ساختار شکست کار (WBS) چیست؟ آموزش گام به گام طراحی + ویدئو

ساختار شکست کار (به انگلیسی Work Breakdown Structure) یا WBS روشی برای تقسیم کل محدوده پروژه به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت است. در این ساختار، پروژه از خروجی نهایی شروع می‌شود و به‌صورت سلسله‌مراتبی به اقلام تحویلی، زیرتحویل‌دادنی‌ها و در نهایت بسته‌های کاری تقسیم می‌شود.

WBS نشان می‌دهد در پروژه «چه چیزی» باید تحویل داده شود؛ اما زمان انجام، ترتیب فعالیت‌ها و وابستگی میان آن‌ها را مشخص نمی‌کند. این اطلاعات در مرحله تدوین برنامه زمان‌بندی به WBS اضافه می‌شوند.

پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار «بسته کاری» یا Work Package نام دارد. بسته کاری باید به‌اندازه‌ای مشخص باشد که بتوان مسئول، هزینه، مدت، منابع و نحوه کنترل آن را تعیین کرد.

ساختار شکست کار ابزاری است که بوسیله آن مدیر پروژه می‌تواند پروژه را تعریف کند و به کمک آن پروژه را در زمان مقرر و با فعالیت‌های تعیین شده به پایان برساند. برای دستیابی به موفقیت یک پروژه، تهیه ساختار شکست کار (WBS) یکی از اساسی‌ترین و ضروری‌ترین اقدامات است بطوریکه نادیده گرفتن آن و یا تهیه یک ساختار شکست نامناسب می‌تواند یکی از عوامل شکست در پروژه‌ها باشد.

لذا در این مقاله، ابعاد مختلف مسائل WBS مورد بحث قرار گرفته است. این ابعاد شامل تعریف، اهداف، روش تهیه و سایر مسائل جانبی یک ساختار شکست کار می‌باشد.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار (WBS) یا Work Breakdown Structure یکی از اولین گام‌ها در مدیریت یک طرح و پروژه متناسب و درست است و تیم شما را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد. نادیده گرفتن این فرآیند و یا عدم صرف زمان مناسب جهت تهیه آن می‌تواند یکی از عوامل شکست در پروژه‌ها باشد.

همانطور که پیشتر گفته شد، WBS یا ساختار شکست کار نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. WBS نقش بسیار مهمی در مدیریت محدوده و محتوای پروژه دارد.

برای مثال، در پروژه طراحی یک وب‌سایت، «وب‌سایت آماده بهره‌برداری» خروجی نهایی پروژه است. این خروجی می‌تواند به بخش‌هایی مانند تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی رابط کاربری، توسعه فنی، تولید محتوا، آزمون و راه‌اندازی تقسیم شود. هر یک از این بخش‌ها نیز تا سطحی تجزیه می‌شوند که بتوان آن‌ها را به‌صورت مستقل مدیریت و کنترل کرد.

WBS باید تمام کارهای لازم برای تولید خروجی‌های پروژه را پوشش دهد؛ از جمله فعالیت‌های مدیریتی، اقلام تحویلی موقت، مستندات و خروجی‌هایی که باید به کارفرما یا واحد بهره‌بردار تحویل داده شوند.

WBS چه چیزی نیست؟

برای استفاده درست از ساختار شکست کار باید آن را از چند ابزار مشابه تفکیک کرد:

• WBS برنامه زمان‌بندی نیست: در WBS تاریخ شروع، پایان و روابط پیش‌نیازی فعالیت‌ها نمایش داده نمی‌شود.
• WBS فهرست فعالیت‌ها نیست: تمرکز اصلی آن بر خروجی‌ها و اقلام تحویلی است، نه فقط کارهایی که باید انجام شوند.
• WBS چارت سازمانی نیست: این ساختار نشان نمی‌دهد چه کسی به چه فردی گزارش می‌دهد.
• WBS بودجه پروژه نیست: هزینه‌ها می‌توانند براساس عناصر WBS دسته‌بندی شوند، اما خود WBS صرفاً ساختار محدوده پروژه است.
• WBS فهرست کارهای روزانه نیست: To-Do List معمولاً مجموعه‌ای از وظایف کوتاه‌مدت است؛ در حالی که WBS تصویری کامل از کل محدوده پروژه ارائه می‌دهد.

