مدیریت منابع یکی از مهمترین موارد یک کسبوکار موفق در ارائه یک پروژه کامل است و ساختار شکست منابع (Resource Breakdown Structure) نیز یکی از ارکان مهم مدیریت منابع است. مدیریت منابع، شامل برنامهریزی، پیگیری، چابکی و انعطافپذیری برای انطباق با محیطهای در حال تغییر است و یا برای مقابله با تضادها و تنگناهای پروژه ایجاد میشود. در واقع مدیران پروژه ساختار شکست منابع را ایجاد میکند تا به برنامهریزی و سازماندهی پروژههای خود کمک کنند.
ایجاد ساختار شکست منابع در ابتدای و نیز در طول چرخه پروژه بسیار کارآمد است. با ایجاد این ساختار، روشهای دقیق و سیستماتیک مدیریت پروژه، گروههای فرآیندی و گردش کار، از ابتدا تا انتها هماهنگ میشوند و در نهایت این رویکرد منجر به اشتراکگذاری منابع و همگامسازی پروژهها میشود.
با توجه به اینکه بیشترین هزینه پروژهها صرف تامین منابع میشود و مدیریت این موضوع از اهمیت بسیار فوقالعادهای برخوردار است.
هنگامی که این ساختار به درستی اجرا و در یک سیستم تنظیم شود، ساختار شکست منابع به تیمها کمک میکند تا محدوده، هزینهها و بودجه را تخمین بزنند، در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسند و استانداردی ثابت از یک خروجی با کیفیت را حفظ کنند.
آنچه درمورد ساختار شکست منابع میخوانید
ساختار شکست منابع چیست؟
اکنون که تصویری کلی از آنچه ساختارهای شکست منابع انجام میدهند و چگونگی تاثیر آنها در موفقیت کسبوکار داریم، اجازه دهید تعریف روشنتری از این اصطلاح داشته باشیم. ساختار شکست منابع چیست؟
ساختار شکست منابع یا (RBS (Resource Breakdown Structure، فهرستی از منابع مورد نیاز جهت ارائه یک پروژه است و شامل هرچیزی است که هزینه خاص خودش را دارد. از جمله افراد، ابزار، مواد، مجوزها، مکانها و زمان.
توسعه RBS به مدیران پروژه کمک میکند تا منابع موجود و مورد نیاز را بر اساس نوع و عملکرد دستهبندی کنند، ریسک و عدم قطعیت را به حداقل رسانند و به نتایج موفقیتآمیزی دست یابند.
مزایای ساختار شکست منابع چیست؟
ترسیم یک RBS قبل از کار برروی یک پروژه، مزایای زیادی به همراه دارد. جدا از شفافسازی در مورد آنچه که نیاز دارید، ساختار شکست منابع به گونهای به شناسایی و گروهبندی منابع کمک میکند که باعث اجرای کارآمد منابع در چرخه عمر پروژه شود.
سایر مزایای ساختار شکست منابع عبارتند از:
- پیشبینی منابع تخصیص یافته و استفاده شده به کمک پروژههای تکمیل شده
- آگاهی در مورد تعداد منابع مورد استفاده در طول چرخه پروژه
- مستندسازی منابع و تصمیمگیری آگاهانه
- همکاری ساده بین تیمهای متقابلی که منابع را به اشتراک میگذارند
- مرجعی واحد که تمام اطلاعات مربوط به منابع موجود، اختصاص یافته و مورد نیاز را در اختیار دارد
- تجزیه و تحلیل برای برنامهریزی پروژه در آینده
- تصمیمات بودجهای دقیقتر برای برآورد هزینه کل پروژه
- شناسایی آسان همپوشانیها و شکافها در منابع سازمانی در برنامه زمانبندی، نیازمندیهای پروژه و نیازهای تیم
- ارزیابی مستقیم حجم کاری کارکنان
چه کسی و در چه زمانی ساختار شکست منابع را ایجاد میکند؟
مدیر پروژه یا مدیر منابع یا اعضا تیم پروژه ایجاد کننده ساختار شکست منابع هستند. یک RBS باید توسط شخصی که به جزئیات حیاتی و سطح بالای پروژه مانند بودجه، تیمها، تجهیزات و نرمافزار دسترسی دارد، ایجاد شود.
مدیر پروژه، RBS را در شروع یک پروژه جدید در مرحله برنامهریزی ایجاد میکند. پس از توسعه، ساختار شکست منابع باید بین ذیاثران کلیدی پروژه توزیع شود تا همهچیز در مورد پروژه واضح باشد.
پیشنهاد مطالعه
ساختار شکست کار (WBS) چیست و چگونه باید آن را تهیه کرد؟
دو نمونه از ساختار شکست منابع
برای نمایش فواید ساختار شکست منابع، به مثال زیر توجه کنید:
- هدف اجرای یک کمپین تبلیغاتی ایمیل است.
- قبل از شروع پروژه، مدیر پروژه یک RBS را برای اطمینان از پاسخگویی و شفافیت مناسب در مورد منابع مورد نیاز پروژه جمعآوری میکند.
- برای شروع، او نیازهای پروژه را به ستونهایی از جمله تیم، ابزار، زمان و مکان دستهبندی میکند و هر ستون را با منابع لازم پر میکند.
