می‌دانیم در دنیایی زندگی می‌کنیم که همواره با تهدیدهای بزرگ و البته فرصت‌های بزرگتری برای خودمان و کسب و کارمان روبه رو هستیم. از همین رو تحلیل کسب و کار روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در این مطلب جامع از PMPiran که به قلم جناب آقای مهندس مهدی معین (PMP, PBA, PSM, PfMP) نوشته شده است، قصد داریم به صورت کامل با حرفه‌ی تحلیل کسب و کار آشنا شویم و بعد از آنکه نیاز و اهمیت آن را درک کردیم، یاد بگیریم چطور می‌توانیم به یک تحلیلگر حرفه‌ای کسب و کار تبدیل شویم. با ما همراه باشید.
آنچه درمورد تحلیل کسب و کار می‌خوانید
نیاز کسب و کار به حل مشکلات و استفاده از فرصت‌ها
همواره سازمان‌ها و کسب و کارها به دنبال حل مشکلات و یا استفاده از فرصت‌هایی هستند که با آن روبرو می‌شوند و برای یافتن پاسخ به این سوال تلاش کرده‌اند که چگونه مشکلات را شناسایی کرده و راه حل مناسب را برای آن‌ها انتخاب کنند؛ و یا چگونه به درستی این راه حل ها را اجرا کنند؟
همواره این سوالات ذهن مدیران سازمان را به خود مشغول کرده است و البته همینطور دغدغه نحوه شناسایی و استفاده بهینه از فرصت‌های پیش‌رو را دارند.
بنابراین توانایی واکنش سریع و اثربخش، رقابت مبتنی بر زمان و تامین نیازهای مشتری، مشخصه اصلی رقابت‌جویی است، اما چه کسی مسئول پاسخگویی سازنده به این تغییرات است؟ چه کسی و با چه تخصصی باید به حل مسئله و ارائه پاسخ بپردازد؟ چه کسی به بررسی الزامات سازمان و پروژه‌ها توجه خواهد کرد؟
مدیران پروژه چطور به اهمیت تحلیل کسب و کار پی بردند؟
مدیران پروژه همیشه مسئول ارائه محصول پروژه در زمان، هزینه و کیفیت مشخص هستند و نگاهی کلان بر پروژه دارند.
وظیفه اصلی آن‌ها هدایت تیم پروژه و برداشتن موانع و مشکلات جاری بر سر راه آن است، در این میان وجود نقشی که بتواند با تمرکز بر جزییات، گوش دادن به پرسنل، حصول اطمینان از ساخت محصول بر اساس نیازمندی‌ها، شناسایی مشکلات کسب و کار و مدیریت درخواست های تغییر در کنار مدیر پروژه حضور داشته باشد، می‌تواند بسیار مفید و حتی شگفتی‌ساز باشد.
چه بسا بسیاری از مدیران پروژه بتوانند با گذراندن دوره‌های مربوطه و دریافت گواهینامه‌های مرتبط به این توانایی دست یابند و نقشی مهم‌تر را در سازمان ایفا کنند و باعث ارتقا جایگاه شغلی و درآمدی خود شوند. شما به‌عنوان یک مدیر همواره با سوالاتی مواجه هستید:
- سازمان ما در چه زمینه‌هایی دچار مشکل است؟
- چه نوع فعالیت جدیدی را باید به طیف فعالیت‌ها اضافه کنیم؟ و کدام فعالیت را چگونه باید حذف کرد؟
- از چه روش‌های دیگری می‌توانیم استفاده کنیم تا منفعت سازمان به حداکثر و هزینههای آن به حداقل برسد؟
- کدام یک از فعالیت‌های جاری نیاز به توجه بیشتری دارند؟
- چگونه می‌توان برای موفقیت در محیطی که مدام در حال تغییر است، اقدام کرد؟
گذشته از آن، کسب و کار با مجموعه‌ای از مفاهیم مانند مدیریت کسب و کار، مدیریت بازار، مدیریت مشتریان، مدیریت تامین‌کنندگان و… تعریف می‌شود.