ابزار	به چه سؤالی پاسخ می‌دهد؟
WBS	چه چیزی باید در پروژه تحویل داده شود؟
برنامه زمان‌بندی	کارها چه زمانی و با چه ترتیبی انجام می‌شوند؟
چارت سازمانی	چه کسی مسئول یا پاسخ‌گوی هر بخش است؟
بودجه پروژه	هر بخش چه مقدار هزینه دارد؟
فهرست وظایف	اکنون چه کارهایی باید انجام شوند؟

اجزای اصلی ساختار شکست کار

برای درک WBS باید با اصطلاحات اصلی آن آشنا باشیم:

مورد تحویلی یا Deliverable

هر محصول، نتیجه، خدمت یا قابلیت قابل ارزیابی که برای تکمیل پروژه باید تولید و تحویل داده شود. گزارش نهایی، ساختمان تکمیل‌شده، نرم‌افزار عملیاتی یا سیستم نصب‌شده نمونه‌هایی از اقلام تحویلی هستند.

زیرتحویل‌دادنی

بخشی از یک مورد تحویلی اصلی است که می‌توان آن را به‌صورت مستقل تعریف و مدیریت کرد. برای مثال، در مورد تحویلی «وب‌سایت»، طراحی صفحه اصلی یک زیرتحویل‌دادنی محسوب می‌شود.

بسته کاری یا Work Package

پایین‌ترین سطح WBS است. بسته کاری باید به‌اندازه‌ای مشخص باشد که بتوان اجرای آن را برآورد، واگذار، پایش و کنترل کرد.

حساب کنترل یا Control Account

نقطه‌ای مدیریتی در WBS است که در آن محدوده، بودجه، هزینه واقعی و وضعیت زمان‌بندی با یکدیگر مقایسه می‌شوند. یک حساب کنترل می‌تواند شامل چند بسته کاری باشد.

بسته برنامه‌ریزی یا Planning Package

بخشی از محدوده زیر یک حساب کنترل است که هنوز اطلاعات کافی برای تجزیه آن به بسته‌های کاری وجود ندارد. این بخش در ادامه پروژه و با تکمیل اطلاعات، جزئی‌تر می‌شود.

لغت‌نامه WBS

سندی تکمیلی است که محدوده و مشخصات هر عنصر WBS را توضیح می‌دهد و از برداشت‌های متفاوت درباره بسته‌های کاری جلوگیری می‌کند.

کد WBS

شماره‌ای یکتا است که موقعیت هر عنصر را در ساختار سلسله‌مراتبی مشخص می‌کند؛ مانند ۱.۲.۳.

مزایای ساختار شکست کار

برخی از مزایا و فواید WBS عبارت‌اند از:

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مطمئن تر
• تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری
• تخمین دقیق تر هزینه‌های پروژه
• اطمینان از از قلم نیفتادن اقلام تحویلی مهم
• کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع
• ابزاری ایده ال برای طوفان فکری تیم
• بهبود انسجام تیمی

کاربرد ساختار شکست کار

WBS اینقدر در محیط های پروژه ای کاربرد زیادی دارد که می توان گفت WBS قلب مدیریت پروژه است.

در پروژه WBS یک تقسیم بندی سلسله مراتبی از تحویل شدنی‌ها است که در واقع تحویل شدنی نیز نتیجه ملموس و قابل اندازه گیری است که برای تکمیل پروژه ضروری بوده و باید به تایید کارفرما برسد.

ساختار شکست کار فقط یک نمودار نیست؛ بلکه مبنای بسیاری از تصمیم‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است.

