛ مقایسه PMBOK 6 و PMBOK 7
نام شرکت مدیریت استراتژیک مدیریت تاکتیکی مدیریت عملیاتی کل
شرکت الف 2 8 2 12
شرکت ب 10 18 28
شرکت پ 3 3
شرکت ت 3 3
شرکت ث 2 2 4
کل 10 20 20 50

روش نظریه “داده ‌بنیاد” که توسط کوربین و اشتراوس (2008) پیشنهاد شد، به عنوان استراتژی اصلی آنالیز داده در این مطالعه به کار رفت. نظریه داده بنیاد یک «شیوه استقرایی کشف نظریه» است و این امکان را برای پژوهش‌گر فراهم می‌آورد تا گزارش نظری از ویژگی‌های عمومی موضوع پرورش دهد. این رویکرد بیشتر برای جمع آوری نظریات مفید است تا آزمودن نظریات، تایید فرضیات یا فراهم کردن شرح مسائل تحقیق. در این مطالعه، نظریه داده‌بنیاد به عنوان یکی از رویکردهای مناسب برای آنالیز استنباطی و رویکرد نظریه سازی درنظر گرفته شده است.

براساس نظر کوربین و اشتراوس (2008)، کدگذاری سیستماتیک اهمیت اساسی برای آنالیز و طبقه بندی داده جهت درک و ایجاد بهتر نظریات جدید دارد. روش‌های کدگذاری این مطالعه از دو مرحله تشکیل می‌شوند که عبارتند از کدگذاری باز و کدگذاری محوری. به علاوه، این مطالعه از آنالیز تطبیقی ثابت برای ایجاد نظریه براساس متغیرهای اصلی استفاده کرد. یعنی یک نظریه زمانی ایجاد می‌شود که محقق به صورت دائمی مقایسه‌های بین مقوله‌های نظری انجام دهد.

مختصر اینکه مولفان کدگذاری سیستماتیک و آنالیز تطبیقی ثابت را انجام دادند تا ادراک شرکت‌کنندگان تحقیق نسبت به مدیریت دانش در پروژه را گسترش دهند و عمیق کنند. آنالیز تطبیقی ثابت -همراه با روش تجربی، روش آماری و روش مطالعه موردی- یکی از چهار روش علمی اساسی است که می‌تواند برای آزمایش اعتبار گزاره‌های نظری، اغلب با استفاده از داده‌های تجربی مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال برای ایجاد روابط بین دو یا چند متغیر تجربی یا مفاهیم در حالی که همه متغیرهای دیگر ثابت است، این روش مورد استفاده قرارمیگیرد.

یافته‌ها

داده‌های جمع‌آوری‌شده آنالیز شدند تا ادراکات شرکت‌کنندگان در مصاحبه درباره مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور مشخص شود. این فرایند برای فراهم کردن و درک پدیده‌های فعلی مدیریت دانش در شرکت‌های مشارکت‌کننده در تحقیق، بسیار مفید است. مولفان این مقوله‌ها را براساس مفاهیم و ویژگی‌های مشابه گروه‌بندی می‌کنند. مقوله‌های اصلی ادراکات نسبت به مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور در سه دسته قرار می‌گیرند:

  1. مدیریت دانش یک روش برقراری ارتباط بین اعضاء و تیم‌های پروژه است.
  2. KM به خودی خود به معنای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دارایی‌های فکری ارزشمند با دیگر اعضاء در تیم پروژه است.
  3. تعداد زیادی از اعضای تیم قبلاً فعالیت‌های مدیریت دانش را به روش ناخودآگاه انجام داده‌اند.

اکثر شرکت‌کنندگان در تحقیق معتقد بودند که مدیریت دانش فقط شامل مرتب‌کردن یا طبقه‌بندی دارایی‌های فکری در سیستم‌های مدیریت دانش نیست بلکه نوعی ابزار برقراری ارتباط یا روشی برای به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، است. آنها پیشنهاد کردند که برقراری ارتباط و به اشتراک‌گذاری اطلاعات، داده، دانش یا هر نوع دیگری از اطلاعات کلامی و فیزیکی اهمیت بیشتری نسبت به تولید یا ایجاد دانش جدید و ذخیره کردن آن در مخازن دانش شرکت دارد. برخی از نقل‌قول‌های به دست آمده از مصاحبه‌ها در بخش زیر ارائه شده‌اند تا درک گروه‌های اصلی در این مطالعه را نشان دهند.

مدیریت دانش یک روش برقراری ارتباط است.