چرا تحلیل کسب و کار تبدیل به یک حرفه‌ی مهم و ضروری در سازمان‌ها شد؟
می‌توان گفت که بسیاری از سازمان‌ها علاوه بر انجام کارهای روزمره و معمول خود در راستای استفاده از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدها ناچار به تعریف پروژه‌های اعمال تغییرات سازمانی و یا بهبود فرآیندها و یا توسعه یک محصول یا خدمت جدید هستند.
به طور مثال وقتی یک سازمان در شرایط رکود اقتصادی با کاهش قدرت خرید مشتریان خود روبرو می‌شود و این امر باعث کاهش فروش سازمان می‌شود چه باید بکند؟
وقتی به دلیل اعمال تحریم‌ها و یا افزایش نرخ برابری ارز و خروج یکی از رقبا از بازار فرصت افزایش سهم بازار خود را دارد چگونه می‌تواند از این فرصت به بهترین وجه استفاده کند؟
چگونه باید نقاط ضعف و مشکلات موجود در فرآیندها و یا محصولات خود را بیابد و برای حل این مسائل برنامه ریزی کند و راه حل مناسب را پیدا کند؟
تحلیلگر کسب و کار کیست؟
امروزه در دنیا افرادی که به آن‌ها تحلیلگر کسب و کار (Business Analyst) می‌گویند این وظیفه را در سازمان‌ها به عهده می‌گیرند.
تحلیلگر کسب و کار کسی است که با شناخت از فرآیندهای سازمان، محصولات و محیط سازمان می‌تواند برای حل مشکلات و استفاده از فرصت‌ها با همکاری دیگر اعضای سازمان راه حل مناسب و قابل اجرا برای سازمان شناسایی کند.
بسیاری از نظرسنجی‌ها و تحقیقات نشان دهنده این هستند که درخواست سازمان‌ها برای استفاده از متخصصان تحلیل کسب و کار تا سال 2020 در حدود 20 درصد افزایش خواهد یافت. (منبع: گزارش The High Cost of Low Performance 2014 منتشر شده از سایت PMI)
البته هر کدام از ما در هر نقشی که در سازمان داریم -مدیر ارشد هستیم، مدیر عامل هستیم یا از مدیران میانی و کارشناسان سازمان- می‌توانیم در نقش یک تحلیلگر کسب و کار ظاهر شویم و برای کسب و کار خود این نقش بسیار بسیار مهم را ایفا کنیم و لزوما نیاز به تعریف یک جایگاه خاص در ساختار سازمان برای تحلیلگر کسب و کار نیست.
دلیل افزایش تقاضا برای جذب تحلیلگر کسب و کار
و اما بپردازیم به اینکه چگونه شد موضوعی تحت عنوان تحلیل کسب و کار به وجود آمد و ما امروز شاهد رشد تقاضا برای جذب تحلیلگران کسب و کار در دنیا و سازمان‌ها هستیم.
تحقیقات بسیار زیادی که در سازمان‌های بین‌المللی و در کشورهای مختلف انجام شد نشان داد که بسیاری از پروژه‌های بهبود فرایند و یا تحول سازمانی بعد از آنکه در سازمان اجرا می‌شوند نتایج مطلوبی را برای سازمان به بار نمی‌آورند.
بسیاری از سازمان‌ها دست به تغییرات گسترده در چارت سازمانی، ساختار و معماری سازمانی خود می‌زنند و یا اقدام به تولید محصولات و خدمات جدیدی می‌کنند ولی درصد بسیار زیادی از این پروژه ها همواره با شکست روبرو می شوند(در سال 2016 فقط 62 درصد پروژه ها به اهداف اولیه خود رسیده اند و در سال 2017 این آمار به 69 درصد رسیده است)!
اما علت چه می‌توانست باشد؟
در ادامه به پاسخ این پرسش خواهیم رسید.
یکی از پرتکرارترین دلایل شکست پروژه‌ها!
بررسی‌ها نشان دادند که یکی از پر تکرارترین دلایل شکست پروژه‌ها عدم تعریف درست این پروژه‌ها و یا عدم تعریف دقیق محدوده و محتوا و یا Scope این پروژه هاست.
پروژه‌هایی برای سازمان تعریف شده بودند که در ظاهر باید مشکلات سازمان را حل می‌کردند و یا از فرصت‌ها به نفع سازمان استفاده می‌کردند ولی در عمل با در نظر نگرفتن الزامات تمامی ذینفعان و یا عدم توجه به راه حل‌های موجود دیگر نتوانستد به اهداف خود برسند.