شفاف‌کردن محدوده پروژه

WBS نشان می‌دهد چه خروجی‌هایی داخل محدوده پروژه قرار دارند. به این ترتیب، احتمال فراموش‌شدن بخشی از کار یا ورود درخواست‌های خارج از محدوده کاهش پیدا می‌کند.

تهیه برنامه زمان‌بندی دقیق‌تر

پس از مشخص‌شدن بسته‌های کاری، فعالیت‌های لازم برای تولید هر بسته استخراج می‌شوند. بنابراین برنامه زمان‌بندی بر پایه محدوده‌ای مشخص و کنترل‌شده شکل می‌گیرد.

برآورد بهتر زمان و هزینه

برآورد یک پروژه بزرگ به‌صورت یکجا دشوار است. با تقسیم پروژه به بسته‌های کاری، هزینه، مدت و منابع هر بخش جداگانه برآورد و سپس تجمیع می‌شوند.

تعیین مسئولیت‌ها

هر بسته کاری را می‌توان به یک فرد، تیم، واحد سازمانی یا پیمانکار واگذار کرد. این کار مرز مسئولیت‌ها را مشخص‌تر می‌کند.

شناسایی ریسک‌ها

بررسی ریسک در سطح بسته‌های کاری دقیق‌تر از بررسی کلی پروژه است. برای هر بخش می‌توان ریسک‌های فنی، مالی، زمانی یا قراردادی مستقلی تعریف کرد.

کنترل پیشرفت

وقتی محدوده به اجزای قابل اندازه‌گیری تقسیم شده باشد، می‌توان میزان پیشرفت واقعی هر بخش و کل پروژه را محاسبه کرد.

کنترل تغییرات محدوده

هر درخواست تغییر را می‌توان با WBS مقایسه کرد و مشخص کرد که آیا درخواست موردنظر داخل محدوده مصوب است یا به تغییر رسمی نیاز دارد.

انواع ساختار شکست کار چیست؟

باید دقت کرد که مبنای شکست کار در پروژه های مختلف متفاوت است و با توجه به اهداف پروژه می توان تعداد زیادی ساختار شکست کار تدوین کرد. ما در اینجا به معرفی معروف ترین انواع ساختار شکست می پردازیم.

1. ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
2. ساختار شکست براساس بخشهای سازمانی پروژه(Department Breakdown Structure)
3. ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی(Assembly/Product Breakdown Structure)
4. ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
5. ساختار شکست سیستمهای مورد نیاز پروژه(System Breakdown Structure)
6. ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
7. ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)

انواع روش‌های طراحی WBS

یک روش واحد برای طراحی تمام پروژه‌ها وجود ندارد. ساختار مناسب باید براساس نوع پروژه، اقلام تحویلی و نیازهای کنترلی انتخاب شود.

WBS مبتنی بر اقلام تحویلی

در این روش، سطح دوم ساختار شامل خروجی‌های اصلی پروژه است.

برای مثال، در پروژه ساخت یک ساختمان:

• طراحی و مجوزها
• سازه
• معماری
• تأسیسات
• محوطه‌سازی
• اسناد تحویل

این روش معمولاً تصویر روشنی از نتیجه نهایی پروژه ارائه می‌دهد.

WBS مبتنی بر فازهای پروژه

در این روش، سطح دوم براساس مراحل اصلی چرخه عمر پروژه طراحی می‌شود:

• آغاز
• طراحی
• تأمین
• اجرا
• آزمون
• تحویل

هر فاز سپس براساس اقلام تحویلی همان مرحله تجزیه می‌شود.

WBS مبتنی بر محصول یا سیستم

در پروژه‌های محصول‌محور، ساختار می‌تواند براساس اجزای محصول یا زیرسیستم‌ها شکل بگیرد. برای مثال، یک سیستم نرم‌افزاری ممکن است به رابط کاربری، پایگاه داده، پنل مدیریت، درگاه پرداخت و زیرساخت تقسیم شود.