تعداد زیادی از افرادی که با آنها مصاحبه شد معتقد بودند که مدیریت دانش باید یک استراتژی مفید برای حفظ و استفاده از دارایی‌های فکری باارزش شرکت باشد. در این مطالعه، شرکت‌کنندگان در تحقیق اعلام کردند که یکی از نقش‌های برجسته مدیریت دانش، نه تنها حفظ دانش جمع آوری شده و خلق شده در پروژه‌های گذشته است بلکه باید انتشار این دارایی‌های ارزشمند به سایر اعضا در تیم های دیگر را نیز انجام دهد. اطلاعات موجود در شرکت الف کارایی مدیریت دانش را به صورت زیر توصیف می‌کند:

  • ما تمام مشکلات و دشواری‌ها در سیستم دانش شرکت طی اجرای پروژه را گزارش کردیم. این اطلاعات بعد از هر مرحله خاتمه پروژه به روزرسانی می‌شود. ما از طریق سیستم‌های مدیریت دانش توانستیم از ریسک‌ها و مشکلات بالقوه طی اجرای پروژه اجتناب کنیم چون چنین اطلاعاتی در شرکت به اشتراک گذاشته می‌شوند.

  • یکی از نقش‌های بالقوه مدیریت دانش، ارتباط افراد قبلی و بعدی در پروژه است. طبیعتاً این مساله پذیرفته شده است که دانش از طریق انواع فعالیت‌های بین شخصی و نیز اسناد و مصنوعات منتقل می‌شود. تعدادی از افراد صاحب اطلاعات نشان دادند که به سختی می‌توان با صاحبان دانش تماس چهره به چهره برقرار کرد، مخصوصاً زمانی که جویندگان دانش به دنبال به دست آوردن دانش از آنها هستند.

  • اما مدیریت دانش می‌تواند بر چنین موانعی غلبه کند و اشتراک‌گذاری دانش با همکاران را تقویت کند. به علاوه، دانشی که به صورت سیستماتیک در شرکت به اشتراک گذاشته شده می‌تواند اعضای قدیمی و جدید را بدون هیچگونه محدودیت زمانی به هم مرتبط کند. براین اساس، مدیریت دانش فقط انبار اطلاعات و دانش تولید شده در پروژه‌ها و توسط تیم‌های پروژه نیست بلکه مجرایی برای برقراری ارتباط با اعضای مختلف است.

مدیر پروژه در شرکت ت نقش مهم مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری دانش را نشان می‌دهد:

من فکر می‌کنم مدیریت دانش به معنای برقراری ارتباطات مستمر با سایر افراد در شرکت است. مرتب کردن و ایجاد دانش هم مهم است اما چنین فعالیت‌هایی نیاز به تماس دائمی و تبادل ایده‌ها با دیگران برای طبقه‌بندی و تولید ایده‌های جدید دارد.

مدیریت دانش به معنای به اشتراک‌گذاری است.

همراه با دیدگاهی که مدیریت دانش را به عنوان ابزار برقراری ارتباط و انبار دارایی‌های معنوی درنظر می‌گیرد، بسیاری از شرکت‌کنندگان در مصاحبه فکر می‌کردند که مدیریت دانش به معنای به اشتراک‌گذاشتن دانش است. اگرچه مدیریت دانش چندین فرایند متفاوت دارد که در بخش قبلی نشان داده شدند، اما آنها نشان دادند که هسته اصلی مدیریت دانش، پردازش دانش نیست بلکه به اشتراک‌گذاری و پخش دانش به دست آمده و ایجاد شده در بین اعضای شرکت است.

پیشنهاد مطالعه:
نگاهی به تفاوت پروژه و برنامه (Program) در مدیریت پروژه

برخی از پاسخگویان اهمیت به اشتراک‌گذاری دانش را در خصوصیات منحصر به فرد پروژه می‌دانستند که ماهیت موقتی دارد. آنها پیشنهاد کردند که این گذرا بودن به این معناست که تیم بعد از کامل شدن پروژه منحل می‌شود. بنابراین یکی از ابعاد مهم مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور این است که دانش تولیدشده باید به صورت مناسب به اشتراک گذاشته شود. به علاوه، آنها نشان دادند که گردش مناسب دانش پردازش شده می‌تواند مبنایی برای ایجاد و توسعه دانش جدید برای حفظ مزیت رقابتی و بهبود قابلیت شرکت و نیز توانایی فردی باشد.

مدیر تاکتیکی شرکت ب اهمیت به اشتراک‌گذاری دانش را به صورت زیر بیان می‌کند:
مدیریت دانش به معنای تنظیم یک پایگاه داده یا مکانی است که به راحتی، به صورت کارآمد و موثر به افراد دیگر منتقل شود. من فکر می‌کنم دلیل تنظیم و ایجاد این پایگاه داده این است که کارمندان دانش خود را به راحتی، به صورت موثر و کارآمد با دیگران به اشتراک بگذارند. مدیریت دانش همان به اشتراک گذاری دانش، داده و اطلاعات با دیگر اعضاء است تا نتایج مفیدتری به دست آیند.