این مشکلات و عدم موفقیت‌ها و تجارب ناکامی در سازمان‌ها باعث شد نیاز به تحلیل حرفه‌ای و ساختارمند مشکلات و فرصت‌ها تبدیل به یک نیاز غیر قابل چشم‌پوشی در سازمان‌ها گردد و افرادی تحت عنوان تحلیلگر کسب و کار قبل از اجرا و تعریف هرگونه پروژه‌ای به بررسی مشکلات موجود و انتخاب راه حل مناسب برای مشکلات بپردازند و یا برای استفاده از فرصت‌های پیش رو اقدام کنند.
اینگونه شد که حرفه‌ی تحلیل کسب و کار ضرورت پیدا کرد و در حال حاضر تقاضای استخدام تحلیلگر کسب و کار به وفور یافت می‌شود.
چگونه می‌توانیم یک تحلیلگر کسب و کار باشیم؟ تحلیلگر چه تعریفی دارد؟
موسسه ها و مراکز زیادی در دنیا در زمینه تحلیل کسب و کار فعالیت می‌کنند ولی در این میان دو سازمان شناخته شده‌تر هستند و از اعتبار بیشتری برخوردارند. این دو سازمان فعالیت‌هایی در زمینه تدوین و انتشار استاندارد تحلیل کسب و کار و همچنین آموزش و صدور مدارک بین‌المللی تحلیل کسب و کار می‌پردارند.
سازمان IIBA با استاندارد BABOK و سازمان PMI
یکی از این سازمان‌ها، سازمان (IIBA (International Institute of Business Analysis مستقر در کشور کانادا است که با انتشار استانداردی به نام (BABOK (Business Analysis Body of Knowledge در این راه پیشگام است.
سازمان دیگر موسسه مدیریت پروژه امریکا یا به اختصار (PMI (Project Management Institute است که در سال‌های اخیر توجه ویژه‌ای را در حوزه تحلیل کسب و کار داشته و اقدام به تهیه استاندارد نموده است و همچنین صدور مدارک بین‌المللی برای کسانی که دارای صلاحیت‌های لازم برای تحلیل کسب و کار در سازمان‌ها هستند را انجام می‌دهد.
استانداردهای تحلیل کسب و کار
استانداردهای این دو سازمان تناقضی با یکدیگر ندارند و در مواقعی نیز همدیگر را کامل می‌کنند.
این استانداردها به فرایندهایی که یک تحلیلگر کسب و کار از لحظه شروع شناسایی مشکلات و فرصت‌ها تا لحظه‌ای که اطمینان یابد راه حل انتخاب شده برای حل مشکل و یا استفاده از فرصت به خوبی و درستی کار می‌کند می‌پردازد و آن را پوشش می‌دهد.
استانداردهای مربوط به حوزه تحلیل و کسب و کار در تلاش هستند یک چارچوب ساختارمند و فرایند محور را برای بحث تحلیل کسب و کار ارائه کنند؛ به طوری که اگر شما بخواهید در سازمان خود این کار را انجام دهید، کسب و کار خود را بررسی کنید، مشکلات و فرصت‌ها را بیابید و برای آن راه حل مناسب داشته باشید بتوانید با استفاده از الگوهای این استانداردها کارها را به با اطمینان بیشتری به جلو ببرید و به صورت همه جانبه و یکپارچه فرایندهای تحلیل را انجام دهید.
در اینجا ما می‌خواهیم نگاهی اجمالی به استاندارد Business Analysis (The PMI guide to business analysis) موسسه مدیریت پروژه امریکا بپردازیم و راهکارها و توصیه‌های ارائه شده آن را در نظر بگیریم.
استاندارد Business Analysis (The PMI guide to business analysis)
موسسه مدیریت پروژه امریکا در استاندارد مربوط به حوزه کسب و کار خود ۳۹ فرآیند مجزا را برای تحلیل کسب و کار مشخص کرده است و برای هر فرایند به صورت مجزا ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای تحلیل کسب و کار که مورد نیاز هستند را مشخص کرده و همگی آن‌ها را توضیح داده است.