WBS ترکیبی

در پروژه‌های پیچیده می‌توان از ترکیب چند روش استفاده کرد. برای مثال، سطح دوم براساس فازهای پروژه و سطح سوم براساس اقلام تحویلی هر فاز طراحی می‌شود.

نکته مهم این است که تمام شاخه‌ها باید در نهایت کل محدوده پروژه را بدون همپوشانی پوشش دهند.

تفاوت WBS با ساختارهای مرتبط

ساختارهای شکست مختلفی در مدیریت پروژه وجود دارند که هرکدام اطلاعات پروژه را از زاویه متفاوتی دسته‌بندی می‌کنند.

ساختار	نام کامل	کاربرد اصلی
WBS	ساختار شکست کار	دسته‌بندی کل محدوده و اقلام تحویلی
PBS	ساختار شکست محصول	تجزیه اجزای فیزیکی یا عملکردی محصول
OBS	ساختار شکست سازمانی	نمایش واحدها و تیم‌های مسئول
CBS	ساختار شکست هزینه	دسته‌بندی و کنترل هزینه‌ها
RBS	ساختار شکست منابع	دسته‌بندی نیروی انسانی، تجهیزات و سایر منابع
RAM	ماتریس تخصیص مسئولیت	ارتباط عناصر WBS با مسئولان اجرای کار

برای مثال، WBS مشخص می‌کند «آزمایش سیستم» یکی از بسته‌های کاری پروژه است، OBS واحد کنترل کیفیت را نشان می‌دهد و ماتریس مسئولیت مشخص می‌کند چه کسی مسئول اجرای این بسته کاری است.

ورودی های ساختار شکست کار

برای ساخت یک ساختار شکست کار، اطلاعاتی به عنوان ورودی لازم است که توجه به آن به تیم پروژه کمک می کند WBS متناسب تری را تهیه نماید. این ورودی ها در فرایند WBS به شرح زیر می باشد:

1. منشور پروژه: هدف، توجیه، محدودیت‌های اصلی، ذی‌نفعان کلیدی و خروجی‌های سطح بالای پروژه را مشخص می‌کند.
2. برنامه مدیریت محدوده: روش تعریف، تأیید و کنترل محدوده و نحوه تهیه WBS را تعیین می‌کند
3. شرح‌ محدودۀ پروژه:  تشریح آنچه که باید در پروژه انجام شود و آنچه که نباید انجام شود.
4. شرح نیازمندی‌ها: مستندی که جزئیات نیاز پروژه را تشریح می‌کند؛
5. دارایی فرایند سازمانی: منظور رویه ها، دستورالعمل ها، فرم ها، سیاست‌ها، راهنما‌ها، برنامه‌ها و درس‌ آموخته‌های پروژه می باشد.
6. درس‌آموخته‌ها و رویه‌های سازمانی: تجربه پروژه‌های قبلی، دستورالعمل‌های داخلی، فرم‌ها، نظام کدگذاری و استانداردهای سازمانی باید در طراحی ساختار در نظر گرفته شوند.

خروجی های ساختار شکست کار

در رویکرد فرایندی مدیریت پروژه، مهم‌ترین خروجی تهیه WBS «خط مبنای محدوده» است. خط مبنای محدوده معمولاً از سه جزء تشکیل می‌شود:

1. شرح محدوده مصوب پروژه
2. ساختار شکست کار
3. لغت‌نامه ساختار شکست کار

علاوه بر این، ممکن است بعضی اسناد پروژه مانند مستندات نیازمندی‌ها، ثبت فرضیات یا فهرست ذی‌نفعان نیز به‌روزرسانی شوند.

خط مبنای محدوده پس از تأیید، مبنای مقایسه عملکرد واقعی پروژه با محدوده مصوب خواهد بود. هر تغییری در آن باید از مسیر کنترل تغییرات پروژه انجام شود.

لغت‌نامه WBS چیست؟

نمودار WBS به‌تنهایی فضای کافی برای توضیح جزئیات عناصر ندارد. لغت‌نامه WBS سندی است که تعریف دقیق هر عنصر، به‌ویژه بسته‌های کاری، در آن ثبت می‌شود.