فرد مطلع دیگری در این شرکت هم اهمیت به اشتراک گذاری دانش در مدیریت دانش را اینگونه نشان داد:

من فکر می‌کنم مدیریت دانش از دو بعد تشکیل می‌شود. یک بعد، کنار هم گذاشتن چیزی که از قبل می‌دانستید، تجربیات گذشته، مطالعات گذشته و غیره است. بعد دیگر این است که مردم از دانش جمع‌آوری‌شده مطلع شوند. این دو چیز باید متعادل شوند اما من شخصاً فکر می‌کنم که به اشتراک‌گذاری اهمیت بیشتری دارد چون از طریق فرایند به اشتراک‌گذاری می‌توانیم روابط یا شبکه‌ها را شکل بدهیم. و این شبکه‌های جدید، منابع بالقوه ایجاد یا به اشتراک گذاری دانش جدید خواهند بود.

در عین حال، مدیر پروژه در شرکت الف نقش مهم به اشتراک‌گذاری دانش به عنوان ابزاری ضروری در مدیریت دانش را بصورت زیر بیان کرده است:

من حدس می‌زنم که مدیریت دانش به معنای داشتن یک فرایند برای درک این است که سازمان چه چیزی را می‌داند. و بعد، پیدا کردن راهی برای تبدیل آن به یک چیز ارزشمند و نیز اشتراک‌گذاری و تشویق برای به اشتراک‌گذاری آن بین کارمندان مختلف در همان شرکت است.

 

یافته‌ها

یافته جالب این مطالعه این بود که تعداد زیادی از افراد مطلع در مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری دانش شرکت کرده بودند، اگرچه آنها فعالیت خود را جزء مدیریت دانش نمی‌دانستند. در این مورد، در حالی که افراد مطلع، روتین‌ها و فعالیت‌های روزمره خود را انجام می‌دادند، بهبود جریان کاری و بازیابی دانش امکانپذیر بود.

یکی از ادراکات جدید این بود که یکی از مصاحبه شوندگان اعلام کرد او اطلاعات و داده‌های پروژه‌های قبلی را بدون درنگ به سایر اعضاء منتقل کرده است. او با این کار توانسته اطلاعات قبلی یا دانش را در موقعیتی بازیابی کند که شاید در آینده قادر به یادآوری اطلاعات یا دانش به اشتراک گذاشته شده نمی بود. اشتراک گذاری اطلاعات و دانش با دیگران باعث می‌شود دانش در شرکت به گردش درآید و جلوی از دست رفتن دانش یا فراموشی گرفته شود.

من عادت داشتم دانش را با همکارانم در تیم به اشتراک بگذارم، چون از طریق این فعالیت دانش به جریان می‌افتد و برخی از افراد، این دانش را به یاد می‌آوردند اگرچه نمی‌توانستم وقتی در آینده به این دانش نیاز داشتم آن را به یاد بیاورم.

به علاوه، برخی از منابع مطلع تحقیق هم به این مساله اشاره کرده‌اند که یکی از فرایندهای اساسی مدیریت دانش، پیاده‌سازی فعالیت‌های آن نیست بلکه بررسی و مرتب کردن فعالیت‌های مربوطه است. چنین طبقه‌بندی‌هایی برای شرکت اهمیت دارند چون باعث صرفه‌جویی در زمان و پول ناشی از مضاعف‌سازی و سرمایه‌گذاری مجدد سیستم‌های مدیریت دانش می‌شود.

یکی از مدیران تاکتیکی در شرکت الف این مساله را به صورت زیر بیان کرده است:

فعالیت‌ها و اقدامات مشابهی از نظر مدیریت دانش وجود دارد. یکی از مهمترین و ضروری‌ترین کارها برای تکثیر مدیریت دانش در شرکت این است که بدانیم چه فعالیت‌ها و چیز‌هایی به آن ربط دارند تا آنها را به روش سیستماتیک اجرا کنیم. احتمالاً برخی از فعالیت‌ها به عنوان مدیریت دانش شناخته یا نامگذاری نمی‌شوند اما ارتباط نزدیکی با آن دارند.

نتیجه حاصل از بررسی ادراکات اعضا به مدیریت دانش

مطالعه ما به بررسی ادراکات اعضاء نسبت به مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور پرداخت. مولفان از یک روش تحقیق کیفی برای درک عمیق مدیریت دانش در مدیریت پروژه استفاده کردند. اگرچه شرکت کنندگان در تحقیق، ادراک و نگرش های مختلفی نشان دادند اما این ادراک و نگرش به سه گروه اصلی تقسیم شد:

KM یک روش برای برقراری ارتباط است؛ این مفهوم فی نفسه به معنای اشتراک‌گذاری است؛ و افراد زیادی توانسته‌اند دانش را به روش ناخودآگاه مدیریت کنند. در این مطالعه، این مساله بررسی شد که اکثر شرکت‌های مشارکت کننده در تحقیق فعالیت‌های مشابه مدیریت دانش را پیاده‌سازی و اجرا کرده‌اند. اما از وجود فعالیت‌های آن آگاه نبوده اند چون برخی از این فعالیت‌ها عنوان مدیریت دانش یا مشابه را نداشته‌اند. برای تقویت و تکثیر این مفهوم در سازمان‌های پروژه محور، ما پیشنهاد می‌کنیم که :

  1. شرکت باید سیستم‌ها و فعالیت‌های فعلی مدیریت دانش را به صورت کامل بررسی کند.
  2. بعد از بررسی این فرایند، شرکت باید بتواند بهترین و مناسب‌ترین رویکرد مدیریت دانش که مخصوص شرکت است را انتخاب کند
  3. زیرساختهای لازم را ایجاد کند
  4. با توجه به اینکه در مدیرییت دانش افراد نقش بسزا و موثری دارا هستند مکانیزم های انگیزشی جهت جذب حداکثری مشارکت پرسنل را ایجاد کند
  5. اثر بخشی سیستم جاری شده را پایش کند
  6. در صورت نیاز سیستم را بهبود ببخشد

تا بتواند بهترین نتایج را برای مدیریت دانش به دست آورد.

اگرچه این تحقیق به دنبال بررسی درک اعضای تیم پروژه در رابطه با مدیریت دانش بود، تعداد پاسخگویان نسبتاً اندک بود چون رویکرد اصلی تحقیق یک رویکرد کیفی بود. این مساله پذیرفته شده است که تحقیقات کیفی برای درک معنای متنی و منظور شرکت‌کنندگان در تحقیق، بهتر از تعمیم و دنبال کردن حقیقت مطلق هستند. برای تثبیت یافته‌های این تحقیق، توصیه می‌کنیم نتیجه این مطالعه با انجام تحقیقات کیفی بیشتر تقویت شود.

مطالب زیر را حتما بخوانید:

بزرگترین اشتباهات در زمان بندی و مدیریت زمان پروژه چیست؟

برنامه‌ریزی درست، پایه و اساس هر پروژه‌ی موفقی‌ست. و قسمت بزرگی از این برنامه‌ریزی، زمان‌بندی درست است. اما اشتباه در زمان‌بندی و سپس مدیریت زمان، به شدت میان مدیران پروژه رایج است و باعث شکست خوردن بسیاری از پروژه‌ها می‌شود.

ادامه مطلب »

نه ترفند برای مدیریت پروژه‌های کوچک

با تغییر روزافزون فضای کسب‌وکار، پروژه‌های کوچک زیادی در داخل سازمان‌ها، با اولویت‌های بالا تعریف می‌شوند؛ پروژه‌های کوچکی که با منابع محدود، باید به انجام برسند. در این مقاله نه ترفند ساده آمده است که به شما کمک می‌کند، پروژه‌های خود را بدون برنامه‌ریزی‌های پیچیده، مدیریت کنید.

ادامه مطلب »

دوره‌های پیشنهادی ما :

دوره ساخت گزارش حرفه‌‌ای – گزارش‌نویسی

برای موفقیت در پیشبرد اهداف و برنامه‌های یک سازمان یا اجرای یک طرح یا پروژه، مانیتورینگ فعالیت‌های پیش‌بینی‌شده اجتناب‌ناپذیر است. در این راستا، دسترسی مدیران به گزارش‌های صحیح، اصولی و به‌موقع از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

ادامه مطلب »
دوره آمادگی آزمون PMP برای اخذ مدرک PMP - PMPiran

دوره جامع مدیریت حرفه‌ای پروژه و آمادگی آزمون ®PMP

برای دریافت گواهینامه ارزشمند PMP دوره ویژه ای در نظر گرفته ایم، که تا لحظه قبولی در آزمون با شما همراه هستیم. این دوره شامل آموزش کامل استاندارد PMBOK، شبیه ساز آنلاین آزمون و جلسات نامحدود رفع اشکال تا لحظه قبولی در آزمون PMP می باشد.

ادامه مطلب »
دوره جامع تحلیلگر حرفه‌ای کسب‌وکار

دوره جامع تحلیلگر حرفه‌ای کسب‌وکار

این دوره با هدف انتقال مفاهیم و ایجاد مهارت‌های مورد نیاز در زمینه تحلیل کسب‌وکار طراحی شده و دانشجویان را در جهت تعریف، مدیریت، استخراج، تحلیل، تایید و مستندسازی نیازمندی‌های کسب‌وکار برای ارائه راه حل‌های مناسب در جهت پاسخگویی به نیارمندی‌ها و دستیابی سازمان به اهداف تعیین شده آن، آموزش می‌دهد.

ادامه مطلب »