گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت | نکات و تکنیک‌ها و نحوه رسم و استفاده

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت ابزاری برای مدیریت پروژه است و به ساده‌سازی پروژه‌های پیچیده کمک می‌کند. در واقع نمایه‌ای تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و بطور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گانت چارت از کجا آمد؟

کارول آدامامیکی اولین نمودار گانت را در سال 1896 ابداع کرد. او آن را هارمونیوگرام نامید، اما وی مقالات خود را در این زمینه به لهستانی و روسی منتشر کرد؛ بنابراین جهان انگلیسی زبان چیزهای زیادی در مورد آن نمی‌دانست.

حدود 15 سال بعد هنری گانت، مهندس مکانیک آمریکایی، ایده مشابهی داشت. او گانت چارت را به شکل امروزی و مدرن خلق می‌کند. به همین دلیل این نمودار “گانت” نامیده شد و بسیاری به اشتباه فکر می‌کنند او کسی است که نمودار گانت را ابداع کرد.

گانت چارت چیست؟

در ابتدای مطلب به طور مختصر توضیح داده شد که گانت چارت چیست و چه استفاده‌ای دارد، حالا به معرفی دقیق‌تری از آن می‌پردازیم.

در نمودار گانت هر کدام از فعالیت‌ها به نمودارهای میله‌ای افقی تبدیل شده‌ است و شما با نگاهی کوتاه می‌توانید اطلاعات بسیاری از جمله: فعالیت‌ها، بسته‌های کاری، تاریخ‌های شروع و پایان آن‌ها، روابط و وابستگی‌ها، طول مدت زمان لازم برای اجرا و وضعیت پروژه در زمان فعلی را بدست آورید.

همانطور که در شکل زیر مشاهده میکنید محور افقی نمودار زمان را نشان میدهد و محور عمودی نشان‌دهنده‌ی لیست فعالیت‌ها است.

به یاد داشته باشیم که این نمودار صرفا ابزاری برای تسهیل فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است و این اطلاعات ارائه شده هستند که باید از دقت و صحت کافی برخوردار باشند. اطلاعاتی از جمله ساختار شکست پروژه، تخمین و برآورد زمان، منابع و هزینه و روابط.

چرا از نمودار گانت استفاده می‌کنیم؟

نمودار گانت به‌منظور نشان دادن طول زمان فعالیتها استفاده میشود ولی امروزه با استفاده از نرم افزارهای توسعه یافته ایی که برای تهیه و نمایش گانت چارت استفاده میشود میتوان استفاده های دیگری چون مدیریت و کنترل پیشرفت کار، منابع، ارتباطات بین فعالیتها و مسیر بحرانی پروژه را هم با این ابزار انجام داد. برخی از این کاربردها عبارتند از:

1. نمایش برنامه زمان‌بندی اولیه پروژه

چه کارهایی را در پروژه باید انجام دهید، در چه زمانی و چه مدت طول خواهد کشید.

2. تخصیص منابع در گانت چارت

با کمک این ابزار این اطمینان حاصل می‌شود که چه فعالیتی به در چه زمانی به چه منابعی نیاز دارد و همه می‌دانند چه کسی مسئول چه چیزی است.

3. نظارت و گزارش پیشرفت پروژه با گانت چارت

گانت چارت به شما کمک می‌کند تا مطابق با برنامه پیش بروید و عقب نمانید.

4. برنامه را کنترل و ارتباط برقرار کنید

تصویری شفاف به ذی‌نفعان ارائه می‌دهد و آن‌ها می‌توانند بصورت بصری هر مرحله از پروژه را ببینند و درک بهتری از مراحل انجام و رویدادهای کلیدی داشته باشند.

5. نمایش رویدادهای کلیدی

رویدادهای کلیدی با استفاده از علائم مشخص نشان داده می‌دهد.

6. شناسایی مشکلات و گزارش آن‌ها

از آنجا که همه چیز به صورت بصری به تصویر کشیده شده است، می‌توانید بلافاصله متوجه شوید که چه فعالیتی باید در یک تاریخ مشخص انجام می‌شده است اما دچار تاخیر شده است، با استفاده از این امکان شما می‌توانید بسرعت اقدامات اصلاحی خود را برنامه‌ریزی کنید.

 
روش رسم گانت چارت

برای ایجاد یک نمودار گانت، مراحل زیر را باید طی کنید:

1. به تمام فعالیت‌هایی که در پروژه خود دارید فکر کنید.

2.  آن‌ها را به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید (ساختار شکست کارWBS).

3. سپس تصمیم بگیرید که مسئولیت هر کار با چه کسی خواهد بود و آن را به کدام تیم واگذار خواهید کرد.

4. روابط فعالیت‌ها را مشخص کنید و مدت زمان مورد انتظار کل پروژه و کارها را تعیین کنید.

5. نمودار گانت وظایف را به ترتیب توالی نشان می‌دهد و وابستگی‌های کار را به نمایش می‌گذارد (یعنی نحوه ارتباط یک کار با کار دیگر). پس از وارد کردن اطلاعات خود در نرم‌افزار و ترسیم گانت چارت، می‌توانید منابع خود را تعیین و تخصیص دهید.