اطلاعات زیر می‌توانند در لغت‌نامه WBS قرار بگیرند:

• کد و عنوان عنصر
• شرح محدوده کار
• خروجی مورد انتظار
• موارد داخل و خارج از محدوده
• مسئول بسته کاری
• معیار پذیرش
• فرضیات و محدودیت‌ها
• نقاط عطف
• منابع موردنیاز
• برآورد اولیه هزینه و مدت
• ریسک‌های اصلی
• مشخصات فنی یا قراردادی
• فعالیت‌های مرتبط در برنامه زمان‌بندی

نمونه لغت‌نامه WBS

مشخصه	نمونه
کد WBS	1.3.2
عنوان	طراحی صفحه محصول
خروجی	فایل نهایی طراحی صفحه محصول
محدوده	طراحی نسخه دسکتاپ و موبایل
خارج از محدوده	برنامه‌نویسی و ورود اطلاعات
مسئول	تیم طراحی رابط کاربری
معیار پذیرش	تأیید مدیر محصول و کارفرما
وابستگی	تأیید وایرفریم و هویت بصری
ریسک اصلی	تأخیر در دریافت محتوای محصول

چطور یک WBS ایجاد کنیم ؟

در پروژه‌های کوچک معمولا تهیه لیستی از فعالیت‌ها می‌تواند نیاز ما را برآورده کند اما در  پروژه های بزرگ بهتر است فعالیت‌ها را به صورت سلسله مراتبی نمایش دهیم. این سلسله مراتب به صورت زیر تعیین می شود:

• سطح اول ساختار شکست کار، باکس مادر است که نام پروژه در آن قرار می گیرد.
• در سطح دوم، باکس های اصلی پروژه قرار می‌گیرند.
• سپس زیرباکس های هر باکس اصلی تعریف می‌شوند.
• آخرین سطح ساختار شکست کار، مربوط به فعالیت‌های اجرایی پروژه‌ می باشند.

در ادامه راهنمای گام به گام طراحی WBS را می‌بینید:

مرحله اول: خروجی نهایی پروژه را مشخص کنید

ابتدا مشخص کنید پروژه باید دقیقاً چه محصول، خدمت یا نتیجه‌ای تحویل دهد. عنوان سطح بالای WBS معمولاً نام پروژه یا خروجی نهایی آن است.

مرحله دوم: محدوده و مرزهای پروژه را بررسی کنید

شرح محدوده، قرارداد، نیازمندی‌ها و موارد خارج از محدوده را مرور کنید تا چیزی خارج از تعهدات وارد WBS نشود.

مرحله سوم: اقلام تحویلی اصلی را استخراج کنید

خروجی‌های اصلی پروژه را مشخص کنید. این اقلام معمولاً سطح دوم WBS را تشکیل می‌دهند.

مرحله چهارم: روش تجزیه را انتخاب کنید

مشخص کنید ساختار براساس اقلام تحویلی، فازها، اجزای محصول یا ترکیبی از آن‌ها طراحی خواهد شد.

مرحله پنجم: هر قلم تحویلی را تجزیه کنید

هر خروجی اصلی را به زیرتحویل‌دادنی‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. هر جزء باید بخشی مشخص از قلم تحویلی سطح بالاتر باشد.

مرحله ششم: تجزیه را تا سطح بسته کاری ادامه دهید

تقسیم کار را تا جایی ادامه دهید که بتوان مسئولیت، هزینه، مدت، منابع و پیشرفت هر بخش را تعیین کرد.

مرحله هفتم: قانون ۱۰۰ درصد را کنترل کنید

مجموع اجزای هر سطح باید تمام کار سطح بالاتر را پوشش دهد؛ نه بخشی از آن را جا بیندازد و نه کاری خارج از محدوده اضافه کند.