و در بخش «تیم»، منابع انسانی مورد نیاز برای اجرای پروژه را شرح میدهد:
- دو نویسنده محتوا برای رسیدگی به بخشهای مختلف راهنما
- یک ویرایشگر محتوا برای بررسی و تایید محتوای راهنما
- یک طراح گرافیک برای ایجاد تصاویر برای راهنما و همچنین صفحه جلد
- یک دستیار برای طراحی خبرنامه، بخشبندی و برنامهریزی کمپین برای ارائه در زمان مناسب
در بخش «ابزار»، او نرمافزار و ابزارهایی که تیم برای تکمیل پروژه به آنها نیاز دارد را جمعآوری میکند، از جمله:
- نرمافزار ایمیل مارکتینگ
- نرمافزار مدیریت کار
- اشتراک در ابزارهای طراحی مانند Adobe و Canva
- نرمافزار صفحه فرود (Landing page)
سپس، او به بررسی زمان اجرای کارها میپردازد و نتایح را در ستون زمان منعکس میکند. جایی که کل زمان مورد نیاز هر یک از اعضای تیم برای تکمیل وظایف خود و ارائه محصول نهایی را تخمین میزند. او زمان را برای انجام موارد زیر مشخص میکند:
- نویسندگان محتوا برای ارائه پیش نویس اول
- ویرایشگر محتوا برای بررسی
- طراح برای ایجاد تصاویر
- ناشر آن را گردآوری کند
- دستیار ایمیل مارکتینگ برای به اشتراک گذاشتن راهنمای نهایی
در ستون «مکان»، مدیر پروژه مشخص میکند که جلسات تیم به صورت حضوری برگزار شود یا غیر حضوری. اگر جلسات حضوری باشد، رزرو اتاق کنفرانس برای تبادل نظرات، بررسی و بهروزرسانی بسته کاری نیاز است.
اگر جلسات بهصوت غیرحضوری باشد، اعضای تیم از راه دور، بهصورت ویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند.
این مثال ساختار شکست منابع، تنها تعدادی از دستهبندیها را نشان میدهد. دستههای دیگر میتوانند شامل تجهیزات، مجوزها یا گواهینامهها، مواد و امکانات باشند. بسته به صنعت شما، مهم است که تمام منابع ممکن را برای تکمیل پروژه خود در نظر بگیرید.
مثالی دیگر از ساختار شکست کار در یک پروژه ساختمانی:
چگونه میتوان به طور موثر ساختار شکست منابع ایجاد کرد؟
در حالی که هیچ راه ثابتی برای ایجاد ساختار شکست منابع وجود ندارد، میتوانید دستورالعملهای خاصی را دنبال کنید تا مطمئن شوید RBS شما تمام مواد و منابع لازم برای پروژه را شامل میشود.
میتوانید انتخاب کنید که ساختار شکست منابع به صورت یک صفحه، شبکه یا نمودار درختی نمایش دادهشود. صرف نظر از روش انتخابی شما، ساختاری که ایحاد میکنید باید یک نمای کلی آسان و خوانا از منابع موجود و مورد نیاز برای اطمینان از تحویل موفق پروژه را ارائه دهد.
ساختار شکست منابع برای برآورد منابع مورد نیاز جهت تکمیل یک پروژه ضروری است. بنابراین، شفافسازی محدوده پروژه شما نیز امری ضروری است. تبدیل اسناد مدیریت پروژه به الگوهای ساختار شکست منابع باعث میشود تا پروژهها را سریعتر به پایان رسانید، تیم خود را در مسیر نگه دارید و تعامل با سهامداران را مدیریت کنید تا بازدهی نیز بیشتر شود.
سعی کنید نیازهای پروژه خود را جزء به جزء در دستهبندیهای مختلف وارد کنید. انجام این موارد باعث میشود به خوبی در مسیر ایجاد و اجرای طرح پروژه قرار گیرید.
مراحل ایجاد یک ساختار شکست منابع کارآمد:
- از یک فرمت آشنا برای خود و تیمتان استفاده کنید. بهعنوان مثال، یک صفحه یا نمودار درختی
- ستونها یا بخشهایی را برای انواع و دستههای منابع مختلف ایجاد کنید، بهعنوان مثال، تیم، ابزار، زمان و مکان
- فهرستی از تمام وظایف و فعالیتهایی که برای تکمیل پروژه حیاتی هستند ایجاد کنید
- در هر دسته، فهرستی از تمام منابع مورد نیاز برای تکمیل هر کار در پروژه تهیه کنید
- برنامهها و قابلیت دسترسی منابع مورد نیاز را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که آیا نیاز به همکاری با شریکهای تجاری دارید یا خیر؟
- پیش از اینکه ساختار شکست منابع را کامل شده در نظر بگیرید، مطمئن شوید که نظرات خود را با رهبران تیم و ذیاثران کلیدی پروژه به اشتراک میگذارید و به دنبال نظرات آنها نیز هستید.
جمعبندی
در این مطلب با چگونی ایجاد ساختار شکست منابع با ذکر مثال آشنا شدیم. همانطور که در مطلب اشاره شد، هنگامی که این ساختار به درستی اجرا و در یک سیستم تنظیم شود، ساختار شکست منابع به تیمها کمک میکند تا محدوده، هزینهها و بودجه را تخمین بزنند و در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسند. در واقع شناخت منابع و ایجاد یک ساختار شکست نیاز به تحلیل تمامی ارکان پروژه دارد. به همین منظور برای ایجاد و اجرای مفاهیم و ساختارهای اینچنینی، میتوانید در دوره تحلیلگر حرفهای کسبوکار شرکت کنید. در این دوره یا مدیریت پروژه و کاربرد آن برای حل مسائل کسبوکار، حل مسئله، جمعآوری داده، تحقیقات بازار، اکسل و تحلیل دادها، تفسیر و بیان اطلاعات و… آشنا خواهید شد.
دیدگاهتان را بنویسید