بدیهی است که در این نوشته نمی‌توان جزییات این استاندارد را مورد بررسی قرار داد و آن را با دقت بیان نمود ولی سعی می‌شود که با بررسی نکات کلی یک ساختار ذهنی را برای خوانندگان جهت تحلیل کسب و کار ارائه دهیم تا در صورت علاقه‌مندی بیشتر به منبع اصلی استاندارد رجوع کنند و از آن بهره ببرند.
البته متاسفانه با توجه به اینکه این استاندارد بسیار جدید بوده هنوز ترجمه فارسی از آن وجود ندارد و باید از مرجع اصلی آن استفاده کرد؛ هرچند بنده معتقدم که استفاده از زبان اصلی استانداردها همواره اولویت بیشتری از ترجمه آن دارد.
نیاز صنعت به تحلیلگر کسب و کار همچنان بالاست!
در حال حاضر در ایران نیز مفهوم تحلیل کسب و کار مورد توجه سازمان‌ها قرار گرفته است و تمایل به استفاده از این روش‌ها روز به روز بیشتر می‌شود ولی هنوز با توجه به نیاز صنعت فاصله زیادی با وضعیت مطلوب داریم.
فقط به عنوان یک شاخص در خرداد ماه سال 1397 که بنده برای دریافت مدرک بین‌المللی تحلیل کسب و کار PMI-PBA (PMI Professional in Business Analysis) ® اقدام کردم کمتر از 20 نفر در ایران این مدرک را داشتند و تعداد کمی از آنان نیز در ایران و در این زمینه فعالیت می‌کردند.
روش ساختارمند و فرایندی استاندارد موسسه مدیریت پروژه آمریکا را می‌توان در شش مرحله به اختصار و به صورت کلی به صورت زیر طبقه‌بندی کرد:
- مرحله اول: ارزیابی نیازها (Needs Assessment)
- مرحله دوم : جلب مشارکت ذی‌اثران (Stakeholder)
- مرحله سوم: استخراج الزامات
- مرحله چهارم: تحلیل
- مرحله پنجم: ردیابی و پایش الزامات
- مرحله ششم: ارزیابی راه حل
در مطلبی دیگر، به معرفی بیشتر این استاندارد از موسسه مدیریت پروژه آمریکا پرداخته‌ایم.
پیشنهاد مطالعه
فرایند تحلیل کسبوکار طبق راهنمای تحلیل کسبوکار PMI
جمع بندی موضوع تحلیل کسب و کار
تحلیل کسب و کار در هر زمینه‌ای می‌تواند رخ دهد، کافیست تحلیلگر کسب و کار به شناسایی مسئله موجود در سازمان مبادرت ورزد.
نقش كلیدی تحلیلگر، تحلیل فرآیندهای كسب و کار، رویه‌ها، ساختار سازمانی، تحلیل سازمان و مدیریت نیازمندی‌ها و تغییرات با استفاده از ابزارها و مهارت‌هایی مانند آنالیز ذینفعان، طوفان فکری، تحلیل SWOT و مصاحبه و… می‌باشد.
افراد گوناگونی با تخصص‌های مختلف می‌توانند برای دریافت گواهینامه‌های تحلیل کسب و کار و شرکت در دوره‌ها اقدام کنند از جمله: مدیران، تحلیلگران استراتژیک، بازاریابان، متخصصان فناوری اطلاعات، متخصصان منابع انسانی, متخصصان تحلیل سیستم، معماران کسب و کار، بهره‌وری، تضمین کیفیت و…
شما عزیزان همچنین می‌توانید با شرکت در دوره آمادگی آزمون PBA آماده آزمون حرفه‌ای سازمان PMI شوید و مدرک بین‌المللی مربوط به تحلیلگر حرفه‌ای دریافت نمایید.
در این نوشتار، هدف آشنایی با مفاهیم کلی تحلیل کسب و کار و ایجاد انگیزه و ترغیب افراد برای مطالعه هر چه بیشتر در این زمینه است. همچنین به بررسی نقش تحلیل کسب و کار و راهنماهای موجود در این زمینه پرداختیم.
این نوشته در حال تکمیل و بروزرسانی است؛ منتظر ادامه این مقاله باشید…
دیدگاهتان را بنویسید