مرحله هشتم: همپوشانی عناصر را بررسی کنید

هر قلم تحویلی یا بسته کاری باید فقط در یک محل از WBS قرار بگیرد. تکرار یک کار در چند شاخه باعث دوباره‌کاری و خطا در برآورد می‌شود.

مرحله نهم: کدگذاری و لغت‌نامه را تهیه کنید

برای هر عنصر کدی یکتا تعریف کنید و جزئیات بسته‌های کاری را در لغت‌نامه WBS بنویسید.

مرحله دهم: ساختار را اعتبارسنجی و تأیید کنید

WBS را با تیم اجرایی، مدیر پروژه، کارفرما و متخصصان فنی مرور کنید. پس از رفع ابهام‌ها، ساختار به‌عنوان بخشی از خط مبنای محدوده تأیید می‌شود.

اگر به مفهوم سلسه مراتبی در تهیه WBS توجه نشود و فقط فعالیت‌های سطح آخر بیان گردد، شبکه پروژه بسیار بزرگ شده و کارایی خود را از دست می‌دهد.

از کجا بفهمیم تجزیه WBS کافی است؟

تعداد سطوح WBS برای تمام پروژه‌ها یکسان نیست. تجزیه زمانی کافی است که بسته کاری:

• خروجی مشخص و قابل ارزیابی داشته باشد.
• به یک فرد، تیم یا پیمانکار قابل واگذاری باشد.
• مدت و هزینه آن قابل برآورد باشد.
• پیشرفت آن قابل اندازه‌گیری باشد.
• ریسک‌های آن قابل شناسایی باشند.
• معیار پذیرش مشخصی داشته باشد.
• برای مدیریت و کنترل پروژه بیش‌ازحد بزرگ نباشد.

تجزیه بیش‌ازحد نیز مناسب نیست؛ زیرا تعداد عناصر، گزارش‌ها و فعالیت‌های کنترلی را بدون ایجاد ارزش مدیریتی افزایش می‌دهد.

قواعدی مانند قانون ۸/۸۰، یعنی بسته کاری بین ۸ تا ۸۰ ساعت زمان ببرد، فقط یک راهنمای تجربی هستند و نباید برای تمام پروژه‌ها به‌صورت ثابت اجرا شوند.

تعداد سطوح WBS به مواردی مانند اندازه پروژه، نوع تخصص‌های مورد نیاز، مشخصات اجزای پروژه، وسعت منطقه مورد استفاده پروژه، سطح گزارش‌دهی مورد نیاز کارفرما یا پیمانکار و … بستگی دارد و بطور کلی محدودیت خاصی در تعداد سطوح وجود ندارد.

اصول طراحی یک WBS استاندارد

یک ساختار شکست کار مناسب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• تمام محدوده پروژه را پوشش دهد.
• بر اقلام تحویلی و نتایج تمرکز داشته باشد.
• عناصر تکراری یا همپوشان نداشته باشد.
• هر عنصر فقط یک والد داشته باشد.
• نام عناصر روشن، مشخص و یکتا باشد.
• رابطه میان سطوح والد و فرزند قابل تشخیص باشد.
• کارهای مدیریت پروژه را نیز پوشش دهد.
• اقلام تحویلی موقت و داخلی را فراموش نکند.
• تا سطح قابل مدیریت و کنترل تجزیه شده باشد.
• برای تیم پروژه و ذی‌نفعان قابل فهم باشد.

WBS نباید روابط تقدم و تأخر، مسیر بحرانی یا ترتیب اجرای فعالیت‌ها را نمایش دهد. این موارد متعلق به برنامه زمان‌بندی هستند.

قانون ۱۰۰ درصد در WBS

قانون ۱۰۰ درصد یکی از مهم‌ترین اصول طراحی WBS است. براساس این قانون، ساختار شکست کار باید ۱۰۰ درصد کار تعریف‌شده در محدوده پروژه را پوشش دهد.

این قانون در تمام سطوح اجرا می‌شود؛ یعنی مجموع کارهای فرزند باید دقیقاً برابر با کل کار عنصر والد باشد.

