تغییر در هر نقطه‌ای از چرخه عمر پروژه اتفاق می‌افتد. ساده‌‌ترین راه برای مدیریت تغییر در پروژه‌ها، قبول همیشگی بودن وجود تغییرات است. داشتن راهکارهایی برای مواجه با تغییرات قبل از وقوع آن، سریعترین راه برای همراه کردن دیگران است. یک فرایند مدیریت تغییر ساختار یافته بهترین راه برای شروع است، زمانی که کسی راهی برخلاف برنامه‌‌های پروژه و یا برای جلوگیری از شکست پروژه پیشنهاد کند. این فرآیند مانند کتابچه‌ایی راهنما برای شما عمل خواهد کرد.
مراحل هدایت پروژه با مدیریت تغییر
یک: دریافت اطلاعات در مورد تغییر
زمانی که درخواست تغییر به دست شما می‌رسد، می‌توانید اطلاعات را به روش‌های مختلف جمع‌آوری کنید: در یک جلسه، از طریق ایمیل، از طریق تلفن و یا حتی در راهرو زمانی که با عجله حرکت می‌کنید. بصورت ایده آل، شما اطلاعات را در فرم درخواست تغییر دریافت خواهید کرد، اما باید بدانید که بسیاری از ذینفعان تهیه فرمی این‌چنینی را وظیفه مدیر پروژه می‌دانند
برای تکمیل تمام جزئیات درخواست، از فرم درخواست تغییر پروژه استفاده کنید، اطلاعات را وارد کنید و به دست نفر پیشنهاد دهنده تغییر برسانید تا مطمئن شوید که تغییر به درستی تعریف و درک شده است. به یاد داشته باشید که ممکن است تغییرات در مورد حذف کار باشد، و تصور نکنید که همیشه تغییرات شامل افزایش محدوده کار هستند.
دو: ارزیابی تغییر
تاثیرات تغییرات را بر موارد زیر بررسی کنید:
برنامه، مستندسازی، کار انجام شده و کارهایی که هنوز انجام نشده‌اند، بودجه، معیارهای کیفی، محدوده، منابع در دسترس. ممکن است یک تغییر ساده و کوچک اثرات گسترده‌ای را بر پروژه داشته باشد. مهم این است که قبل از تصمیم به انجام تغییر، همه چیز را درباره آن بدانید، زیرا داشتن تصویری شفاف می‌تواند نتیجه را تغییر دهد.
سه: تهیه و ارائه یک پیشنهاد
اکنون که شما تاثیر تغییرات را می‌دانید می‌توانید تشخیص دهید که آیا این تغییر ارزش‌آفرین است یا خیر. در برخی موارد، پاسخ منفی است، زیرا مزایای تغییر کمتر از هزینه آن است. در موارد دیگر، ممکن است سود تغییر مناسب باشد و هزینه‌ها را جبران کند. اما در مواردی، ممکن است متوجه شوید که تغییر تاثیر منفی بر روی پروژه دارد، اما شما چاره‌ایی ندارید، زیرا ممکن است تغییری اجباری از خارج از سازمان و یا از داخل سازمان باشد، مانند تغییرات ساختاری.
چهار: تصمیم بگیرید
برای تغییرات کوچک که شما اجازه تصمیم‌گیری را دارید، می‌توانید انتخاب کنید که آیا تغییر را بپذیرید یا نه، اما تغییرات بزرگتر باید توسط حامی پروژه یا هیئت مدیره پروژه تأیید شود.
پنج: تغییر ابزار مدیریت
ابزارهای مدیریت تغییری وجود دارد که می‌توانید برای ساده‌تر شدن و کارآیی بیشتر این فرآیند از آنها استفاده کنید.