بطور معمول، فعالیت‌های ضروری برای تکمیل پروژه شما (WBS)، در سمت چپ چارت قرار می‌گیرند. در بالای چارت شما بازه‌های زمانی را مشاهده خواهید کرد و طول نمودار میله‌ای هر فعالیت متناسب با مقیاس زمان نشان دهنده، مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن می‌باشد. شما می‌توانید اطلاعاتی مانند نام فعالیت و یا منابع و… را که نیاز دارید، برای نمودار خود فراخوانی کنید.

گانت چارت به مدیران چه کمکی می‌کند؟

گانت چارت‌ها باعث می‌شوند تا مدیران به بار کاری تیم خود در زمان‌های مختلف دسترسی داشته باشند و برنامه‌ریزی دقیق‌تری را برای آنها انجام دهند.

در واقع مدیر پروژه می‌تواند در هر مقطع زمانی اشخاص مسئول در رابطه با فعالیت‌ها را شناسایی کند و میزان درگیری‌شان با پروژه را بسنجد.

او می‌تواند بررسی کند که آیا بیش از حد به یک شخص مسئولیت تخصیص شده است و یا می‌تواند به فعالیت خود بدون مشکلی ادامه دهد.

بعلاوه مدیران می‌توانند با کمک گانت چارت در مورد انجام کارها به صورت موازی و یا متوالی تصمیم‌گیری کنند.

در صورت ترکیب نمودار گانت با منابع پروژه و هزینه، مدیر پروژه می‌تواند تأثیر آن را در تاریخ پایان مشاهده کند. در واقع می‌تواند با انجام روش‌های تسطیح منابع به اهداف مورد نظر خود دست یابد.

در بسیاری از نرم‌افزارهای ترسیم گانت چارت امکان مشخص کردن مسیر بحرانی وجود دارد. این ویژگی به یک مدیر پروژه کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های بحرانی پروژه تمرکز کند.

در طول پروژه نیز شما می‌توانید با مشخص کردن برنامه زمانبندی مبنا و بروزرسانی چارت خود در بازه‌های زمانی مشخص، پروژه خود را پیگیری کنید و از انجام صحیح کارها و یا میزان تاخیر هر فعالیت اطلاع حاصل کنید.

مقایسه گانت چارت‌ و نمودارهای شبکه‌ (Network Diagram)

هرکدام از این دو ابزار کاربرد خاصی دارند و مزایا و معایبی دارند که به بررسی آنها می‌پردازیم:
توضیح اینکه در برخی موارد به جای نمودارهای شبکه از اصطلاح روش مسیر بحرانی (CPM)  و
CPM (Critical Path Method)  استفاده میشود که عبارت دقیقی نیست.

مزیت‌های گانت چارت

عمده‌ترین مزیت گانت چارت‌ها در مقایسه با  نمودارهای شبکه یا نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است. در واقع طول نمودارهای میله‌ای که برای هر فعالیت ترسیم می‌شود طول مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن را نمایش می‌دهد.

بنابراین مدت زمان فعالیت‌ها و پروژه به راحتی قابل درک خواهد بود. از طرفی دیگر نمودارهای میله‌ای از متداول‌ترین ابزارهای نمایشی می‌باشند و برای افراد بسیاری به سادگی قابل ادراک هستند.

تخصیص و تسطیح منابع (از ابزارهای مدیریت منابع) نیز کاربرد دیگری است که می‌توان از گانت چارت‌ها انتظار داشت.

 

معایب گانت چارت

اما در مقابل وابستگی‌های پیش‌نیازی و ارتباطات بین فعالیت‌ها در نمودار شبکه در مقایسه با گانت چارت‌ها با وضوح بیشتری به مخاطب انتقال داده می‌شود.

البته هنگامی‌که نمودارهای گانت با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ترسیم می‌شوند امکان نمایش وابستگی‌ها (معمولا بصورت فلش‌های جهت‌دار) وجود دارد. اما تعدد فعالیت‌ها و وابستگی‌های آن‌ها، نمودار را بسیار پیچیده می‌کند و وضوح کافی را ارائه نمی‌دهند.

به صورت خلاصه میتوان گفت نمودار شبکه برای نمایش وابستگی های منطقی بین فعالیتها کاربرد دارد و گانت چارت برای نمایش زمان هر فعالیت به کار میرود.

جمع‌بندی

نمودار گانت برنامه زمان‌بندی پروژه و وظایفی را که باید در یک دوره معین تکمیل شوند را به تصویر می‌کشد. این یک نمودار میله‌ای است که وظایف پروژه را در یک محور عمودی و مدت زمان کار را در یک محور افقی نشان می‌دهد. مدیران پروژه می‌توانند از نمودارهای گانت برای ردیابی عناصر مختلف پروژه مانند منابع، وظایف، اعضای تیم و وابستگی‌ها استفاده کنند.

علاوه بر زمان‌بندی ردیابی عناصر مختلف که توسط مدیران پروژه انجام می‌شود، برای پیشبرد اهداف و برنامه‌های یک سازمان یا اجرای یک طرح یا پروژه، مانیتورینگ فعالیت‌های پیش‌بینی‌شده اجتناب‌ناپذیر است. در این راستا دسترسی مدیران به گزارش‌های صحیح و اصولی بسیار حائز اهمیت است. به‌طور کلی، گزارش نویسی و گزارش کنترل پروژه بسیار به رشد و پیشرفت‌های شغلی شما کمک می‌کند، به همین منظور پشنهاد می‌شود در دوره ساخت گزارش حرفه‌ای شرکت کنید.