برای مثال، اگر عنصر «طراحی وب‌سایت» شامل طراحی تجربه کاربری، طراحی رابط کاربری و طراحی نسخه موبایل است، این سه بخش باید تمام محدوده طراحی را پوشش دهند. اگر طراحی پنل مدیریت نیز جزو محدوده است، نباید از ساختار حذف شود.

در مقابل، اضافه‌کردن طراحی اپلیکیشن موبایل به WBS زمانی مجاز است که اپلیکیشن واقعاً در محدوده مصوب پروژه قرار داشته باشد.

قانون ۱۰۰ درصد علاوه بر اقلام تحویلی نهایی، شامل مستندات، مدیریت پروژه، آزمون‌ها، آموزش، تحویل موقت و سایر کارهای لازم نیز می‌شود.

نکات کلیدی تهیه WBS

• No Relationships: بین سطوح WBS  روابط پیش نیازی وجود ندارد.
• No Sequence: اجزای WBS نسبت به یکدیگر تقدم و یا تاخر ندارند.
• No Time & No Cost: عناصر WBS شامل زمان و هزینه نمی باشد.
• No Importance: عناصر و اجزای WBS نسبت به یکدیگر الویت ندارند.
• Unique: اجزای WBS نباید تکراری باشند به عبارتی، اجزا باید منحصر به فرد باشند.
• هر چه تعداد سطوح WBS بیشتر شکسته شود، برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز به صرف زمان بیشتری دارد.
• به آخرین سطح از WBS بسته های کاری(Work Packages) می گویند، یک بسته کاری می تواند زمانبندی شود، هزینه آن برآورد و همچنین نظارت و کنترل گردد.

نرم‌افزارهای رسم ساختار شکست کار

در صورت نیاز به رسم WBS می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

Visio: از نرم افزارهای آفیس می باشد و براحتی می توان جهت ترسیم WBS از آن استفاده نمود.

WBS CHART PRO: این نرم‌افزار به منظور ایجاد نمودار گردشیِ ساختار شکست کار (WBS) برای مشاهده‌ی خلاصه‌ای از اطلاعات سلسله مراتبی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

MSP: به کمک این نرم افزار تخصصی کنترل پروژه می توانید اقدام به ساخت WBS نمایید.

نمونه ساختار شکست کار یک پروژه

در شکل زیر مثالی از  ساختار شکست کار بر مبنای تحویل دادنی های عمده را مشاهده می‌کنید. این نمونه WBS برای سیستم هواپیمایی است.

قابل ذکر است نمودار فوق با نرم افزارVisio  ترسیم شده است.

چرا باید ساختار شکست کار داشته باشیم؟

منطقی است که برای انجام کارهای بزرگ، ابتدا آن‌ها را به کارها و فعالیت‌های کوچک‌تر می‌شکنیم. ساختار شکست کار یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است که پروژه را به بسته‌هایی با قابلیت مدیریت بهتر تقسیم می‌کند.

از طرفی سند ساختار شکست کار می‌تواند توافقی بین شما و ذی‌اثران پروژه در مورد محصول نهایی و فعالیت‌های پروژه باشد و هر گونه ادعا و عدم شفافیت را به حداقل برساند، تهیه‌ی ساختار شکست کار در پروژه کمک زیادی به شناسایی بهتر فعالیت‌ها‌ی پروژه می‌نماید.

ساختارشکست کار مرزهای محدوده را به‌خوبی مشخص می‌کند و می‌توان آن را به عنوان یک داشبورد برای کنترل تغییرات دامنه استفاده کرد و مانع از بروز خزش محدوده و محتوا شد. ساختار شکست کار مبنایی برای تهیه برنامه ‌زمانبندی  است و تهیه آن از به هدر رفتن زمان و هزینه در پروژه‌ها جلوگیری می‌کند و موجبات تصمیم‌گیری درست و بهنگام در مراحل مختلف می‌شود.