- چک لیست یا نقشه فرآیند، که افراد مطابق با آن دقیقا همان کاری که باید را انجام می‌دهند
- فرم درخواست تغییر، که می‌تواند از طریق یک گردش کار خودکار آنلاین باشد
درخواست تغییر پروژه چیست؟
فرم درخواست تغییر باید شامل موارد زیر باشد:
- نام شخص درخواست کننده تغییر
- یک شناسه منحصر به فرد، مانند یک شماره تغییر
- توصیف تغییرات پیشنهادی، با جزئیات دقیقی که می‌توانند مدیریت شوند
- دسته بندی تغییر
- چرایی تغییر. توجیه انجام آن چیست؟ چرا درخواست کننده آن را می‌خواهد؟
- تأثیر تغییر به عناصر مختلف پروژه. درخواست‌دهنده ممکن است تمام جزئیات را نداشته باشد، بنابراین ممکن است مجبور شوید با او در طول مرحله ارزیابی تغییر کار کنید تا سطوح را پر کنید.
فرم درخواست تغییر باید شامل موارد زیر نیز باشد که درخواست دهنده آنها را خالی میگذارد و این قسمت‌ها در جلسه تصمیم‌گیری پر می‌شوند.
- تصمیم‌گیری در مورد تغییر: قبول یا رد و یا به تعویق انداختن
- نام شخص تصمیم‌گیرنده (یا گروه) به همراه تاریخ تصمیم گیری و هر نظر قابل تامل
شش: تغییرات و مدیریت محدوده پروژه
هنگامی که شما تغییر در محدوده پروژه را دریافت می‌کنید، باید درباره چگونگی تاثیر کلی آن فکر کنید، مدیریت تغییر بخشی از مدیریت محدوده است. راهنمای PMBOK شامل فرآیندی به نام Scope Control در بخش مدیریت محدوده و محتوا می‌باشد و این محل خوبی برای شروع مدیریت تغییرات است. شما نیز باید توجه داشته باشید که فرآیند مدیریت تغییر باید یکپارچه و قابل پیاده سازی و اجرا باشد.
پنج راه برای کمک به تیم خود در روند تغییر
تیم پروژه در موفقیت پروژه بسیار مهم است، بنابراین همراه بودن آنها با شما در این مسیر ضروری است. در اینجا 5 راه بیان می‌شود تا به آنها کمک کنید، سریعا با روند مدیریت تغییر پروژه کنار بیایند.
- درباره تغییرات صحبت کنید. اجازه دهید آنها بدانند تغییر در پروژه ها عادی است
- روند را به اشتراک بگذارید. اعضای تیم نمی‌دانند که چه کاری انجام دهند و چه چیزی از آنها انتظار می‌رود، مگر اینکه به آنها بگویید. جلساتی برای توضیح تغییر به آنها ترتیب دهید و بگذارید آنها نقش خود را در این تغییرات بدانند.
- تغییر را آسان کنید. هنگامی که یک تغییر در پروژه پذیرفته می‌شود، بعد از آن، برنامه اشتباه است، بودجه ممکن است متفاوت باشد، الزامات قطعا متفاوت هستند. در این شرایط تیم پروژه تغییر را ناخوشایند می‌پندارند پس شما وظیفه دارید تا روندها را برای آنها آسان‌تر کنید.
- برای کمک آنجا باشید. به تیم بگویید که آنجا هستید و میخواهید تجربه‌های خود را با آنها به اشتراک بگذارید و بهترین نتیجه را کسب کنید.
- از گفتن نه نترسید. همه پیشنهادات تغییر منطقی نیستند. اجازه دهید تیم شما بداند که اگر نظرش در مورد اعمال یک تغییر منفی است شما در کنار آنها هستید و در این‌باره با آنها گفتگو و بحث می‌کنید و با هم تصمیمی می‌گیرید.
جمع بندی
تغییر جز گریزناپذیر هر پروژ‌ه‌ایی است، هنگامی که صحبت از تغییر می‌شود، مدیرانی هستند که معتقدند باید در برابر تغییرات مقاومت داشت و مانع از بروز آنها شد. حال اینکه این تغییرات می‌تواند برای پروژه ما مفید باشد. با مدیریت صحیح این تغییرات میتوان آثار سو آنها را به حداقل رساند. عدم مدیریت صحیح تغییرات یکی از مهمترین عوامل شکست پروژه‌ها به حساب می‌آید، پس مراقب باشید. نکات گفته شده در این مقاله می‌تواند شما را در این مسیر یاری دهد.
دیدگاهتان را بنویسید