WBS برای تمامی دست اندرکاران پروژه یك دید مشترك ایجاد می‌كند و نمایش گرافیكی و ساده‌ای از كار ارائه می‌دهد كه به‌راحتی قابل خواندن و فهم است. در نتیجه مسئولین امر به‌راحتی می‌توانند آن را مرور كرده و نكات فراموش شده را یادآوری كنند.

WBS در پروژه‌های چابک و هیبریدی

در پروژه‌های چابک نیز لازم است محدوده و اجزای محصول به‌صورت قابل مدیریت دسته‌بندی شوند؛ اما سطح جزئیات از ابتدا برای تمام پروژه ثابت نمی‌شود.

در یک پروژه نرم‌افزاری چابک می‌توان ساختاری مانند زیر داشت:

• محصول
• ماژول یا Epic
• قابلیت یا Feature
• User Story
• Task

Product Backlog دقیقاً معادل WBS نیست. بک‌لاگ فهرستی اولویت‌بندی‌شده و قابل تغییر از نیازها و کارهای محصول است؛ در حالی که WBS ساختاری سلسله‌مراتبی برای نمایش کل محدوده دارد.

در پروژه‌های هیبریدی می‌توان اقلام تحویلی سطح بالا را در WBS مشخص کرد و جزئیات هر بخش را به‌تدریج در بک‌لاگ یا برنامه‌های تکرارشونده توسعه داد.

ساختار شکست کار قلب پروژه است!

در توضیحات آورده شده سعی در بیان اهمیت موضوع و ضرورت پرداختن به آن داشتیم، بر اساس نظر بسیاری از متخصصان امر، ساختارشکست کار پروژه همانند قلب یک پروژه است.

هدف ما در این محتوای ویدیویی آشنایی با ساختار شکستی اصولی و روش‌های تهیه ساختار شکست و انواع آن است. بعد از خواندن این ارائه دیدی جامع‌تر و نگاهی دسته‌بندی شده‌تر به این موضوع خواهیم داشت.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر می‌توانید به فصل هفتم کتاب PMBOK مراجعه کنید و نکات کامل‌تری را در آن پیدا کنید. پیشنهاد می‌شود در جهت یادگیری مفاهیم اصلی مدیریت پروژه در دوره آمادگی آزمون PMP شرکت کنید، این دوره بر اساس استاندارد PMBOK 7th Edition می‌باشد. با شرکت در این دوره علاوه بر کسب آمادگی برای ثبت‌نام در آزمون PMP به طور با تمامی مفاهیم در زمینه مدیریت پروژه آشنا خواهید شد.

لازم به ذکر است که موسسه مدیریت پروژه امریکا PMI یک استاندارد دیگر هم در زمینه WBS دارد که در آن به بیان کامل‌تری از موضوع پرداخته و مثال‌هایی از صنایع مختلف را در آن ذکر کرده است.

آموزش حرفه‌ای ساختار شکست کار

در صورتی که می‌خواهید به صورت حرفه‌ای و کاربردی به صورت پروژه محور بر موضوع WBS مسلط شوید، دوره WBS و آشنایی با فعالیت های ساختمانی را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

این دوره که بخش اصلی آن ۱۵ ساعت آموزش ویدئویی (آفلاین) می‌باشد شامل ۲۱ فصل است و به طور کامل با فعالیت‌های یک پروژه ساختمانی آشنا می‌شوید. آن هم مبتنی بر رسم ساختار شکست کار.

سوالات متداول درمورد ساختار شکست کار

شما عزیزان می‌توانید با دنبال کردن صفحه PMPiran در اینستاگرام، از آخرین اخبار حوزه مدیریت پروژه، دوره‌ها و پست‌های آموزشی بهره‌مند شوید: صفحه اینستاگرام PMPiran

دریافت فایل PDF ساختار شکست کار (WBS) از Slideshare

اگر این مطلب مورد توجه شما قرار گرفت، پیشنهاد می‌کنیم مطلب ساختار شکست منابع را نیز مطالعه نمایید.